律師事務所關于檔案管理的規定

　　事務所設立檔案管理制度。檔案管理制度是記錄和保存事務所發展歷史、事務所行政及人事狀況、客戶信息資料、案件／項目卷宗不可缺少的制度，也是輔助事務所律師承辦案件／項目的重要管理制度。
　　
　　一、事務所設置專職檔案管理員職位。任職檔案管理員的人員，應具備相關檔案管理的專業知識，并具有認真、負責、細致和可靠的品質。
　　
　　二、事務所檔案分三大類（圖書、信息檔案資料除外）。即業務檔案、人事檔案及行政檔案。業務檔案包括事務所律師承辦案件／項目的全部文件資料，以及與案件／項目有關的客戶資料；人事檔案是指事務所全部專職律師、法律助理、行政人員的有關資料，也包括兼職律師、顧問等的資料，還涉及應聘者、實習人員及曾經以不同形式在事務所工作的人士的有關資料；行政檔案則通常指上級主管部門下發的文件、記載事務所行政工作的行政規章的相關文件
　　、事務所與外界交往聯系的文件等。
　　
　　三、檔案管理員負責管理已結或待結的案件／項目的卷宗，并負責在該案件／項目的主管律師和承辦律師完成“結案登記表”和結案報告后，進行裝訂歸檔；檔案管理員負責管理由事務所人事主管交來的人事檔案，并設置存檔記錄；檔案管理員負責管理由事務所辦公室主任按規定定期交來的行政檔案，并設置存檔記錄。
　　
　　四、檔案管理員接收案卷或其他存檔文件時，應按照《律師業務檔案立案歸檔辦法》及本規定清點案卷或存檔文件，并辦理歸檔登記手續。
　　
　　五、檔案管理員應將管理的全部檔案分門別類、設置目錄和清單，業務案卷應根據事務所立案員已設置的案件／項目編號按順序排列。熟悉檔案資料、管理有序、查找迅捷是檔案管理員的職責。
　　
　　六、事務所律師查閱／借用業務案卷，應經該案件／項目主管律師批準；事務所律師或行政人員查閱業務案卷以外的其他存檔文件，須經事務所辦公室主任批準，必要時應經事務所主任批準。
　　
　　七、查閱／借用檔案必須履行規定的登記手續，填寫查閱／借用登記表。借用的檔案文件應在規定期限內歸還。一般情況下，借用檔案應在當日歸還。因特殊情況不能按時歸還的，應辦理申請延期手續。
　　
　　八、檔案管理員負有對其負責管理的檔案保密的責任。嚴格執行檔案查閱／借用制度，不與無關人員討論檔案情況，不向無關人員泄露檔案內容／存檔資料。
　　
　　九、律師或行政人員對其所查閱／借用的檔案負有保密、妥善保管及時歸還的責任，不得向無關人員泄露檔案／存檔資料。
　　
　　十、檔案室是事務所重要的工作場所，無關人員無故不應進入檔案室。
　　
　　十一、檔案管理員應定期對檔案進行檢查和清點，對于破損的檔案要及時采取防治措施，并進行修補和復制。發現因任何原因檔案丟失的，應立即向事務所辦公室主任報告，積極查找并采取防范措施。
　　
　　十二、檔案管理員離職或調動工作時，應在離職或調動工作前做好檔案移交工作，辦理交接手續。
　　
　　十三、本規定將根據事務所發展需要及其他相關規章的制定、修正和完善，不時作出修訂。
　　
　　十四、本規定于××××年×月經修訂并執行。