第一條 制定目的

為了確保本公司通訊工作的有效運行，特制訂此規定以規范公司必要的通訊業務，以及管理或處置基準。

第二條 適用范圍

本公司的通訊事務，指電傳或圖文傳真、電話、電報和郵寄等業務工作。

第三條 負責機構

本公司的通訊事務統一由_____部門負責管理。

第四條 本規定具體內容

一、責任人的職責

1．具體工作內容

（1）必須了解通訊設施的結構、性能；必須熟練掌握設備的使用方法；努力提高通訊技能。

（2）嚴格遵守各種法規以及公司的各種規章制度；掌握通訊工作的一般規律，有機地把各種設備的各種關系聯系起來，以保證有效地運用通訊手段，順利地開展通訊工作。

（3）注意愛惜各種設備與設施，小心地使用與保管，使設施始終處于完好的狀態。

（4）注意通訊事務上的保密工作，防止泄密或被私人所利用。

2．外部公關職責

通訊工作負責人必須注意與外部通訊機構如郵政局、電報電話局的關系，保持與這些機構的聯系，消除在通訊業務上的各種障礙。

3．調整與指導職責

通訊工作負責人必須注意對部門內，以及部門之間的通訊業務作出分析與研究，及時對各種通訊設施以及通訊業務關系作出調整，并且注意對通訊業務人員進行調整和教育培訓。

4．異常狀態下的處理

通訊工作負責人必須注意在通訊設備出現異常或故障的情況下，如何確保通訊工作的正常進行。

5．禁止私用

本公司的通訊設備與手段，一律禁止用于私事。

二、責任人工作原則

1．必要性

注意通訊的必要性、效果、安全性與經濟性。

2．合理性

注意根據通訊的目的，選擇必要的通訊手段與方式。

3．高效性

重要或重大業務工作，必須考慮同時采用幾種通訊方式，并注意追蹤，以確保信息傳遞的準確、及時與完整性。

三、通訊事務的分類

通訊事務一般分為四類：

1．電傳或圖文傳真

2．電話

3．電報

4．郵寄

四、通訊事務具體內容

1．電傳或圖文傳真

（1）電傳的利用_____各_____部門間的往來正常業務聯系、通知等，除非出現不得不使用其他通訊手段的情況，一律采用電傳（或圖文傳真）。

（2）電傳的安置_____電傳（或傳真）專用線的敷設、設備的添置計劃與實施，全部由_____負責。

（3）電傳的收發_____發電傳必須統一用公司規定的格式進行，電傳行文要盡可能簡單明了，直接發給收件人。電傳室（或收發室）接到電傳后，即時用電話通知收件人。收件人在接到電話通知后，應盡快前往領取。

2．電話

（1）應對與通話原則電話應對原則上應簡單扼要，并注意用語的品位，確保通話的準確與禮貌。

（2）內線電話在使用內線電話時，注意遵守通訊原則，避免加重總機工作的壓力與負擔_____。

（3）長途電話除了必須使用長途電話的情況外，諸如一些必須即問即答，即答即決的業務聯系，一些其他方式難以保密的業務聯系，一些其他通訊方式難以確保的業務聯系等等，原則上不采用長途電話方式。

（4）市外電話管理打長途電話，必須向_____請示，不經允許不得使用。各_____部門必須根據所在部門的業務特點，規定長途電話的請示與批準方式，以及允許打長途電話的業務范圍、地域范圍等等。

（5）報告

A、通訊工作負責人必須每天檢查長途電話的情況，每月一次向______做出報告。

B、通訊工作負責人，必須就下列情況向_____做出及時報告。

a、局線電話的設置與廢除。

b、電話號碼的變更。

c、電話專用線的設置與廢除。

d、自動交換設備的設置與廢除。

3．電報

（1）電報的利用__________電報用于緊急聯絡的情況與事件，以及難以通訊或通訊聯系不便的地域；此外，在深夜或其他不利于通訊的時間里，可以根據收信人的可能狀況做出判斷，采用電報的方法傳遞信息。

（2）采用電報方式，必須經_____同意。

（3）收發電報_____收發電報事務，包括電文的記錄、電報費用的支付等，原則上由_____擔當。

（4）報告_____通訊工作負責人必須就電報省略符號的修改、廢除，向_____做出報告。

第五條 附則

本規定經_____核準后實施，增設修訂亦同。

本規定最終解釋權歸_____。