天津市高級人民法院:
你院1981年1月29日津法(1981)9號《關于搶救字跡發生變化的檔案的請示報告》收悉。同意你院對字跡發生變化的訴訟檔案采取措施及時搶救的意見。
建國初期人民法院工作中形成的訴訟檔案,由于當時主客觀條件的限制,經過較長一段時間保存,發生了字跡擴散、退色、模糊的現象,這是帶有普遍性的問題,確實應該引起高度重視。據了解,對文件字跡發生擴散、退色、模糊等現象,目前還沒有理想的解決辦法。對字跡有變化尚能辯認的文件,區別不同情況,可以采用復印、抄寫,或通過紅外線照像、紫外線照像、濾色照像等辦法進行復制。你院可以根據需要和可能,采取適當的辦法,首先應該注意對那些具有重大歷史價值和典型意義、需要永久保存的檔案進行搶救,然后擴展到其他檔案。
加強訴訟文書檔案的科學管理和注意改善訴訟檔案的保管條件,是健全人民法院工作的重要內容之一。訴訟檔案所以發生字跡變化,除庫房潮濕或溫度過高等原因以外,書寫材料(紙、筆墨水等)的優劣,也影響訴訟文書檔案的保存年代。要宣傳和教育人民法院工作人員,在擬寫、簽發文件,作重要會議記錄,填寫訴訟文書時,應使用毛筆或用藍黑墨水鋼筆;需要打印的重要文件,不要用復寫紙,而要在打字后用油印,以利于檔案的長期保存。
附件:國務院秘書廳 國家檔案局關于請勿使用圓珠筆鉛筆、擬寫文件的通知
我們在檢查一些機關的檔案工作時,發現不少重要文件的字跡已經看不清楚,使用時很不方便。這除了打印、紙張、保管等方面的原因外,還由于很多文件是用圓珠筆、鉛筆或用質量不好的墨水(特別是紅墨水)起草、修改和批注的。我們認為,這一問題應該引起普遍注意。為了利于檔案的長期保存,今后在起草、修改文件或者批注時一律要使用毛筆或鋼筆,同時要用質量較好的墨水,不要再使用圓珠筆,一般地也不要使用鉛筆。如果有的領導同志習慣于用鉛筆,則應為他們準備質量較好的鉛筆,并注意保護真跡文件。請你們接到這個通知后,向有關工作人員和領導同志進行傳達和宣傳,講清楚使用圓珠筆、鉛筆質量不好的墨水起草、修改、批注文件的缺點,并為他們準備好必要的條件。
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