衛(wèi)辦文檔發(fā)〔2008〕103號 衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組內(nèi)設(shè)各組、部機關(guān)各司局: 四川汶川“5.12”特大地震發(fā)生后,我部迅速成立了衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組,下設(shè)辦公室、醫(yī)療救治組、宣傳信息組、衛(wèi)生防疫組、物資保障組和前方綜合協(xié)調(diào)組,有力、有序、有效地領(lǐng)導(dǎo)全國衛(wèi)生抗震救災(zāi)工作。同時我部作為國務(wù)院抗震救災(zāi)總指揮部衛(wèi)生防疫組的組長單位,在總指揮部領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門開展抗震救災(zāi)中的醫(yī)療救治和衛(wèi)生防疫工作。隨著抗震救災(zāi)工作的全面開展,我部抗震救災(zāi)工作相繼產(chǎn)生了大量的文件材料。這些文件材料全面客觀地反映了我部在黨中央、國務(wù)院和中央軍委的堅強領(lǐng)導(dǎo)下積極投入抗震救災(zāi),嚴(yán)格履行職責(zé),全力保護人民群眾生命安全的真實情況,成為這段歷史的原始記錄和見證。完整、及時、規(guī)范地收集、整理、保管好抗震救災(zāi)工作中形成的文件材料,是做好抗震救災(zāi)工作的重要組成部分。為了確保國務(wù)院抗震救災(zāi)總指揮部衛(wèi)生防疫組辦公室和衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組內(nèi)設(shè)各組、部機關(guān)各司局(以下統(tǒng)稱各單位)在繼續(xù)開展抗震救災(zāi)工作的同時及時做好抗震救災(zāi)文件材料歸檔工作,加強抗震救災(zāi)文件材料收集與整理,現(xiàn)就有關(guān)工作提出如下要求: 一、實行集中統(tǒng)一管理 各單位產(chǎn)生的有關(guān)抗震救災(zāi)方面的各門類、各種載體的文件材料均應(yīng)歸檔,由辦公廳實行集中統(tǒng)一管理。任何單位、個人不得以任何理由將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料據(jù)為己有,更不應(yīng)出現(xiàn)丟失、損毀歸檔文件材料的現(xiàn)象。 二、明確歸檔工作責(zé)任 各單位均要把抗震救災(zāi)文件材料整理歸檔工作列入職責(zé)范圍,盡到第一責(zé)任人的義務(wù)和責(zé)任,明確專人負(fù)責(zé)具體歸檔工作。 三、歸檔文件界限劃分 以國務(wù)院抗震救災(zāi)總指揮部衛(wèi)生防疫組名義辦理的文件、信函、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、會議紀(jì)要、簡報、信息資料以及衛(wèi)生防疫組各組成部門與我部往來的各類文件資料等的歸檔工作由衛(wèi)生應(yīng)急辦公室負(fù)責(zé)。 衛(wèi)生部抗震救災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組內(nèi)設(shè)各組負(fù)責(zé)收集整理本組以衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組名義起草的文件、電報、會議紀(jì)要、信函、簡報、信息,以衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組名義開展工作時與相關(guān)部門往來的文件資料、信函、電報、電子文件,各地衛(wèi)生行政部門和醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)以抗震救災(zāi)小組名義上報衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組的文件資料等。 在抗震救災(zāi)期間,各單位以衛(wèi)生部或衛(wèi)生部辦公廳名義發(fā)出的文件、電報、資料等,由發(fā)文或承辦司局負(fù)責(zé)文件收集整理,納入2008年部機關(guān)常設(shè)機構(gòu)年度歸檔工作進行歸檔。 