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合同的主要作用在于防范和控制企業(yè)交易和投資的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于企業(yè)運(yùn)營(yíng)的整個(gè)過程起著非常關(guān)鍵的作用。現(xiàn)在，隨著房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，合同管理對(duì)于房地產(chǎn)企業(yè)的那是相當(dāng)重要的，因此，接下來律霸小編就為大家介紹房地產(chǎn)企業(yè)的合同管理范疇及相應(yīng)流程。

一、合同管理的范疇

合同管理的范疇包括起草、審查、簽訂、履行、變更、解除、終止、監(jiān)督、糾紛解決、檔案管理等。

二、相應(yīng)流程

(一)合同的起草與審查

1、合同必須具備標(biāo)的，數(shù)量和質(zhì)量，價(jià)款或者酬金，履行的期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任等主要條款，并要考慮爭(zhēng)議解決的受理法院或者仲裁機(jī)構(gòu)。

2、每一合同文本或留我方的合同文本上須注明合同相對(duì)方名稱、聯(lián)系人、電話等重要聯(lián)系信息。

3、合同一般由各級(jí)經(jīng)辦人自行擬稿，法律顧問給予必要協(xié)助。國(guó)家格式化的合同由經(jīng)辦人按合同規(guī)范的要求進(jìn)行填寫。

4、公司業(yè)務(wù)部門在起草合同時(shí)，如公司已有標(biāo)準(zhǔn)合同文本的，應(yīng)當(dāng)使用公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本。公司無可供參考的標(biāo)準(zhǔn)合同文本的，可由公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員根據(jù)業(yè)務(wù)的具體情況和要求起草，法律顧問給予積極協(xié)助。

5、公司業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)適時(shí)歸納總結(jié)常用的合同類型，與法律顧問協(xié)商后共同制訂專用的標(biāo)準(zhǔn)合同文本草案，經(jīng)公司審批后正式使用。

6、公司合同的審查包括業(yè)務(wù)審查和法律審查。

(1)公司業(yè)務(wù)部門應(yīng)對(duì)本部門經(jīng)辦的合同進(jìn)行業(yè)務(wù)審查，審查內(nèi)容主要包括：

擬簽訂合同是否符合公司有權(quán)經(jīng)營(yíng)范圍、業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃以及公司有關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的業(yè)務(wù)項(xiàng)決定;合同對(duì)方(及擔(dān)保方)是否具備簽約資格和履約能力，是否具有良好的資信狀況;合同中有關(guān)資金安排是否安全，業(yè)務(wù)操作是否規(guī)范，是否能夠最大限度地規(guī)避政策、市場(chǎng)、經(jīng)營(yíng)等風(fēng)險(xiǎn)。

(2)公司法律顧問對(duì)合同進(jìn)行法律審查，主要包括合同標(biāo)的、履行方式、履行時(shí)間、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等合同要件是否完備，是否符合國(guó)家法律、法規(guī)的有關(guān)規(guī)定。

7、公司合同的審查程序具體如下

(1)合同的草擬

在業(yè)務(wù)啟動(dòng)時(shí)，由業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人草擬合同初稿，法律顧問予以協(xié)助。

(2)合同的初審

公開、邀請(qǐng)招標(biāo)類合同須進(jìn)行合同初審程序，其他合同直接進(jìn)入合同復(fù)審程序。

業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)合同的業(yè)務(wù)審查，業(yè)務(wù)審查完成后，應(yīng)將合同及相關(guān)材料送法律顧問進(jìn)行法律審查;

使用對(duì)方提供的格式合同或標(biāo)準(zhǔn)合同簽訂合同時(shí)，部門負(fù)責(zé)人完成業(yè)務(wù)審查后，由法律顧問予以修改完善并進(jìn)行法律審查。

法律顧問初審后提交修改后的合同文本或《法律意見書》，反饋回業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門對(duì)合同初稿予以調(diào)整。業(yè)務(wù)部門與法律顧問意見不一致時(shí)，由公司業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)決定。如果業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)不成的，報(bào)請(qǐng)上一級(jí)公司領(lǐng)導(dǎo)決策。仍無法達(dá)成一致的，由律師出具保留性法律意見，按公司領(lǐng)導(dǎo)決策文本執(zhí)行。

