明確你和客戶之間的關系.讓其他人盡快地了解到誰是您的客戶，這樣做很重要，也會帶來意想不到的效果。首先，這會告訴讀者您的客戶有律師。其實，大多數的客戶都希望滿世界的人知道他們是有律師的，所以這會令您的客戶感到高興和自豪。其次，這還讓讀者知道您不是他的律師。如果不這樣做，會讓那些實際上和你沒有代理關系而自認為和你有代理關系的人起訴你，所以這樣做，也會讓那些不負責任的送交者感到有些輕松。

明確你和客戶之間的關系真的很重要。佛羅里達州律師條例之職業行為規則中的第4-4.3款也規定："在處理自己代理的客戶和一個沒有代理人的當事人之間的事務時，一個律師不得聲稱或者暗示自己的處理是公正無私的。"因此，您在起草信函的第一時間、第一部分應該寫道:"我代表____."自此以后每次撰寫信函，您都應該再次證實您所代理的客戶并稱之為"我的客戶".

Statethepurposeoftheletter.Whyleavethereaderguessing?Goaheadandsayrightupfrontwhyyouarewritingtheletter.Herearesomeopeningsentences:"Thepurposeofthisletteristo_________.""Thisletteristoinformyouthat_________.""Myclienthasinstructedmeto_________.""Thisistoconfirmthat_________.""Thisconfirmsourphoneconversationtodayinwhich_________."陳述信函的要旨。為什么要讓讀者自己猜測呢?您應該直截了當地說出您為什么要寫這封信。這里有一些此種表達法的例句："本文旨在______.""本文通知您_______.""我的客戶指示我____.""本文確認___________.""本文證實我們今天在電話中交流的內容為_____."

HUD-1SettlementStatementdated___/___/1999(original)"如果有隨信附件，首先要列出他們的清單。附件清單應該放在信函的首部，這既可以讓您的工作人員輕松地收集這些附件，也可以讓讀者確認這些附件是否已經全部收到。另外，這樣做，讀者就不需要到信函的全文中去尋找哪些是隨信附件了，特別是信函過長時，這樣做就更省事了。

為了避免將來引起關于附件的爭議，對這些隨信附件需進行詳細地說明，至少，這些附件的名稱和時間應該被列出。如果某附件已經被登記存檔，那存檔記錄信息也要被列出。另外，不管附件文檔是正本還是副本，都應該被說明。具體做法請參考下面這個例子："下列附件來源于您在1999年__月___日的交易，在該交易日中，你從____處購買了一座住宅，該住宅位于_____,彼得斯堡大街，佛羅里達州：房產擔保契約,訂立于1999年__月___日，于1999年__月___日登記存檔在佛羅里達州___縣的公共檔案中第__卷第___頁上(正本)

產權保險單,由_____于1999年__月___日在_______簽發,單號為____(正本)

住房和城市發展部第1號授與聲明，發布于1999年__月___日(正本)"

Outlinetheletterasseparatelynumberedparagraphs.Eachparagraphofthelettershouldstateaseparatethought,comment,pointorconcept.Noparagraphshouldbelongerthanfourorfiveshortsentences.Iftheparagraphislonger,thenseparateitintosubparagraphs.Theparagraphsshouldflowinlogical,organizedfashion.Itisnotnecessarytowritethemallatonce;youcanwritethemasyouthinkofthem.Trytogrouprelatedconceptsinthesameparagraphsorinadjacentparagraphs.SeetheAppendixforsampleletters.用一些相互獨立的段落來描繪出信函的輪廓。信函的每個段落最好只表達一個獨立的意思、意見、觀點或概念。每個段落最多也只用四個或五個短句組成。如果某個段落過長，則應分成幾個小分段。段落之間應該按邏輯順序有條理地組織起來。當然，不需要一下子把它們都寫出來，可以邊想邊寫。另外，要力圖在一個段落或在鄰近的幾個段落中將相關的概念解釋清楚。本文的附錄中有幾個這樣的例子可供參考。

Giveeachparagraphatitleandunderlinethattitle.Thinkofthisastheheadlineforanewspaperarticle.Thismakesiteasyforthereadertoscantheletterandchoosehowtomorefullyreadanddigestitscontents.Thisalsomakesiteasierforyoulaterwhenyouseetheletterinyourfileandtrytorememberwhyyouwroteit.給每個段落加上一個標題并在該標題的下面劃上下劃線，這就像給一篇新聞注上標題一樣，作用是既可以讓讀者輕易地瀏覽信函全文并決定怎樣繼續精讀和消化信函的內容，還可以讓您以后在文件中很容易地查找信函的內容并回想起當時為什么要這么寫。