四、歸檔時間 自本通知下發(fā)之日起,各單位即應(yīng)著手進行文件材料收集整理歸檔工作。在衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組內(nèi)設(shè)各組結(jié)束工作時,應(yīng)同步完成文件材料整理歸檔工作并向辦公廳文檔處移交檔案;沒有完成歸檔工作的單位不應(yīng)解散。 五、抗震救災(zāi)文件材料歸檔范圍和檔案整理方法 見附件1、2。 六、歸檔工作監(jiān)督和技術(shù)指導(dǎo) 衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室負(fù)責(zé)抗震救災(zāi)文件材料歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作;辦公廳文檔處進行具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)。歸檔工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)聯(lián)系人:辦公廳文檔處　黃淼晶,電話:2450。 附件:1.抗震救災(zāi)文件材料歸檔范圍 2.抗震救災(zāi)檔案整理方法 3.檔案目錄格式 二○○八年六月二日 附件1 抗震救災(zāi)文件材料歸檔范圍 抗震救災(zāi)文件材料歸檔總范圍是:在抗震救災(zāi)工作中形成、具有查考利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子載體等均應(yīng)收集歸檔。具體內(nèi)容可參考以下條目。 一、黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人關(guān)于衛(wèi)生抗震救災(zāi)工作的重要批示、指示、講話稿,反映領(lǐng)導(dǎo)同志在衛(wèi)生抗震救災(zāi)工作中的宣傳報道、活動照片、錄音錄像;國務(wù)院抗震救災(zāi)總指揮部印發(fā)的會議紀(jì)要、文件、電報、函件、信息資料。 二、國務(wù)院抗震救災(zāi)總指揮部各組與衛(wèi)生防疫組之間往來的重要文件、電報、信函、信息資料、電子文件以及宣傳報道、活動照片、錄音錄像;國務(wù)院抗震救災(zāi)總指揮部衛(wèi)生防疫組各組成部門報送衛(wèi)生防疫組辦公室的各類文件資料。 三、衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組在抗震救災(zāi)工作中作出的重大決策,制定的工作預(yù)案、技術(shù)規(guī)范、操作指南和監(jiān)測方案,以衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組名義召開的專門會議形成的文件材料。以衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組名義形成、往來的公文、函件、電報、傳真、簡報資料。 四、抗震救災(zāi)工作組織機構(gòu)、職能分工等文件材料。 五、抗震救災(zāi)工作中疫情統(tǒng)計、疫情信息、疫情個案分析;抗震救災(zāi)工作中派遣醫(yī)療隊的相關(guān)文件材料;衛(wèi)生抗震救災(zāi)工作進展、醫(yī)療救治情況、災(zāi)情報告、衛(wèi)生監(jiān)督、外事工作等文件材料。 六、組織抗震救災(zāi)物品和有關(guān)保障災(zāi)區(qū)醫(yī)療救治、傷病員運送、衛(wèi)生防疫、愛國衛(wèi)生、生活物品配備、匯總、儲備等方面的文件材料;救災(zāi)物品和資金的使用、管理等方面的文件材料。 七、接受社會(國內(nèi)外)捐贈的有關(guān)文件資料。 八、災(zāi)后重建的規(guī)劃、實施、管理等相關(guān)的文件材料;抗震救災(zāi)工作的小結(jié)、總結(jié)、報告、大事記等文件材料。 九、抗震救災(zāi)中的先進集體和先進個人事跡的文字材料、錄音錄像、照片光盤。 十、抗震救災(zāi)工作中群眾來信處理情況材料。 十一、抗震救災(zāi)中醫(yī)療救治、衛(wèi)生防疫、愛國衛(wèi)生、衛(wèi)生監(jiān)督等方面的新聞報道、科普宣傳等文件材料。 十二、抗震救災(zāi)中醫(yī)療、防疫、監(jiān)督工作現(xiàn)場調(diào)查、采集、登記、檢測材料。 