(3)合同的復(fù)審

根據(jù)業(yè)務(wù)談判，磋商的結(jié)果，調(diào)整、完善合同文本后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行業(yè)務(wù)審查，法律顧問進(jìn)行法律審查。

法律顧問復(fù)審后提交修改后的合同文本或《法律意見書》，重要合同，法律顧問可同時(shí)提供修改后的合同文本及《法律意見書》，會(huì)同業(yè)務(wù)部門對(duì)合同予以修訂，確定合同文稿。

(4)合同簽訂審批

公司本部合同審批：

業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員持完善后的合同和《法律意見書》(如有)填報(bào)《合同審批單》(見附件3)，進(jìn)入合同訂立的審批程序。

公司合同訂立均應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門會(huì)簽、主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總裁批準(zhǔn)。

子公司合同審批：

子公司負(fù)責(zé)對(duì)以子公司名義對(duì)外簽訂合同的審批。

在公司本部進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目，子公司在簽訂合同前應(yīng)取得公司本部批復(fù)。

子公司自行招標(biāo)的總承包工程、精裝工程、市政、園林景觀工程、高壓設(shè)備、石材等項(xiàng)目，在簽訂合同前應(yīng)到公司備案

8、對(duì)外投資項(xiàng)目、融資項(xiàng)目、合作項(xiàng)目、并購(gòu)重組等公司重大項(xiàng)目，應(yīng)由公司法律顧問在項(xiàng)目啟動(dòng)前，配合業(yè)務(wù)部門進(jìn)行項(xiàng)目合法性審查。

(二)合同簽訂權(quán)限的授權(quán)

1、公司簽訂合同實(shí)行有權(quán)人簽字方式。

2、具體有權(quán)代表公司簽訂合同的權(quán)限及劃分按照公司規(guī)定執(zhí)行。

3、任何人不得未經(jīng)授權(quán)或超出授權(quán)范圍訂立合同。

(三)合同的簽訂

1、資信調(diào)查：訂立合同前，必須了解、掌握對(duì)方的資信等情況，要求對(duì)方提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照和稅務(wù)登記證，無經(jīng)營(yíng)資格或資信的單位不得與之訂立合同。若對(duì)方為自然人，則需要其提供身份證復(fù)印件及住所。

2、有權(quán)人簽字后，由總裁辦確定合同編號(hào)，并由承辦部門按照《******公司印章管理辦法》規(guī)定，辦理合同用印蓋章手續(xù)。

3、公司合同應(yīng)當(dāng)至少簽訂合同正本一式三份，由總裁辦公室歸檔一份、財(cái)務(wù)管理部一份、合同訂立另一方一份。未涉及金額的合同，簽訂一式兩份，總裁辦公室一份、合同訂立另一方一份。

4、 對(duì)于合同標(biāo)的的質(zhì)量沒有國(guó)家通行標(biāo)準(zhǔn)又難以用書面確切描述的，應(yīng)當(dāng)由合同雙方共同封存樣品，加蓋公章或合同章，分別保管。

5、對(duì)外訂立的合同，嚴(yán)禁在空白合同文本上蓋章并且原則上應(yīng)先由對(duì)方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章。合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章。

(四)合同的履行

1、業(yè)務(wù)部門是公司合同履行的直接責(zé)任部門，對(duì)本部門經(jīng)辦合同的履行負(fù)有主要監(jiān)管責(zé)任，具體負(fù)責(zé)本部門經(jīng)辦合同的履行。合同蓋章生效后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)將合同原件交總裁辦公室。

2、合同履行過程中，如需對(duì)合同進(jìn)行變更，經(jīng)合同各方協(xié)商一致后，將變更內(nèi)容以書面補(bǔ)充協(xié)議形式予以確定。補(bǔ)充協(xié)議的簽訂按照合同簽訂程序執(zhí)行。

