合同管理制度

總則

為加強合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)《合同法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，制訂本制度。

一、公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。

二、合同管理是企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容，搞好合同管理，對于公司經(jīng)濟活動的開展和經(jīng)濟利益的取得，都有積極的意義。各級領(lǐng)導(dǎo)干部、法人委托人以及其他有關(guān)人員，都必須嚴格遵守、切實執(zhí)行本制度。各有關(guān)部門必須互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信譽”為核心的合同管理工作。

合同的簽訂

三、合同談判須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理與相關(guān)部門負責(zé)人共同參加，不得一個人直接與對方談判合同。

四、簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關(guān)規(guī)定。對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人，法人委托人必須對本企業(yè)負責(zé)。

五、簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當(dāng)事人的情況。

六、簽訂合同必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。

七、合同除即時清結(jié)者外，一律采用書面格式，并必須采用統(tǒng)一合同文本。

八、合同對各方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。

合同內(nèi)容應(yīng)注意的主要問題是：

1、部首部分，要注意寫明雙方的全稱、簽約時間和簽約地點;

2、正文部分：建設(shè)合同的內(nèi)容包括工程范圍、建設(shè)工期，中間交工工程的開工和竣工時間，工程質(zhì)量、工程造價、技術(shù)資料交付期間、材料和設(shè)備供應(yīng)責(zé)任，撥款和結(jié)算、竣工驗收、質(zhì)量保修范圍和質(zhì)量保證期、雙方相互協(xié)作等條款;產(chǎn)品合同應(yīng)注明產(chǎn)品名稱、技術(shù)標準和質(zhì)量、數(shù)量、包裝、運輸方式及運費負擔(dān)、交貨期限、地點及驗收方法、價格、違約責(zé)任等;

3、結(jié)尾部分：注意雙方都必須使用合同專用章，原則上不使用公章，嚴禁使用財務(wù)章或業(yè)務(wù)章，注明合同有效期限。

九、簽訂合同：除合同履行地在我方所在地外，簽約時應(yīng)力爭協(xié)議合同由我方所在市人民法院管轄。

十、任何人對外簽訂合同，都必須以維護本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴懲。

合同的審查批準

十一、合同在正式簽訂前，必須按規(guī)定上報領(lǐng)導(dǎo)審查批準后，方能正式簽訂。

十二、合同審批權(quán)限如下：

1、一般情況下合同由董事長授權(quán)總經(jīng)理審批。

2、下列合同由董事長審批：

標的超過50萬元的;投資10萬元以上的聯(lián)營、合資、合作、涉外合同。

3、標的超過公司資產(chǎn)1/3以上的合同由董事會審批。

十三、合同原則上由部門負責(zé)人具體經(jīng)辦，擬訂初稿后必須經(jīng)分管副總經(jīng)理審閱后按合同審批權(quán)限審批。重要合同必須經(jīng)法律顧問審查。合同審查的要點是：

1、合同的合法性。包括：當(dāng)事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力;合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。

2、合同的嚴密性。包括：合同應(yīng)具備的條款是否齊全;當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。

3、合同的可行性。包括：當(dāng)事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預(yù)計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險;合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。

十四、根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，合同還應(yīng)當(dāng)或可以呈報上級主管機關(guān)鑒證、批準，或報工商行政管理部門鑒證，或請公證處公證。

合同的履行

十五、合同依法成立，既具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則。嚴格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同的實際履行或全面履行。

十六、合同履行完畢的標準，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般應(yīng)以物資交清，工程竣工并驗收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準。

十七、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)部及有關(guān)部門負責(zé)人應(yīng)隨時了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理或匯報。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。

合同的變更、解除

十八、在合同履行過程中，碰到困難的，首先應(yīng)盡一切努力克服困難，盡力保障合同的履行。如實際履行或適當(dāng)履行確有人力不可克服的困難而需變更，解除合同時，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當(dāng)事人進行協(xié)商。

十九、對方當(dāng)事人提出變更、解除合同的，應(yīng)從維護本公司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴控制。

二十、變更、解除合同，必須符合《合同法》的規(guī)定，并應(yīng)在公司內(nèi)辦理有關(guān)的手續(xù)。

二十一、變更、解除合同的手續(xù)，應(yīng)按本制度規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行。

