在未付款并未作賬務處理的情況下，只需將發票聯和抵扣聯退還給銷貨方即可;如果已付款或者貨款未付但已作賬務處理，而發票聯和抵扣聯無法退還的情況下，購貨方必須取得當地主管稅務機關開具的進貨退出及索取折讓證明單(下稱證明單)送交銷售方，作為銷售方開具紅字增值稅專用發票的合法依據。銷售方在未收到證明單以前，不得開具紅字增值稅專用發票。銷售方收到證明單以后，根據退回貨物的數量、價款、稅款或折讓金額，向購買方開具紅字增值稅專用發票。紅字增值稅專用發票的存根聯、記賬聯作為沖銷當期銷項稅額的憑證，其發票聯，抵扣聯作為購買方扣減當期進項稅額的憑證。

[例]天華廠8月26日收到光*廠轉來的托收承付結算憑證(驗單付款)及發票，所列甲材料價款5000元，稅額850元，委托銀行付款。作會計分錄如下：

借：在途材料——甲材料5000

應交稅金——應交增值稅(進項稅額)850

貸：銀行存款5850

9月10日材料運到，驗收后因質量不符而全部退貨并取得當地主管稅務機關開具的證明單送交銷售方，代墊退貨運雜費800元。9月20日收到光*廠開具的紅字增值稅專用發票的發票聯、抵扣聯。作會計分錄如下：

9月10日將證明單轉交銷貨方時：

借：應收賬款——光*廠5800

貸：在途材料——甲材料5000

銀行存款800

9月20日收到銷貨方開來的紅字增值稅專用發票及款項時：

借：銀行存款6650

應交稅金——應交增值稅(進項稅額)850(紅字)

貸：應收賬款——光*廠5800

該筆業務在付款時也可借記“待扣稅金”850元(不通過“應交稅金”)，待收到銷貨方開來紅字增值稅專用發票時，用紅字借記“待扣稅金”850元。

2.部分退貨。

購進的材料如果發生部分退貨，在貨款已付，發票無法退還的情況下，應向當地稅務機關索取證明單轉交銷貨方，并根據銷貨方轉來的紅字增值稅專用發票的發票聯和抵扣聯，借記“應收賬款”或“銀行存款”，貸記“應交稅金——應交增值稅(進項稅額)”(記賬時，用紅字記入借方)、“在途材料”。如果部分退貨而貨款未付且未作賬務處理，只要把增值稅專用發票退還銷貨方，由銷貨方按實重新開具增值稅專用發票，其賬務處理同前。

3.進貨折讓。

購進的材料，如果由于質量不符，經與銷售方協商，給予一部分折讓。在采用驗貨付款的情況下，由于既未付款也未作賬務處理，購貨方應退回增值稅專用發票，由銷貸方按折讓后的價款和稅額重新開具增值稅專用發票。在采用驗單付款的情況下，款已付而發票無法退回，購貨方應向當地主管稅務機關索取證明單，轉交銷貨方，并根據銷貨方轉來的紅字增值稅專用發票的發票聯和抵扣聯進行相應的賬務處理。

[例]此前采用托收承付結算方式(驗單付款)購進的材料2000公斤，5元/公斤，增值稅進項稅額1700元，材料驗收入庫時發現質量不符，經與銷貨方協商后同意折讓10%.作會計分錄如下：

材料驗收入庫，按扣除折讓后的金額入賬，并將證明單轉交銷貨方時：

借：原材料9000

應收賬款1000

貸：在途材料10000

收到銷貨方轉來的折讓金額紅字增值稅專用發票及款項時：

借：銀行存款1170

應交稅金——應交增值稅(進項稅額)170(紅字)

貸：應收賬款1000