林策發〔2007〕61號 各省、自治區、直轄市林業廳（局）、檔案局，新疆生產建設兵團林業局、檔案局，國家林業局各司局、各有關直屬單位： 為了貫徹落實《中共中央國務院關于加快林業發展的決定》，切實抓好集體林權制度改革(以下簡稱林權改革)，規范林權改革檔案工作，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法等有關法律法規，結合改革工作實際，現就加強林權改革檔案工作提出如下意見： 一、充分認識加強林權改革檔案工作的重要性和緊迫性 林權改革是農村改革的繼續和深化，是關系農村生產資料再分配和利益再調整的一場深刻變革，對解決“三農”問題、推進新農村建設、構建和諧社會、實現經濟社會可持續發展具有重要意義。這項改革政策性強、工作量大、涉及面廣、時間跨度長，檔案管理是其中一項重要的基礎工作，林權改革檔案收集是否完整、整理是否規范、保管是否安全、利用是否方便，直接關系到改革工作的質量和改革的順利推進，并對今后工作產生重要的影響，因此，加強林權改革檔案管理是一項必要而緊迫的任務。 林權改革檔案是指在林權改革過程中形成的具有保存價值的文件、圖表、聲像、數據等各種形式和載體的原始記錄。完整、準確、系統的林權改革檔案，是林權改革工作的客觀反映和重要的歷史見證，是鞏固改革成果、維護林地權利人的合法權益、穩定和完善農村林地承包關系、確保農村社會穩定的重要保證。 目前，全國各地正在大力推進林權改革，并不斷向縱深推進。為了提高改革工作質量，不給今后工作留下隱患，避免出現不必要的返工，各地必須從確保改革質量、維護當事人合法權益、有利于林業管理和林區安定和諧的大局出發，充分認識加強林權改革檔案管理工作的重要性和緊迫性，切實抓好林權改革檔案工作，增強工作責任感，認真分析并及時解決工作中存在的各種困難和問題，明確檔案管理的任務和要求，加強領導，狠抓落實，規范管理，為改革的順利推進和林業又好又快發展奠定堅實基礎。 二、加強林權改革檔案工作應堅持的基本原則 林權改革檔案管理是一項具體、細致的工作，必須堅持以下原則： 一是堅持統一管理的原則。加強林權改革檔案管理，是各級林業、檔案部門的應盡職責。各地要嚴格按照林業、檔案的有關法律法規和政策規定，根據林權改革的工作需要，明確檔案管理要求，統一制度，統一領導。 二是堅持分級負責的原則。各級林業部門要按照檔案工作的要求，認真抓好本機關、本單位的林權改革檔案管理，同時指導所屬單位做好林權改革檔案材料的收集、整理、保管和利用等方面工作，縣級林業主管部門要特別注意做好林權登記發證檔案管理工作。各級檔案行政管理部門應加強對本行政區域內林權改革檔案工作的監督和指導。 三是堅持集中保管的原則。林權改革檔案是各級林業部門檔案全宗中不可分割的重要組成部分，必須由檔案形成機關、單位集中保管，科學管理，實現檔案資源信息共享，滿足實際工作需要。 四是堅持同步進行的原則。檔案管理是林權改革工作的重要內容。檔案管理要與改革工作同步進行、協調開展，做到改革工作進展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。要確保林權改革全過程檔案資料的完整、準確與系統，使之及時、完整、準確地反映林權改革狀況。 五是堅持規范運作的原則。林權改革是一項系統工程，改革過程中形成的檔案資料多，歸檔工作量大，規范運作是確保檔案質量和有序管理的重要保證。各地應以有利于檔案安全保管和有效利用為原則，提出林權改革檔案管理的具體要求，并嚴格按要求規范操作。 三、明確林權改革文件材料收集與歸檔的要求 各級林業部門應當在同級檔案行政管理部門的指導下，根據工作職責、文件類別等實際情況，制定林權改革文件材料的歸檔范圍、保管期限和分類方法。 一要明確歸檔范圍。在林權改革過程中形成的應歸檔文件一般包括：各種會議材料、文件、工作計劃、實施方案、工作宣傳、檢查、匯報、總結等材料，由主辦單位按文書檔案歸檔保存；森林資源調查圖表、林權界線圖表、各種匯總清冊、統計表，林權登記申請表、林木林地權屬證明文件、公告材料，現場勘驗認界材料、附圖或者地塊示意圖、登記的核準文件、林權登記臺賬等林木和林地權屬登記發證原始材料，林權管理信息系統的備份等材料，由縣級以上地方人民政府承辦林權登記發證事宜的林業主管部門歸檔保存，有條件的地區可同時將一套原件移交同級國家綜合檔案館保存；落實產權中的各村調查圖表、清冊、實施方案、合同、協議、村民代表大會記錄、決議、公示等材料，由鄉、村有關單位歸檔保存；林權爭議、來信來訪、矛盾糾紛調處等材料，由受理機關或單位歸檔保存。 