第一章　總則

　　第二章　立卷任務的劃分

　　第三章　立卷要求

　　第四章　歸檔時限和要求

　　第五章　檔案的利用

　　第六章　檔案的保密

　　第七章　檔案庫房管理

　　第八章　附則

　　第一章　總則

　　第一條　為了加強國家體育總局（以下簡稱“體育總局”）檔案工作的業務建設，實現檔案工作規范化，提高檔案的科學管理水平，根據《中華人民共和國檔案法》及有關規定，制定本辦法。

　　第二條　體育總局在工作活動中直接形成的、辦理完畢的、具有保存價值的各種載體的文件材料（包括照片、錄音帶、錄像帶、軟盤、印模等非紙質材料）均屬歸檔范圍。

　　第三條　各種專門檔案，如會計、基建、保衛、科技等各類文件材料，按照國家有關規定進行立卷歸檔。

　　第四條　凡屬立卷歸檔的文件材料，體育總局機關由各廳、司、局（以下簡稱各部門）分別立卷，辦公廳集中統一管理；直屬單位由各處室分別立卷，辦公室集中統一管理，任何部門和個人不得分散保存檔案。

　　第二章　立卷任務的劃分

　　第五條　各部門負責本部門主辦文件材料的立卷。

　　第六條　舉辦全國性的單項體育比賽形成的文件材料，由主管項目運動管理中心立卷。

　　第七條　舉辦全國性或洲以上的綜合性運動會及其它重大國際體育比賽形成的文件材料，按照《大型運動會檔案管理辦法》的有關規定，由承辦單位整理立卷，運動會結束后將正本或復印件向辦公廳移交。

　　第八條　參加在國外舉行的奧運會、亞運會等綜合性體育比賽形成的文件材料，綜合性的由對外聯絡司立卷，技術性的由競技體育司立卷。

　　第九條　參加在國外舉行的單項體育比賽形成的文件材料，綜合性的由對外聯絡司立卷，技術性的由各項目運動管理中心立。

　　第十條　兩個部門以上會簽的文件，由主辦部門立卷。

　　第十一條　體育總局與其他部、委的聯合行文，以體育總局為主的，立卷存定稿（原稿）和正本；不以體育總局為主的，立卷存復印件和正本。

　　第十二條　全國性重要會議形成的文件材料，由辦公廳和政法司根據各自的職能分別立卷。各種專業性會議形成的文件材料由主辦部門立卷。

　　第十三條　凡經中央政治局委員、中央書記處書記、國務院副總理、全國人大副委員長和全國政協副主席以上領導同志審批、修改過的文電原稿，由辦公廳局長辦公室退主管部門立卷。以上領導同志有關體育工作的講話、談話記錄、題詞等，由記錄人整理后交辦公廳局長辦公室統一立卷。

　　第三章　立卷要求

　　第十四條　以文件的自然形成規律和保持文件之間的歷史聯系為原則，靈活運用問題、名稱、通訊者、時間、作者、地區六個特征，區別不同價值（保管期限）進行立卷。

　　第十五條　立卷人在立卷時，必須確定文件是否辦理完畢，文件、文件稿本及文件材料是否完整、齊全。

　　第十六條　同一問題、同一會議、同一比賽、同一案件的文件以及正本與定稿、正件與附件、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，應當立在一起，不得分開。

　　第十七條　文件和電報、電傳應當按照內容的聯系，合并整理、立卷，傳真件須復印后存檔。

　　第十八條　一般文件放在寫成年；跨年度的文件放在辦結年；年度計劃、總結、報表、預決算等文件放在針對年；長遠計劃放在針對的頭一年；法規性的文件放在公布或批準的年度；非訴訟案件放在結案年；專門年度形成的文件按專門年度立卷；為某項工作或某次會議準備的文件或參考材料，應當與該項工作或該次會議的文件一同立卷。

　　第十九條　照片、錄音帶、錄像帶、軟盤、宣傳品、獎品。印模等，應與相關的紙質文件材料一同歸檔，聲像材料應標明時間、地點、內容和作者。

　　第二十條　案卷厚度不得超過2厘米。

　　第二十一條　卷內文件的排列按照時間順序或重要程度排列。

　　下列情況的排列方法是：

　　（一）密不可分的文件批復在前，請示在后；正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后。

　　（二）重要文件的歷次稿，最后定稿在前，其它歷次稿依次排列。

　　（三）獎懲、信訪、案件等類型的文件材料，結果、結論。判決性材料在前，依據性文件材料在后。

　　第二十二條　編寫卷內文件頁號。卷內文件材料經過系統排列后，應當統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角鉛筆填寫頁號。

　　第二十三條　填寫卷內目錄。卷內目錄上的各個項目應當用鋼筆填寫齊全，字跡工整。一份文件包括正本和定稿，為一個順序號。文號是指文件的發文字號。責任者是指制發文件的組織即文件的發文機關，以印章為依據。標題不得更改或簡化，標題結構不完整，缺少問題部分的應加以補寫，沒有標題的文件應當根據文件內容擬寫標題。日期是指文件的成文日期。填寫目錄頁號時，前面的各份文件只填寫起頁號，最后一份文件填寫起止兩個頁號。卷內目錄放在卷首。

　　第二十四條　填寫卷內備考表。備考表用于填寫卷內需要說明的情況。應當寫明卷內文件的實有頁數，文件和文件稿本是否齊全，并填寫立卷人、檢查人（指處負責人）及日期。卷內備考表放在卷尾。

