公證員一般是應公司董事會的申請參加股東大會的。但由于公證機構的特殊地位以及公證書的特殊法律效力，公證員不僅可以取得公司、董事的信任，同時也能夠贏得股東的信賴。

公證機構是代表國家行使證明權的特殊的權利維護組織1.一般來講，國家保護民事主體的權益主要通過兩種途徑，一是訴訟，一是非訴訟。公證是非訴訟方式中一種重要的保護民事權益的途徑。它在民事主體的權益尚未受到損害時，通過證明等方法預防權益損害及糾紛的發生。事實上，公證機構為法律行為、有法律意義的事實、文書的真實性、合法性提供證明的過程就是對民事活動的真實性、合法性予以審查監督的過程。簡言之，公證活動的宗旨在于保障民事主體切實行使應當享有的權利，并以法律規定的方式、程序確認這種權利。正因為公證機構特殊的法律地位，公證機構出具的公證書相應具有了特殊的法律效力。

基于上述原因，公證機構和公證員在其提供證明等法律服務的活動中當然地擁有一種超然中立的法律地位。這在股東大會公證中也不例外。公證員在股東大會公證中秉承其獨立性及中立性原則，以現行有效的法律、法規為依據，平等地對待和保障公司、董事和股東的權益，從而保障法律得以實施、社會公正得以實現。公證員同時對事實負責，即公證員出具公證書的基礎是客觀存在或發生的事實，而不僅是當事人的陳述或解釋。中立、客觀的角色定位決定了公證員在股東大會中的作用。公證員通過會前審查，現場監督股東大會的全過程，對股東大會到會人數、參會股東持有的股份數額、授權委托書、每一表決事項的表決結果、會議記錄、會議程序等事項進行審查監督，從而確認其合法有效性。一方面，公證員的事先審查和現場監督可以保證股東大會按照董事會預先制定的會議議程進行，保障董事和公司的利益。因為公證書向股東及社會公眾進一步證明了股東大會及其決議的合法性、有效性，而這正是董事和公司所需要和期望的。另一方面，按既定的議程進行表明股東大會可以按照股東預先被告知的方式召開，保障了股東的“知情權”，同時合法的股東大會程序及有效的表決決議亦是股東權利實現的基礎。股東在股東大會中最重要的權利就是投票表決權。程序合法、內容合法的股東大會為股東投票表決權的行使提供客觀的外部條件，股東自身身份或委托代理人身份的合法有效為其投票表決權的行使提供內部保障。此二者均可通過公證員的介入和審查得以實現。

股東大會公證之程序

（一）公證員介入股東大會的時間

筆者認為公證員介入股東大會的最佳時間是股東大會的準備期間。若公司董事會決定在召開股東大會時聘請公證員參加，董事會即應在發布召開股東大會通知后，股東登記確認股權之前申請公證。這樣公證員可以擁有相對充分的時間審查有關材料。

公證機構在受理申請后，首先要審查股東大會的召開是否具有合法性。股東大會分為年度股東大會和臨時股東大會。年度股東大會每年1次，應于上一個會計年度結束后的6個月內舉行。臨時股東大會可由董事會決定召開或由單獨或者合并持有公司有表決權數10%以上的股東或監事會提議召開，當出現特殊情形時，公司必須召開臨時股東大會2.公司召開股東大會，董事會應當在會議召開30日以前以公告的方式通知各股東。公證員要審查董事會是否按照《公司法》和證監會的有關規定發布公告，公告內容是否完備3.根據公告的股權登記日，公證員現場監督，審查前來登記股權的人是否具有合法有效的股東身份、代理人是否具有相應的代理權4.從而為以后表決票的合法有效性奠定基礎。之后，董事會對合法有效的股東和代理人發出正式的會議通知。股東和代理人憑會議通知領取表決票。上述事宜必須在董事會發出會議通知之前做好，因此，公證員最好在董事會發布召開股東大會通知后、股東登記確認股權之前介入到股東大會的準備工作中來。