3、在合同履行過程中，合同相對(duì)方如有違約情況，業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人應(yīng)立即收集違約證據(jù)，并將有關(guān)情況報(bào)告本部門負(fù)責(zé)人及法律顧問，以便及時(shí)采取措施。經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人及法律顧問應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。符合法律規(guī)定或合同約定的合同解除情況，承辦部門可在征求法律顧問意見后填寫公司請(qǐng)示報(bào)告報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)解除合同。

4、在合同履行過程中，公司如有違約情況，業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人應(yīng)立即將有關(guān)情況報(bào)告本部門負(fù)責(zé)人及法律顧問，及時(shí)采取補(bǔ)救措施，避免或減少因?qū)Ψ剿髻r而給公司造成的損失，經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人及法律顧問應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

5、合同履行完畢，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)向總裁辦公室提交合同履行終結(jié)說明。終結(jié)說明列明合同名稱、編號(hào)、經(jīng)辦人與終結(jié)時(shí)間。

(五)合同糾紛的解決

1、公司法律顧問應(yīng)定期普及合同法律知識(shí)，保障公司依法合規(guī)經(jīng)營(yíng)，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)項(xiàng)業(yè)務(wù)健康發(fā)展，盡量避免合同糾紛。

2、公司業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)簽訂、履行合同的情況進(jìn)行跟蹤管理，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，提高合同履約率。法律顧問應(yīng)積極配合業(yè)務(wù)部門，協(xié)助解決合同簽訂、履行中的各種問題。

3、公司業(yè)務(wù)部門在其經(jīng)辦的合同已經(jīng)或可能發(fā)生糾紛時(shí)，應(yīng)及時(shí)向公司匯報(bào)并通知法律顧問，必要時(shí)提供書面的情況說明和相應(yīng)的材料。法律顧問應(yīng)及時(shí)出具法律意見，并努力配合解決或避免糾紛。

4、法律顧問對(duì)于不同性質(zhì)的合同糾紛應(yīng)及時(shí)采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等解決方法，直接或配合有關(guān)部門進(jìn)行處理，對(duì)糾紛解決情況跟蹤檢查，維護(hù)公司的合法權(quán)益。

(六)合同檔案的管理

1、合同作為公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和公司內(nèi)部明確職責(zé)的憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密，并由總裁辦公室及時(shí)專門歸檔。

公司合同檔案管理應(yīng)當(dāng)區(qū)分不同事項(xiàng)單獨(dú)編號(hào)、立卷。 以下文件應(yīng)當(dāng)集中歸檔：因同一事項(xiàng)簽訂合同所涉及的《合同審批單》、合同正本、《授權(quán)委托書》、合同履行情況說明、合同履行終結(jié)說明。

合同履行過程中形成的文件資料應(yīng)當(dāng)與合同一同存放、歸檔，包括：

(1)合同履行過程中與合同對(duì)方之間的往來函件(包括傳真件);

(2)合同履行過程中形成的業(yè)務(wù)報(bào)告、證明等;

(3)補(bǔ)充協(xié)議;

(4)合同審批單;

(5)合同相對(duì)方基礎(chǔ)資料;

(6)其他文件資料。

2、公司合同檔案由總裁辦公室負(fù)責(zé)保管，總裁辦公室應(yīng)確保合同檔案的安全性、保密性。 公司業(yè)務(wù)部門在合同簽訂完畢后五日內(nèi)，將合同原件移交總裁辦公室存檔。總裁辦公室在收到合同后應(yīng)及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)并登記。

3、各業(yè)務(wù)部門需要使用合同原件或復(fù)印件時(shí)，按照公司《檔案管理辦法》辦理借閱手續(xù)。

小編在上文已經(jīng)為大家詳細(xì)的介紹了房地產(chǎn)企業(yè)的合同管理范疇及相應(yīng)流程，我們可以看出，合同的管理從合同的起草開始，到合同的簽訂，最后再到合同檔案的管理這一整個(gè)流程，包含的范疇非常廣，也比較復(fù)雜。更多相關(guān)知識(shí)您可以咨詢律霸青島律師。

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