Completeeachparagraphbywritingwhatappliestothatparagraph.Thisissimple.Youlearnedthisinelementaryschool.Justexplaininwordswhatyouwanttosayabouteachconceptorcommentyouplacedinyouroutline.每個段落只能圍繞一個中心來展開論述。這個道理很簡單，您在小學的時候就應該學過。根據這個道理，您應集中筆墨論述您在提綱中安排的概念或觀點。

"Inrenderingadvice,alawyermayrefernotonlytolawbuttootherconsiderationssuchasmoral,economic,social,andpoliticalfactorsthatmayberelevanttotheclient'ssituation."如果該信函是發給客戶的，那么在書寫過程涌現的一些想法也要寫上。是的，在書寫過程中，常常會有很多好的想法浮現在你的腦海里，比如：交易中可能出現的一些障礙，將來可能會發生的一些事情，過去已經發生了的一些事情，讓事情往好的方向發展的方法，等等。盡管這些想法從嚴格意義上講算不上法律意見，但最好還是寫在信函中。佛羅里達州律師條例之職業行為規則中的第4-2.1款也有這樣的要求："在為客戶提供意見時，一個律師不能僅僅只提供法律層面上的意見，而且還根據客戶的現實情況考慮到道德、經濟、社會以及政治等相關因素。"

Ifthisisalettertoanonclient,donotofferanyadvice.Thelettershouldaccomplishitspurposeofprovidinginformation,makingademand,etc.,withoutgivinglegaladvicetotherecipient.ThecommenttoFloridaBarRulesofProfessionalConductRule4-4.3says:"Duringthecourseofalawyer'srepresentationofaclient,thelawyershouldnotgiveadvicetoanunrepresentedpersonotherthantheadvicetoobtaincounsel."如果該信函是寄給非客戶的，那就不要提供任何意見。該類信函只需達到提供信息、提出要求等目的即可。換句說，不要給收信者提供任何法律上的意見。佛羅里達州律師條例之職業行為規則第4-2.1款的評述中說："在為客戶代理的過程中，一個律師不得向非客戶方提供任何意見，但建議其聘請律師的意見除外。"

陳述您的設想和依據。不管是意見書還是非意見書，都要詳細說明有事實根據的設想并給出相關意見和建議所依據的法律。對意見書來說，常規是要詳細陳述意見所依據的事實以及相關的成文法和判例法。為了避免將來引起誤解，所以每封信函在提供意見或建議時都會提供相關的依據。陳述假設的事實或相應的準據法不僅可以使讀者知道作者是如何得出這些正確結論的，而且還能讓讀者在發現這些假設事實不正確之后通知作者改正。

Placeinstructionstoclientsinboldtype.Thiswillmakeiteasierfortheclienttofollowuponyourletteranddoasadvised.給客戶的指示要用粗體字母。這樣做可以讓客戶容易地理解您的信函并按您的建議去做。

Closetheletterwithafinalparagraph.Thelastparagraphwillbeoneofthefollowing:Summaryofadvice:"Tosummarize,Iadvisethatyou……"Todolist:"Therefore,pleasedothefollowing:……"Demand:"Therefore,myclientdemandsthatyouimmediatelyceaseanddesist……"Simpleclose:"Ifyouhaveanyquestions,pleasecallme."在信函的末尾加上一個結束段落。下面有一些結束段落的樣本：總結意見的："總之，我建議您……"采取措施的："因此，請采取下列措施……"提出要求的："于是，我的客戶要求您立即停止并終止……"一般性結尾："如有任何問題，請給我來電。"

PlayingwiththeWords玩點文字游戲

為什么律師們經常要花很長的時間來書寫信函呢?答案是我們總是喜歡玩點文字游戲。我們一而再，再而三地書寫、重寫，推敲、刪除、剪貼文字，直到我們滿意為止，這也許就是法律寫作的藝術，也有點像畫家畢*索，在一塊油畫布上一遍又一遍地畫著相同的油畫，然后到另一塊油畫布上畫這幅畫，再到第三塊油畫布上畫這幅畫……直到他滿意為止，當然，不可能總是百分之百地滿意，只要作品好得能夠向外公布即可。所以說，寫作也是一門藝術。說回來，這也就是為什么那文字處理軟件在律師行里要比其他行業里賣得好的原因。下面我們來談一談一些文字處理技巧。

