各子公司、集團各部門：

根據2015年4月集團法律事務部對各子公司合同會簽、審批及存檔情況的檢查結果，結合法律事務處理的實際情況，現就規范合同管理有關事項通知如下：

一、合同文本的形成和上傳流程

(一)合同從談判到簽訂和存檔一般包括如下文件：信譽和背景調查、合同文本草稿、合同審批修改意見、法人授權委托書、對方資質證明文件、各種審批管理表格、合同談判記錄、合同正本及附件、合同簽訂、變更、解除過程中的信函、電話記錄、傳真資料、票據憑證及其他資料。

(二)合同文本包括合同正文和附件。正文就是經過集團法務部審核后的合同修訂稿，附件主要包括《禁止商業賄賂協議》、合同談判記錄、部門討論記錄以及對方授權委托書和資質證件(營業執照、組織機構代碼證、委托代理人的身份證復印件)。

(三)合同文本的形成

所有合同由經辦部門擬稿并傳至法務部審訂，經過審訂后由法務部返還給經辦人。根據實際談判情況，如經辦人或合同對方不同意法務部的修改建議，經辦人需和法務部協商確定最終合同文本。

以前各公司已形成的規范合同文本，且法務部已建議作為該類合同模板使用的，可不經法務部修訂直接上傳審批。

法務部將安排法務專員參與重要工程、采購、施工、營銷合同的談判過程，各部門應相互協作制定出公司合同范本。

(四)合同上傳審批流程

合同經辦人應先將經法務部修訂后的合同文本送對方簽字蓋章，然后方可上傳到EAS審批系統，上傳后經辦人應及時跟蹤相關部門的審批情況，原則上在7日內完成審批。如遇特殊情況(如政府及事業單位服務類合同)，需由我方先蓋章的或沒有禁止商業賄賂協議和對方資質證件的，由項目總經理同意后，經辦人方可上傳合同文本。

二、合同簽章和保管

(一)合同簽章流程

集團直屬項目合同簽約時必須使用合同專用章，原則上不使用行政公章，嚴禁使用財務章或業務章。各項目公司暫時沒有合同專用章的可以加蓋公司行政公章。

網上會簽完成后，經辦人持打印的網上會簽審批表到印章管理人處蓋章。印章管理人應對合同文本的填寫和相關附件對照網上審批系統上傳的文本進行核查，并檢查公司負責人或經辦部門負責人是否簽名和填寫日期，符合要求的予以蓋章，超過二頁的合同文本必須加蓋騎縫章。同時由印章管理人做好合同文本交接登記，注明合同名稱、份數、接收人、接收日期和其余原件存檔情況，并做好用章登記工作。需集團公司簽章的，由子公司辦公室送至集團蓋章。凡不符合要求的，印章管理人一律不得蓋章。

合同至少一式四份，我方三份，由經辦部門、財務部、辦公室(總公司由法務部保管)各一份，印章管理人蓋章后直接留存一份作為辦公室存檔，并同時做好合同臺賬。

(二)合同編號

每一份合同都必須有一個編號，不得重復和遺漏。每一份合同包括合同正本及附件、合同文本的簽收記錄。合同分批履行的情況記錄，變更、終止合同的協議，均應一并保管。

(三)合同臺賬

合同管理員每月底將所在公司該月合同簽訂情況建立臺賬，并報一份到集團法務部備案。

三、合同審查會簽人的責任

負責審查合同的部門和員工，因工作失職或徇私舞弊而疏忽、放任審查，致使不該簽訂的合同得到簽訂而造成經濟損失的，應按后果及責任大小，承擔相應的行政責任、經濟賠償責任直至法律責任。

(一)合同經辦人的職責

1、審查主體資格是否合法。具有經年檢的營業執照，其記載的內容與實際相符。

2、審查合同的標的應符合當事人經營范圍，涉及專營許可的，應具備相應的許可、等級、資質證書。

3、由委托代理人代簽合同的，應審查出具真實、有效的法定代表人身份證明書、授權委托書、代理人身份證明。

合同經辦人負責收集對方資質證件、授權委托書等對方公司信息和對方簽約人信息。同時經辦人應對其提供的資料的真實性負責。

(二)部門經理、分管負責人審查事項

1、合同的合法性審查

主體合法，簽約各方具有簽約的權利能力和行為能力;內容合法，簽約各方意思表示真實、有效，不違背法律、不顯失公平;形式合法;簽約程序合法。

2、合同的嚴密性：條款齊備完整;文字清楚準確;設定的權利義務具體、確切;相應的手續完備;相關附件完備。

3、可行性：資信可靠，有履約能力。

4、合同承辦形式審核：承辦人無誤;符合規定程序;各審核部門審核意見齊備;合同文字無誤。

各審核部門在審核時，發現重大錯誤、遺漏、不妥時，應在審核意見中明確提出修改意見。我方公司對外簽約時，一般由公司負責人或部門負責人簽字。但是重大合同(如金額大于100萬的、各類總攬性合同，必須由法定代表人簽字)必須由董事長書面授權委托代理人簽字或董事長本人簽字。

四、合同的其他注意事項

(一)合同范本的使用

一般國家或行業有示范文本的，應當優先使用，但在選用時，對涉及權利義務關系的條款經辦人和法務部要重點審查，

在很多時候我們有關合同的簽訂以及和同的通知都是與合同相掛鉤的，所以合同法就需要我們仔細的閱讀了，在關于以上的問題來說我們需要了解很多的注意事項，也需要很多管理事項和相關責任，所以希望大家仔細閱讀以上律霸網小編為大家在網上找到的知識，希望能夠幫助到大家！如果您還有任何疑問，歡迎在本網進行律師咨詢。