　　第二十五條　填寫案卷封面。

　　（一）案卷封面上的各個項目應當以廳、司、局為單位統一填寫，字跡工整、清晰。部門、標題、年度三項用鋼筆或毛筆填寫，其余各項用鉛筆填寫，不得使用圓珠筆或彩色筆。

　　（二）案卷標題要簡明確切地反映卷內文件內容，一般包括作者、問題、名稱三部分。

　　（三）案卷的保管期限須按照《國家體育總局文書檔案保管期限表》確定。

　　（四）年度指案卷歸屬的時間。

　　第二十六條　案卷裝訂。

　　（一）案卷裝訂前應當對文件材料進行全面檢查。對破損的文件材料，應當進行修補。裝訂部位過窄或裝訂部分有字跡的文件，要用紙加襯邊。紙面過小的書寫材料，要加貼襯紙。紙張大于卷皮的文件材料，要按卷皮大小折疊整齊。對字跡模糊或褪色的文件材料，應當予以復制或附上謄寫清楚的手抄稿。復制件附于原件后一并歸檔。重要外文文件應當譯成中文。

　　（二）案卷由立卷人裝訂，文件的左側和下方要對齊，在左側用雙線三孔裝訂。裝訂要做到結實、整齊、不掉頁、不倒頁。不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。裝訂長度在16厘米左右。

　　（三）裝訂時要去掉文件上的曲別針、大頭針、訂書釘等金屬制品。

　　第四章　歸檔時限和要求

　　第二十七條　凡具有保存價值的文件材料，均應在第二年的第一季度前，機關由各部門秘書將案卷集中，統一向辦公廳檔案處歸檔；直屬單位由各處室分別立卷，交辦公室集中統一管理。

　　第二十八條　歸檔時。機關各部門秘書和各直屬單位辦公室負責檔案工作的人員。應當對案卷質量進行檢查，對案卷進行系統排列（如按處、按項目順序排列），并填寫案卷目錄一式2份。案卷目錄上的標題必須和案卷封面上的標題一致。

　　第五章　檔案的利用

　　第二十九條　辦公廳保管的檔案主要供體育系統使用，不對社會開放。

　　第三十條　借閱檔案的審批、登記手續。

　　（一）借閱本部門的檔案一般不須經過審批手續；

　　（二）借閱其他部門未經公開的檔案，須經檔案所屬部門的領導批準；

　　（三）借閱黨務、紀檢、監察、人事、審計、保衛等方面的檔案，須經有關主管部門領導批準；

　　（四）借閱黨組的檔案須經辦公廳領導批準；

　　（五）直屬單位和外單位借閱檔案，必須持本單位介紹信，注明利用者的身份，利用檔案的目的與范圍，經辦公廳領導或相關部門領導批準；

　　（六）借閱者應填寫“借閱檔案登記表”。

　　第三十一條　重要檔案只能在檔案處查閱，不得借出。

　　第三十二條　借閱檔案者必須遵守以下規定：

　　（一）對所借檔案應當妥善保存，注意保密，保持檔案原貌的清潔、完整與安全。不得轉借，不準在案卷上標注符號，不準涂改、偽造、損毀、拆散、抽取、銷毀檔案，不準擅自出版、公布和復印檔案，不得擅自將檔案帶出機關。

　　（二）借閱者出差、出國、休假或調動工作時，應將所借檔案全部歸還檔案處。

　　（三）借閱檔案的期限為1個月，到期不能歸還，應辦理續借手續。

　　第三十三條　借閱者如有違反第三十一條的行為，將按照《檔案法》的有關規定酌情給予如下處罰：

　　（一）通報批評；

　　（二）賠償損失；

　　（三）罰款；

　　（四）沒收非法所得；

　　（五）追究行政責任；

　　（六）追究法律責任。

　　以上處罰，可單獨或合并使用。

　　第六章　檔案的保密

　　第三十四條　各廳、司、局和各直屬單位工作人員應當嚴格遵守國家有關保密的法律及行政法規，確保檔案的安全。

　　（一）檔案在未向社會開放前，任何組織和個人無權公布檔案內容，或擅自擴大利用范圍。

　　（二）嚴禁將檔案帶往國外、外地、家中及公共場所。嚴禁郵寄檔案。外出工作必須攜帶檔案時，必須經主管領導批準，并采取必要的安全措施。

　　（三）不得在公共場所和家屬、子女、親友面前，或在電話和通信中談論檔案的秘密問題。

　　第三十五條　違反檔案保密制度，私自提供、抄錄、擴散和公布檔案的內容，造成失密、泄密事故的；私自將檔案贈送和出賣給外國人的；私自攜運和郵寄檔案出境的，對直接責任者，應限期追回有關檔案（包括檔案復制件），并追究其法律責任。

　　第三十六條　銷毀檔案必須登記造冊，經主管領導批準，派專人監督銷毀。

　　第七章　檔案庫房管理

　　第三十七條　檔案人員要忠于職守，確保檔案的完整與安全。

　　第三十八條　檔案庫房是機要重地，非檔案工作人員不得隨便進入。因公需要進人者，必須由檔案人員陪同。

　　第三十九條　根據庫房溫度、濕度的要求，做好通風、降溫、去濕工作。

　　第四十條　保持庫房設備整潔，力求做到無塵、無霉、無蟲蛀、無鼠害、無雜物。

　　第四十一條　庫房內禁止吸煙和存放易燃、易爆物品及酸堿腐蝕性化學制品。

　　第四十二條　庫房內的消防設備應當經常檢查，使之保持完好。

　　第四十三條　人離庫房要斷電、鎖門。

　　第四十四條　庫內所保管的檔案一年進行一次全面清查，發現問題及時向分管領導報告，并采取積極有效措施，保護檔案安全。

　　第八章　附則

　　第四十五條　本辦法自下發之日起施行。1996年11月25日修訂的《國家體委機關文書檔案管理辦法》同時廢止。