二十二、變更、解除合同，一律必需采用書面形式(包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等)，口頭形式一律無效。

二十三、變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前，原合同仍有效，仍應(yīng)履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。

二十四、因變更、解除合同而使當(dāng)事人的利益遭受損失的，除法律允許免責(zé)任的以外，均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。

二十五、以變更、解除合同為名，行以權(quán)謀私、假公濟私之實，損公肥私的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴懲處。

合同糾紛的處理

二十六、合同在履行過程中如與對方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的，應(yīng)按《合同法》等有關(guān)法規(guī)和本《制度》規(guī)定妥善處理。

二十七、合同糾紛由有關(guān)業(yè)務(wù)部門與法律顧問負責(zé)處理，經(jīng)辦人對糾紛的處理必須具體負責(zé)到底。

二十八、處理合同糾紛的原則是：

1、堅持以事實為依據(jù)、以法律為準繩，法律沒規(guī)定的，以國家政策或合同條款為準。

2、以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時與對方當(dāng)事人友好協(xié)商，在既維護本公司合法權(quán)益，又不侵犯對方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓，達成協(xié)議，解決糾紛。

3、因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛，應(yīng)堅持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯;因我方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)尊重對方的合法權(quán)益，主動承擔(dān)責(zé)任，并盡量采取補救措施，減少我方損失;因雙方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)實事求是，分清主次，合情合理解決。

二十九、在處理糾紛時，應(yīng)加強聯(lián)系，及時通氣，積極主動地做好應(yīng)做的工作，不互相推諉、指責(zé)、埋怨，統(tǒng)一意見，統(tǒng)一行動，一致對外。

三十、合同糾紛的提出，加上由我方與當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時間，應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)進行，并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠的時間。

三十一、凡由法律顧問處理的合同糾紛，有關(guān)部門必須主動提供下列證據(jù)材料。

1、合同的文本(包括變更、解除合同的協(xié)議)，以及與合同有關(guān)的附件、文書、傳真、圖表等;

2、送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關(guān)憑證;

3、貨款的承付、托收憑證，有關(guān)財務(wù)帳目;

4、產(chǎn)品的質(zhì)量標準、封樣、樣品或鑒定報告;

5、有關(guān)方違約的證據(jù)材料;

6、其他與處理糾紛有關(guān)的材料。

三十二、對于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章或合同專用章。

三十三、對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書，上級主管機關(guān)或仲裁機關(guān)的調(diào)解書、仲裁書，在正式生效后，應(yīng)復(fù)印若干份，分別送與對該糾紛處理及履行有關(guān)的部門收執(zhí)，各部門應(yīng)由專人負責(zé)該文書執(zhí)行的了解或履行。

三十四、對于當(dāng)事人在規(guī)定的期限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關(guān)規(guī)定的，承辦人應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。

三十五、對方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的，可向人民法院申請執(zhí)行。

三十六、在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前，有關(guān)部門應(yīng)認真檢查對方的執(zhí)行情況，防止差錯。執(zhí)行中若達成和解協(xié)議的，應(yīng)制作協(xié)議書并按協(xié)議書規(guī)定辦理。

三十七、合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應(yīng)及時通知有關(guān)單位，并將有關(guān)資料匯總、歸檔，以備考。

合同的管理

三十八、本公司對合同實行二級管理、專業(yè)歸口制度，法人委托書制度，基礎(chǔ)管理制度。

三十九、本公司合同管理具體是：

公司由董事長授權(quán)總經(jīng)理總負責(zé)，歸口管理部門為財務(wù)部、辦公室;副總經(jīng)理歸口管理房地產(chǎn)開發(fā)、建設(shè)合同;各部門具體負責(zé)各自授權(quán)范圍內(nèi)的合同談判、擬稿及履行工作。

四十、公司所有合同均由辦公室統(tǒng)一登記編號、經(jīng)辦人簽名后，按審批權(quán)限分別由董事長、總經(jīng)理或其他書面授權(quán)人簽署。

四十一、辦公室會同有關(guān)部門認真做好合同管理的基礎(chǔ)工作。具體如下：

1、建立合同檔案;

2、建立合同管理臺帳;

3、填寫“合同情況月報表”。