第一條 設(shè)立目的

為加強文件收發(fā)管理，規(guī)范公文正常流程，有利于順利開展工作，特制定本規(guī)范。

第二條 負責部門

本公司所有外來文書，都由______部門統(tǒng)一接收與分發(fā)。

本公司文書的郵寄、送發(fā)統(tǒng)一由______部門負責。

第三條 具體操作規(guī)范

一、接收文書

1．_____部門按下列規(guī)定處理所到達的文書：

（1）把公司文書與個人文書區(qū)分開來；

（2）由_____部門直接開啟送達的公司文書，并在文書的空白處加蓋收發(fā)印章，注明收發(fā)日期；

（3）對于不開啟也能估計事項并不重要的文書，以及絕密文書、親啟文書，只要在封面上加蓋收發(fā)印章、注明收發(fā)日期即可。

2．凡符合下列規(guī)定的文書，都必須做好登記，注明文號、標題、來文機關(guān)等內(nèi)容：

（1）若能判定或者未開啟也能判斷是重要的文書或者有重要物品的文書；

（2）專人傳遞的文書；

（3）標有“絕密”類或親啟字樣的文書。

3．_____部門必須優(yōu)先處理電報、特快專遞類文書，不得拖延。

4．凡下班后，或規(guī)定工作時間以外，或節(jié)假公休日到達的文書，一律由值班人員接收，于此后第一個工作日早晨移交_____部門。

二、分發(fā)文書

1．公司文書

（1）公司文書送_____辦公室，由其根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)至各_____辦公室；

（2）一般專項性工作的文件，直接送分管_____閱處；全局性、綜合性、重要性文件應(yīng)先送_____定奪；

（3）____閱后文件應(yīng)簽批辦理意見，_____根據(jù)簽批意見分送有關(guān)人員閱知辦理；

（4）重要的文件工作辦理完畢或工作落實后，應(yīng)及時收回，送_____存檔。

2．個人文書

（1）重要文書、專遞文書或者夾有重要物品的文書，直接送交文書接受人，在接受人不在的情況下，囑托_____轉(zhuǎn)交，領(lǐng)取文書者必須在登記簿上簽名蓋章；

（2）文書中一切夾帶或附有的物品，必須原樣送到當事人手中；

（3）私人信件直接分送本人，讓領(lǐng)取者在登記簿上簽名蓋章。

三、擬寫文書

1．擬寫負責人

擬寫文書遵循誰負責誰擬寫的原則，具體如下：

（1）有關(guān)業(yè)務(wù)方面的或一般專業(yè)性的的文件由承擔其工作職能的_____部門擬稿；

（2）有關(guān)綜合行政方面的，制度性、事務(wù)性文件由_____部門負責擬稿；

（3）股東會、董事會、監(jiān)事會等工作性文件由_____負責擬稿；

（4）集團重大投資方案，中、長期發(fā)展計劃，遠景規(guī)劃等_____參與擬定；

2．擬寫文書流程

（1）擬文部門明確擬文內(nèi)容，確定擬稿人員；

（2）擬文人員用規(guī)范的擬文稿紙擬文，載明文件名稱、文件編號、擬稿人、核稿人、簽發(fā)人等項目，擬文完畢，簽署擬稿人姓名，送_____；

（3）擬文部門負責人審核初稿，審稿后簽署核稿人姓名，然后送_____審批；

（4）審批后，由_____部門安排打印、校對。

四、寄發(fā)文書

1．具體流程

（1）寄發(fā)公司外的一般文書，_____部門封緘之后，直接送交_____統(tǒng)一寄發(fā)。

（2）匯集所有的待發(fā)文書，做好文書發(fā)送登記。

（3）待發(fā)文書必須在一定時間內(nèi)發(fā)送出去。特快專遞以及電報等文書，必須即時發(fā)出。

（4）凡機密或親啟文書，_____必須加蓋“絕密”、“密”、“親啟”等字樣印章后發(fā)送，并給_____以必要的回復(fù)。

（5）其他重要文書或快遞文書，必須加蓋“專遞”、“面呈”、“快遞”等字樣印章，并給_____必要地回復(fù)。

2．費用

（1）郵費與電報費用由_____統(tǒng)一開支。

（2）按月決算郵費與電報費用開支。

第四條 附則

本辦法經(jīng)_____核準后實施，增設(shè)修訂亦同。

本辦法最終解釋權(quán)歸本公司。