第一條 設立目的

為使電子文件歸檔與電子檔案管理規范化，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，為本公司經營與發展提供服務，特制訂本辦法。

第二條 負責部門

電子文件的形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，由_____部門進行指導與監督。部門領導統一協調，指定專門人員負責，保證管理工作的連續性。

第三條 電子文件的收集與歸檔

一、電子文件的收集

1．收集方法

（1）及時按照要求制作備份。

（2）需在登記表中登記。

（3）登記表應與備份一同保存。

（4）登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

（5）電子文件性質代碼：R—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計算機程序；D—數據文件。

2．具體收集流程

（1）記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，由______確定是否保留。

（2）保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件建立準確、可靠的標識關系。

（3）在“無紙化”計算機辦公或事務系統中產生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質等硬拷貝件保留。

（4）用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性；用掃描儀等設備獲得的圖象電子文件，應將相關軟件一并收集。

（5）用計算機輔助設計（CAD）或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應注意其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。

（6）用視頻設備獲得的動態圖象文件，收集時應注意收集其相關軟件。

二、電子文件的歸檔

1．電子文件的整理

電子文件的整理，應按內容、保管期限、密級等因素相對集中；應制成相應電子文件目錄；歸檔電子文件應填寫登記表。

2．電子文件的歸檔

（1）歸檔時間

邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。

（2）歸檔檢測與鑒定

在進行電子文件歸檔工作時，應按其基本技術條件進行檢測。其內容包括：硬件的有效性、軟件的有效性及其信息記錄格式等。并進行有效性和完整性的鑒定。

（3）歸檔過程

A把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。

B存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境。

C將相應的電子文件目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

D在網絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應按上述歸檔過程完成物理歸檔。

3．其他注意事項

（1）應明確規定歸檔時間、歸檔類型、相關軟件、版本、保存期限、檢測數據等，以保證電子檔案的質量。

（2）歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，則應在內容、相關說明及描述上保持一致。

（3）具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一并歸檔。

第四條 電子檔案的管理

電子文件歸檔后按有關規定移交至部門檔案管理人員保管。其須遵循以下流程：

1．電子文件檢驗

歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到_____％。與紙質檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法，樣本數不少于總數的_____％合格率應達到__％。具體檢驗項目包括載體有劃痕，是否清潔；有無病毒；核實電子檔案的完整性和有效性審核手續；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。將檢驗結果填入電子檔案入庫登記表。檢驗有錯的，應及時將錯誤信息反饋部門領導，并重新制作。

2．電子文件保管

電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外，還應符合下列條件。

（1）歸檔載體不得擦、劃、涂等。載體應直立存放，做到防塵、防變形。

（2）環境溫度選定范圍：℃—__________℃；相對濕度選定范圍：___％—___％。

（3）存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離。

3．電子文件抽樣檢查

每滿____年，對電子檔案的形成和管理設備更新情況進行一次檢查登記。每滿____年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于_____％，如發現問題應及時采取恢復措施。定期檢驗結果，應填入電子檔案管理登記表。

4．電子文件的利用

利用時使用拷貝件，要遵守保密規定。利用者對電子檔案的使用應在權限規定范圍之內。

5．電子文件的銷毀

電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續后，方可實施。非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網絡中徹底清除。

第五條 附則

本辦法經_____核準后實施，增設修訂亦同。

本辦法最終解釋權歸本公司。