律師事務(wù)所關(guān)于檔案管理的規(guī)定

　　事務(wù)所設(shè)立檔案管理制度。檔案管理制度是記錄和保存事務(wù)所發(fā)展歷史、事務(wù)所行政及人事狀況、客戶信息資料、案件／項(xiàng)目卷宗不可缺少的制度，也是輔助事務(wù)所律師承辦案件／項(xiàng)目的重要管理制度。
　　
　　一、事務(wù)所設(shè)置專職檔案管理員職位。任職檔案管理員的人員，應(yīng)具備相關(guān)檔案管理的專業(yè)知識(shí)，并具有認(rèn)真、負(fù)責(zé)、細(xì)致和可靠的品質(zhì)。
　　
　　二、事務(wù)所檔案分三大類（圖書、信息檔案資料除外）。即業(yè)務(wù)檔案、人事檔案及行政檔案。業(yè)務(wù)檔案包括事務(wù)所律師承辦案件／項(xiàng)目的全部文件資料，以及與案件／項(xiàng)目有關(guān)的客戶資料；人事檔案是指事務(wù)所全部專職律師、法律助理、行政人員的有關(guān)資料，也包括兼職律師、顧問等的資料，還涉及應(yīng)聘者、實(shí)習(xí)人員及曾經(jīng)以不同形式在事務(wù)所工作的人士的有關(guān)資料；行政檔案則通常指上級(jí)主管部門下發(fā)的文件、記載事務(wù)所行政工作的行政規(guī)章的相關(guān)文件
　　、事務(wù)所與外界交往聯(lián)系的文件等。
　　
　　三、檔案管理員負(fù)責(zé)管理已結(jié)或待結(jié)的案件／項(xiàng)目的卷宗，并負(fù)責(zé)在該案件／項(xiàng)目的主管律師和承辦律師完成“結(jié)案登記表”和結(jié)案報(bào)告后，進(jìn)行裝訂歸檔；檔案管理員負(fù)責(zé)管理由事務(wù)所人事主管交來的人事檔案，并設(shè)置存檔記錄；檔案管理員負(fù)責(zé)管理由事務(wù)所辦公室主任按規(guī)定定期交來的行政檔案，并設(shè)置存檔記錄。
　　
　　四、檔案管理員接收案卷或其他存檔文件時(shí)，應(yīng)按照《律師業(yè)務(wù)檔案立案歸檔辦法》及本規(guī)定清點(diǎn)案卷或存檔文件，并辦理歸檔登記手續(xù)。
　　
　　五、檔案管理員應(yīng)將管理的全部檔案分門別類、設(shè)置目錄和清單，業(yè)務(wù)案卷應(yīng)根據(jù)事務(wù)所立案員已設(shè)置的案件／項(xiàng)目編號(hào)按順序排列。熟悉檔案資料、管理有序、查找迅捷是檔案管理員的職責(zé)。
　　
　　六、事務(wù)所律師查閱／借用業(yè)務(wù)案卷，應(yīng)經(jīng)該案件／項(xiàng)目主管律師批準(zhǔn)；事務(wù)所律師或行政人員查閱業(yè)務(wù)案卷以外的其他存檔文件，須經(jīng)事務(wù)所辦公室主任批準(zhǔn)，必要時(shí)應(yīng)經(jīng)事務(wù)所主任批準(zhǔn)。
　　
　　七、查閱／借用檔案必須履行規(guī)定的登記手續(xù)，填寫查閱／借用登記表。借用的檔案文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還。一般情況下，借用檔案應(yīng)在當(dāng)日歸還。因特殊情況不能按時(shí)歸還的，應(yīng)辦理申請(qǐng)延期手續(xù)。
　　
　　八、檔案管理員負(fù)有對(duì)其負(fù)責(zé)管理的檔案保密的責(zé)任。嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱／借用制度，不與無關(guān)人員討論檔案情況，不向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容／存檔資料。
　　
　　九、律師或行政人員對(duì)其所查閱／借用的檔案負(fù)有保密、妥善保管及時(shí)歸還的責(zé)任，不得向無關(guān)人員泄露檔案／存檔資料。
　　
　　十、檔案室是事務(wù)所重要的工作場(chǎng)所，無關(guān)人員無故不應(yīng)進(jìn)入檔案室。
　　
　　十一、檔案管理員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，對(duì)于破損的檔案要及時(shí)采取防治措施，并進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。發(fā)現(xiàn)因任何原因檔案丟失的，應(yīng)立即向事務(wù)所辦公室主任報(bào)告，積極查找并采取防范措施。
　　
　　十二、檔案管理員離職或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職或調(diào)動(dòng)工作前做好檔案移交工作，辦理交接手續(xù)。
　　
　　十三、本規(guī)定將根據(jù)事務(wù)所發(fā)展需要及其他相關(guān)規(guī)章的制定、修正和完善，不時(shí)作出修訂。
　　
　　十四、本規(guī)定于××××年×月經(jīng)修訂并執(zhí)行。