第一條 制定目的

為加強對資料室資料的有效管理，提高研究效率、促進技術進步、改善業務工作，以及增進對業務工作的了解，特制訂此規定。

第二條 適用范圍

本規定適用于本公司全體員工。

第三條 管理機構及其職責

1．資料室的資料一律由_____部統管。

2．_____部設資料室，并由_____主任具體負責對資料的管理工作。

3．_____主任委員在移交工作時，必須提供資料目錄，并以文書形式移交。

第四條 資料的分類

本規定所稱資料，一般分為以下幾類：

1．圖書資料（即單行本、辭書等）；

2．定期刊物（報刊、雜志等）；

3．文書資料（手冊、目錄、專利資料、報告等）；

4．視聽聲像資料（照片、錄像、地圖、畫冊、錄音帶、膠片等）。

5．公司內部資料原則上按文書檔案管理條例進行管理，文書檔案管理條例規定外的事項，按本規定執行。

第五條 具體管理流程

一、購買資料

1．購買資料原則上應按下列程序進行：

在希望購買資料時，首先填寫_____申請書，經_____審批后，提交_____主任；再由_____主任委員決定、發出訂購單；

_____主任委員在受理“_____申請書”之后，把受理要點填寫在“_____簿”中。

2．在資料購買的申請期中，希望終止購買時，應立即通知_____主任。

二、購進資料后的處理

1．編號_____資料室在購進資料后，對新進的資料貼上標簽，進行編號。

2．通知_____資料購進并編號后，由_____發出通知，告知申請購買者。

3．保管_____編號后的新進資料，原則上必須在資料室中保管_____個月。

三、購買注意事項

1．把握購買開支

資料室的資料員應經常就資料購買的情況，尤其是開動金額狀況，做出統計；并且對計劃內購買的資料、金額與數量做出調查，在月末及年末，向_____主任做出報告，以便于_____主任委員把握資料購買的開支狀況。

2．購買費的分配

_____主任在前條規定基礎上，在年度購買金額或開支范圍內，按照經營業務的要求，分配購買各類資料的金額比例；如果超支，立即經_____向_____提出報告，按_____指示辦理。

四、資料的借閱

1．資料的閱讀

（1）資料在原則上不得外借，只允許在閱覽室中閱覽；

（2）在閱覽室進行閱讀者，必須在“_____表”上填寫閱讀者姓名、所在部門，以及怕閱覽資料名稱；

（3）上班時間閱讀資料，必須經_____同意。

2．資料的借出

（1）手續

A、員工如果業務工作上需要，可以申請借出資料，但必須填寫“_____卡”，在借出卡的有關欄目要求填寫完畢后，交給資料保管員。

B、資料保管員必須在“_____簿”上做好登記，并且經常檢查借還狀況。

C、員工借閱完畢后，應及時把所借出資料歸還給資料室，資料室同時把“_____卡”退還借閱者本人。

（2）期限

A、一般資料借出期限為_____周。期限一滿，應立即歸還給資料室。

B、業務上的常備資料，借出期限為_____個月。如有必要，還可以按借出規定，辦理手續，予以續借。

（3）注意事項

A、需要補綴的資料原則上不外借，由資料室妥善保管。

B、資料室借入的資料，不得轉借。

3．借閱時間

資料借閱時間為每日上午_____點至下午_____點（節假日不休息日）。

第六條 資料室環境管理

資料室要做好防潮、防火、防盜、防蟲等工作，必須經常打掃，保持清潔衛生。

第七條 附則

本規定經_____核準后實施，增設修訂亦同。

本規定最終解釋權歸_____。