Writeinshortsentences.Shortsentencesareeasiertounderstandthanlongones."Short,crispsentencesinalanguageaccessibletolaypeople."ThisistheAssociatedPress'sdescriptionofthewritingstyleofthelateLordAlfredThompsonDenning,whowasoneofBritain'slongest-servingappealsjudgeswhenhediedattheageof100inMarch1999.ThesamestyleLordDenningusedinwritingappellateopinionsshouldbeusedinwritingletterstononlawyers.用短句子撰寫。短句子比長句子更讓人容易理解。"那些簡短的、干凈利落的句子更容易讓非專業人士接受。"這是已故**弗高德·湯普森·丹寧爵士在為美聯社描述寫作方式時所說的一句話。**弗高德·湯普森·丹寧爵士在1999年3月去逝，享年100歲，是英國在位時間最長的上訴法官之一。當然，**弗高德·湯普森·丹寧爵士在撰寫上訴意見時用的文字規則同樣也適用于律師們發給非專業人士的律師函。

在信函中可以使用專業術語，但要對其進行解釋。我們總是聽到律師們說太多的專業術語，有時候他們也是沒有辦法，因為說明某些概念需要用專業術語。比如：nuncprotunc(意思是事后補做，令人興奮的是這個術語可以用來準確地描述出法院擁有的一種專有的權力，即法院可以在事后補發一個有效的命令)和perstirpes(意思是指代表繼承，也指一種從被繼承人那里接受遺產的方式).每個行業都有它的專業術語，這并不是一件壞事情。專業術語不僅是我們身份的象征，而且還是一種速記簡寫的工具。其實，專業人士使用專業術語是再正常不過了，比如，我的醫生如果不用專業術語來描述我的身體狀況，我甚至會懷疑我是否找到了一個好的醫學專家。一個好的專業人士不但要會使用專業術語，還應該將這些專業術語解釋給非專業人士。因此，要顯示您的專業技能，就要在需要的時候使用專業術語并解釋它們。

Repeatyourselfonlywhenrepetitionisnecessarytoimproveclarityortoemphasizeapoint.Ambiguitycancreatedbysayingthesamethingmorethanonce;itisalmostimpossibletosayittwicewithoutcreatingambiguity.除非是為了進一步說清或是強調某個要點，否則就不要重復陳述相同的內容。將一件事情重復地說多次反而會讓人覺得模棱兩可;所以在多數情況下，如果不想弄得含糊不請，就不要將一件事情重復地再說一次。

Whenexplainingadifficultconcept,describeitfromthreedirections.Theonlytimerepetitionishelpfuliswhenexplainingadifficultconcept.Eachtimeyouexplainityoucanmakeitalittlemoreclearifyoudescribeitfromadifferentdirection,perspectiveorpointofview.要解釋一個比較難的概念，嘗試著從三個方面下手。對解釋一個比較難的概念來說，重復一次還是有幫助的。當然，如果您每次解釋都從不同的角度、用不同的方法、提出不同的觀點，那會讓人對這個概念理解得越來越清晰。

Writeinactivetense,ratherthanpassive.Activetenseisinteresting;passiveisboring.Activetensesentencesareshorterandusewordsmoreefficiently,andtheirmeaningismoreapparent.用主動語態而不用被動語態。主動語態招人喜歡，被動語態惹人討厭。主動語態的句子精練、有效，意思也更明了。

Watchwhereyouplacemodifiers.Whenaddingamodifierlike"active"beforeacompoundofnounslike"termitesandorganisms,"besuretoclarifywhetheryouintendthemodifiertoapplytobothnounsorjustthefirstone.Ifyouintendittoapplytoboth,useparallelconstructionandwritethemodifierinfrontofeachnoun.Ifyouintendittoapplytojustonenoun,placethatonenounattheendofthelistandthemodifierdirectlyinfrontofit.使用修飾語時要小心。當您將一個修飾語(如"活動的")放在一組名語(如"白蟻和有機體")之前時，一定要弄請這個修飾語是修飾兩個名詞還是僅僅修飾第一個名詞。如果修飾兩個名詞，那就用排比結構，即在兩個名詞前都放上該修飾語;如果只修飾一個名詞，那就在該名詞的前面加上修飾語并將它們一起放的這組名詞的最后。