政府采購程序之采購文件保存

政府采購法第四十二條對此作出了規定，即采購人、采購代理機構對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。采購文件包括活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文件、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料。

采購活動記錄至少應當包括下列內容：(一)采購項目類別、名稱;(二)采購項目預算、資金構成和合同價格;(三)采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應當載明原因;(四)邀請和選擇供應商的條件及原因;(五)評標標準及確定中標人的原因;(六)廢標的原因;(七)采用招標以外采購方式的相應記載。

立法目的

規定采購文件的保存要求及采購文件的構成，為日后接受監督檢查、處理投訴查閱等做好基礎性管理工作。

采購文件是反映采購活動過程及各項決策的記錄，完整妥善地保存采購文件，可以為政府采購的統計分析、總結經驗教訓、接受監督檢查、處理糾紛等項工作提供客觀依據。保存采購文件是國際通行做法，如WTO《政府采購協議》規定，各締約方采購機構應當將反映采購活動文件保存三年，目的是便于做好統計工作，以及在供慶商提出投訴時向有關機構提供證據。

我國自推行政府采購制度以來，財政部門規定部分采購文件實行備案管理，如招標文件、評標報告、采購合同等，但在實踐中未按規定執行的情況非常普遍。當前，絕大多數采購人沒有相對固定的采購機構和采購人員，具體采購活動通常是由單位內部不同的機構和人員分別組織開展，采購事務并非這些機構和人員的日常工作，對現行有關規定不夠了解，采購文件沒能及時報財政部門備案，也沒有進行妥善管理。有的采購人甚至在采購活動結束后，就自行將采購文件進行處理，如銷毀等。

根據國際慣例及我國的實際情況，在本法立法期間，起草組認為，要依法規定采購人完整保存采購文件的義務和責任。

本法規定的含義

本法第四十二條規定的主要含義：一是規定采購人、采購代理機構有保存采購文件的義務。二是規定采購文件應當客觀、完整地保存。三是規定采購文件保存的期限。四是規定采購文件的構成。五是規定采購活動記錄的內容。

理解本法規定的含義，要把握以下幾點

1.保存采購文件的主體。

根據本法規定，有義務保存采購文件的主體是指采購人和采購代理機構。其中，采購代理機構應當包括集中采購機構和本法第十九條規定的社會中介機構。這些主體在每項采購活動結束后，應當對涉及該采購項目所有的已經形成的采購文件進行妥善保存，不得隱匿或者自行銷毀。采購文件慶當如實保存，不得偽造和變造。如果在采購過程中，應當形成采購文件卻因客觀原因沒有形成的，應當如實記錄。總之，采購人和采購代理機構保存的采購文件，要做到完整和真實可靠。

2.保存采購文件的期限。

根據本法規定，采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。采購活動的結束，表明采購人已經獲得了其需要的采購對象，但采購事件和交易行為并未終結。經常出現的情況有，一是采購活動中潛在的問題一般是在采購完成后才暴露，具有一定的滯后性。二是已經發生的問題需要予以解決，而解決問題所需要的時間要視解決方式而異，如進入司法程序的案件，審理時間較長并具有不確定性。三是供應商履約情況有待實踐檢驗，一旦出現質量問題或者未履行有關承諾，采購人有可能要退貨或者換貨。發生糾紛的，還可能打官司或者申請仲裁。采購文件是解決這些問題的直接證據。因此，本法規定采購文件是解決這些問題的直接證據。因此，本法規定采購文件保存的期限至少為十五年。規模大、價值高、性能復雜的采購項目，采購文件保存的時間應當更長一些。

3.采購文件的構成。

采購文件是指反映采購活動各類文書的總稱。根據本法規定，應當依法保存的采購文件包括：采購人或者采購代理機構對采購活動的有關記錄，財政部門對該采購項目批復的采購預算或計劃，采購人或者采購代理機構發售的招標文件，供應商提交的投標文件，評標委員會采用的評標標準，采購人或者采購代理機構撰寫的評估報告，采購人或者集中采購機構簽署的定標文件，采購人或者集中采購機構與供應商簽訂的合同文本，驗收方提交的驗收報告，對供應商質疑的答復意見，有關部門作出的投訴決定等。按照本法規定，采購文件還包括其他有關文件、資料，如采購人或者集中采購機構制定的關于招標文件修改、補充材料，采購人與采購代理機構簽訂的委托代理協議書等。

4.采購活動記錄內容。

采購活動記錄是指采購人或者采購代理機構在采購活動結束后撰寫的采購活動情況報告。根據本法規定，采購活動記錄中至少應當包括七個方面的內容：一是采購項目類別、名稱。即要求說明本采購項目是貨物、服務還是工程類別的項目，并完整表述具體項目名稱。二是采購項目的資金安排和合同價格。要求載明采購項目的預算總額，資金來源以衣最后確定的合同價格。三是采購方式。要求說明該項目實際采取的采購方式。沒有采取公開招標方式的，要說明選擇其他采購方式的原因。四是邀請和選擇供應商的條件及原因。沒有采取公開招標采購方式的，要說明邀請供應商應當具備的資格及原因。五是評標標準及確定中標人的原因。要求說明該采購項目采用的評標標準和確定中標人的理由。六是廢標的原因。如果該采購項目在執行中出現過廢標情況，應當說明廢標的理由。七是采取招標以外采購方式的相應記載。如談判小組或者詢價小組人員構成情況，談判或者詢價過程等。

執行中應注意的問題

本法實施后，采購文件的收集、保存將成為采購人和采購代理機構的一項經常性工作。為了做好這項工作，在執行中應注意做到以下幾點：

1.專人負責。

采購人和采購代理機構應當安排或指定專人負責本單位采購文件的收集和保存采購文件，并提供采購文件保存場所及必要的設備。

2.要保證采購文件的完整性、安全性和保密性。

采購人和采購代理機構要建立采購文件檔案管理制度，全面保存每項采購活動的采購文件。要加強采購文件的安全管理工作，防止調換、遺失、損壞等情況的發生。采購文件中的供應商投標文件，因涉及供應商的商業機密，沒有得到有關方面的許可，不得對外提供。

3.要及時做好采購文件的積累工作。

采購人和采購代理機構內部具體開展采購活動的單位，在開展每項采購活動期間，要按本法規定的采購文件及采購記錄要求，注意及時收集、編寫采購文件或者記錄。每完成一個采購項目，及時將采購文件進行整理，交內部有關機構保存。不能等到年終統一整理，否則容易丟失資料，難以保證采購文件的完整性。

4.采購人和采購代理機構要高度重視采購文件的保存工作，接受財政等部門的監督檢查。

未按本法規定保存采購文件的，將會受到嚴厲懲罰。按照本法第七十六條規定，采購人、采購代理機構違反本法規定隱匿、銷毀應當保存的采購文件或者偽造、變造采購文件的，由政府采購監督管理部門處以二萬元以上十萬元以下的罰款，對其直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。