第一條 設立目的

為規范本公司文書起草和制發工作，特制訂本制度。

第二條 適用范圍

本細則所稱文書，包括公司各種通告、通知、會議文件或傳閱文件、機構內部文件以及對外發文。

凡公司內的公務文件除有特殊規定外，一律依照本制度。

發往公司以外的文件除有特殊規定外，也適用本制度。

第三條 文書的制定

1．文書內容

文書的內容需要符合以下幾點要求：

（1）文件應是一文一事，簡單明了，適用楷書；

（2）除有特殊規定外，應注明以下事項：文號、發文日期、發文機關（發文者）、收文機關（收文者）、文件標題、文件擬稿人及有關責任者；

（3）文件標題應簡潔明了，準確鮮明地揭示文件內容；

（4）文字應通俗易懂，盡可能口語化；

（5）行文要層次清楚，重點突出；

（6）對于文件中引用的其他相關文件，要注明其文件號及日期。

（7）陳述理由和經過時，若正文繁復，則將此部分內容作為附件記于另外的紙上。

2．文書格式

（1）文件通常在第一行寫上文號，第二行寫上能揭示文件內容的標題，另起一行寫制發年月日、制發者名稱，再一行寫明收件人姓名，然后在下一行寫文件內容。

（2）屬于復審呈報的文件，通常采取在文件末尾用后記的形式說明，并在文件末尾隔一行處寫下復審件的號碼、必要事項、年月日及復審者姓名。

（3）由_____發出的指令性文件上應寫收文單位的名稱，必要時要寫上號碼和年月日。

（4）文件制發者及收件者應注明職務，署名或蓋章。文件處理人將以此作為依據。但同時發往多個單位的文件，如通知等，為了簡便，多采用印刷品，此時簽名及蓋印即可省略。

（5）文件號按如下方法編制：

A機關內部文件可注明本科室代字或代號，連續性文件應注有連續號；

B對外行文時應注明本公司代字或代號。

（6）對于定期制發文件或使用頻率較高的文件，為簡化手續，可事先規定好行文格式和文例，并以此為準事先做好印刷準備。

（7）在書寫或印刷文件時應為事后的整理、裝訂留下空白處。

3．文書其他要求

（1）文書需要按規定適用特定紙張。

（2）文書原則上應用黑色墨水書寫或印刷。在使用墨水時要特別注意紙張的性能，文字應清晰可辨。

（3）內容簡單、非機密文件不一定密封發出，可直接傳閱或發送。

4．文書分類

發文單位根據文件的不同作用，依以下原則區別使用不同文種：

（1）提案，不僅僅是發出指令，而且希望將其意見廣為討論。

（2）承認，就有關事務進行認定。

（3）請示，所報內容等候裁定。

（4）報告，關于批示的答復性匯報。

（5）申請，請示對自己或有關事項處理的許可和承認，也可用于單方面提出申請。

發文單位對下屬發布的文件，依以下要求區別使用：

（1）指示，對申請、請示及要求的答復。

（2）傳達，有關事務上的指令。

（3）訓令，命令或注意事項。

不在前地二條之列的文件有以下類別：

（1）通牒，有關業務的通報。

（2）照會，意見或需要回復的事項。

（3）問答，對照會的答復。

5．文書的審批

（1）文書定稿前須經_____審批。

（2）凡需要呈遞______的文件，須逐級上報。須在調查核實的基礎上，寫出意見，注明呈報_____的姓名，然后上報。若不需要呈報，則在該文書右上方空白處注明辦文單位的名稱、文號、年月日。

（3）審核者須對文件的形式、內容進行認真審閱、核查，對不當之外加以修改，使之明白無誤。

6．文件信封要求

文件信封上的記錄，依照以下各條進行。

（1）普通文件的信封上，要寫明送關單位的名稱，同時在左上方寫上是否加急、掛號等，信封右下方寫發文單位。

（2）秘密文件的信封上，除要在下面的左側寫上“秘”的字樣外，其他參照第一條。

（3）必須收文者自行開啟的文件，信封上要寫清姓名同時在左側寫上“親啟”字樣。

（4）機密文件要用二屋信封，內封上寫文件標題。外封上的標識參照以上各條，在左側寫明“秘”的字樣。

（5）文件內容特別需要保密的或其他重要重要內容的可參照前項。

7．電信傳達的文書

依靠電信傳達的文件，要求特別簡明，避免使用容易誤解的文字，并省略敬語，以使電文簡短。電報通常在能動性處注明發電單位的代號。重要的電信文書，在發出電報的同時，還應將有關材料以書寫或印刷成文送交收件人。

第四條 文書的發送

1．除有特別規定外，發文通常應按下規定注明發文機關（發文者）。

（1）辦公室文件注明_____姓名；

（2）機關內部文件注明_____姓名；

（3）對外發文注明_____名稱；

（4）會議文件按規定署名，原則上理事會或常務理事會注明______，各各委員會注明_____姓名。

2．發文時對收件人應按如下規定書寫：

（1）對擔任領導職務的理事等應注明其姓名及職務；

（2）對全體會員可書寫“各位委員”；

（3）對某一特定委員可注明該委員姓名及所在單位名稱。

第五條 附則

本辦法經_____核準后實施，增設修訂亦同。

本辦法最終解釋權歸本公司。