二要明確保管期限。保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。本機關、本單位的政策性文件；重要會議、重大活動、重要業務文件；重要問題的請示與批復，重要的報告、總結、統計、匯總材料；重要的合同協議、憑證性文件材料；上、下、同級機關關于重要業務問題的往來文件等，應定為永久保管。上級機關頒發的需要本機關、本單位貫徹執行的文件和一般職能活動形成的一般性、過程性文件可定為定期保管。 三要明確分類方法。林權改革檔案一般應作為文書檔案進行管理。產生業務文件較多的機關或單位，可再按照合同類、林權登記類、調查類、綜合類等進行類目設置，也可結合本地工作實際情況采取其他適當的分類方法。 四、規范林權改革檔案管理工作 各級林業部門要根據檔案管理的有關法律法規，健全各項管理制度，規范和加強林權改革檔案管理，確保檔案工作質量。 一要確保檔案的形成質量。歸檔文件應為原件，因特殊原因留存復制件的，必須由經辦人核準，并注明原件的存放處。凡需歸檔的文件材料要確保真實有效，做到字跡工整、數據準確、圖樣清晰，簽字蓋章、日期等具有法律效用的標識完整齊備，使用的書寫材料、紙張和裝訂材料等應符合檔案保護的要求。照片和圖片要有文字說明。非紙質材料要配以相應的目錄和說明，并確保載體的有效性，重要的電子文件要使用不可擦寫光盤，并制成紙質檔案保存。 二要做好檔案的收集整理。各級林業部門及有關單位，應指定專人負責林權改革檔案的整理工作。參與林權改革工作的單位和個人，應嚴格執行檔案管理制度，已辦理完畢需歸檔的文件材料應及時歸檔，不得據為己有和拒絕歸檔。林權改革檔案中的文件類材料，一般應按年度歸檔整理；資源調查、林權勘驗等圖紙資料，一般應裝訂或折疊成冊，林權登記檔案材料，一般以宗地為單位保管，在完成工作后及時歸檔；權屬發生變化時，應及時補充變更記錄。林權改革文件歸檔整理后，應編制檔案檢索目錄，有條件的單位應建立檔案信息管理系統。 三要做好檔案的保管和移交。各級林業部門要明確林權改革檔案保管的責任單位，根據工作需要配備檔案庫房或檔案專柜及相應的設施設備，采取各種防范措施，切實做好防火、防盜、防潮、防光、防污染、防鼠、防蟲等工作，確保檔案安全。村級林權改革檔案應指定專人進行保管，對不具備檔案安全保管條件的可由鄉鎮代為保管。縣級林權改革檔案要按照國家有關法律、法規規定，在保管一定期限后按時向縣級國家綜合檔案館移交，不具備檔案安全保管條件的單位可提前移交。 四要做好檔案的利用服務。縣級林權改革檔案除確需保密的之外，應當按照有關規定，為社會提供利用服務。在提供檔案利用服務時，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。檔案移交單位利用有關檔案資料時，各級國家綜合檔案館應做好服務工作，免收除復制成本費外的其他各種費用，并為查閱檔案提供便利條件。 五、切實加強對林權改革檔案管理工作的領導 一要加強組織領導。各級林業部門及有關單位要高度重視林權改革檔案工作，加強領導，精心組織，納入林權改革工作計劃同步進行，確保檔案工作人員、資金、設備及時到位，為檔案管理工作的順利開展提供保障。 二要完善工作機制。各級林業部門和有關單位要加強檔案工作研究，建立檔案工作領導人負責制和檔案管理人員責任制，配備業務素質高、工作責任心強的人員負責林權改革檔案工作，健全各項制度，完善檔案工作體系。要加強對檔案工作人員的業務技術培訓，提高業務素質。檔案工作人員要認真執行檔案工作的各項規章制度，嚴格按照有關要求，認真做好林權改革檔案工作。 三要加強檢查指導。各級林業和檔案部門要密切配合，通力協作，加強對林權改革檔案工作的檢查指導，把檔案工作納入林權改革成果檢查驗收項目，確保檔案工作健康有序地進行。各級檔案行政管理部門要主動為林權改革檔案工作提供業務咨詢和技術服務。各地要通過多種形式，加強工作交流，推廣先進經驗和做法，對做出突出成績的給予表揚和獎勵；對工作不到位的要限期整改，切實提高檔案工作管理水平，確保林權改革檔案管理工作質量。各地可根據以上意見，結合本地實際，制訂具體的林權改革檔案管理辦法。 國家林業局 二OO七年三月九日