十三、各地抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組報送衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組的重要文件材料。 十四、其他在抗震救災(zāi)工作中形成的具有查考和保存價值的文件材料。 附件2 抗震救災(zāi)檔案整理方法 一、整理原則 按照歷史唯物主義原則和實事求是的方法對抗震救災(zāi)檔案進行整理。 二、分類方案 抗震救災(zāi)檔案按照年度-組織機構(gòu)-問題-文件的原則進行分類(本整理方法只針對國務(wù)院抗震救災(zāi)總指揮部衛(wèi)生防疫組辦公室和衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組內(nèi)設(shè)各組的歸檔工作,在抗震救災(zāi)期間以衛(wèi)生部或衛(wèi)生部辦公廳名義形成的文件材料的歸檔納入2008年度部機關(guān)日常歸檔工作)。 三、保管期限 抗震救災(zāi)檔案均按永久期限進行保管。 四、分類 各組按照抗震救災(zāi)檔案分類方案分別進行文件材料的分類整理,具體方法是: (一)分年度:至今年底前產(chǎn)生的文件材料的年度均為2008年。 (二)分機構(gòu):按照衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組內(nèi)設(shè)各組進行機構(gòu)分類,分別是辦公室、醫(yī)療救治組、衛(wèi)生防疫組、宣傳信息組、物資保障組和前方綜合協(xié)調(diào)組。同一機構(gòu)產(chǎn)生的文件材料集中在一起,不同機構(gòu)產(chǎn)生的文件材料應(yīng)區(qū)別開來。 國務(wù)院抗震救災(zāi)總指揮部衛(wèi)生防疫組辦公室作為單獨歸檔機構(gòu)。 (三)分問題:各組產(chǎn)生的文件材料,按照最小化原則,將一個內(nèi)容聯(lián)系密切、客觀事實上相對獨立的事件確定為一個問題。相同問題的文件材料集中在一起,不同問題的文件材料應(yīng)區(qū)別開來。 以某一問題開始的時間為準(zhǔn),時間早的排列在先,時間晚的排列在后。 (四)分件:件是最小的檔案管理單位。帶有發(fā)文字號或編號的文件均可分為一件,一般有通知、通報、會議紀(jì)要、請示、報告、信函、簡報、信息等。沒有發(fā)文字號或編號但相對獨立的文件可分為一件,一般有內(nèi)部請示、報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、電話記錄、信函等。 同一問題內(nèi)文件的排列,按照文件的承辦順序或時間順序進行,先承辦或時間在前的排列在先,相反則排列在后。 每一份文件的排列要求是印件在前、簽發(fā)稿在后,正件在前、附件在后,批復(fù)在前、請示在后,中文文件在前、外文文件在后。公文(含電報)歸檔的排列原則是印件在前、簽發(fā)稿居中、辦文說明在后。 沒有上述情況的文件可直接進行排列。 五、整理 (一)裝訂: 在以上分類的基礎(chǔ)上,將每一份文件用長尾夾在文件的左側(cè)裝訂。 (二)加蓋歸檔檢索章: 經(jīng)過裝訂的每一份文件,需在文件首頁的右上角加蓋歸檔檢索章,要求蓋章要清晰、端正。蓋章后要按以下要求填寫歸檔檢索章內(nèi)容: 1.全宗號:暫不填。 2.年度:填寫2008年(至今年底前)。 3.期限:填寫永久。 4.機構(gòu):按照衛(wèi)生部抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組內(nèi)設(shè)各組、國務(wù)院抗震救災(zāi)總指揮部衛(wèi)生防疫組辦公室名稱填寫。 5.頁數(shù):填寫每一份文件的件內(nèi)張數(shù)。 6.盒號:暫不填。 7.件號:各組的件號均從1開始排列。 (三)裝盒: 根據(jù)上述的處理結(jié)果,將文件按分類整理的順序依次裝入檔案盒中,每一盒以裝五分之四為宜,不要裝填過滿。檔案盒上各檢索項目按以下要求填寫: 1.全宗號:暫不填。 2.保管期限:填寫永久。 3.年度:填寫2008年。 4.機構(gòu)(或問題):填寫各組名稱(用鉛筆填寫)。 5.盒號:暫不填。 6.起止件號:本盒內(nèi)的文件的開始號和終止號。 (四)目錄的制作: 按照檔案目錄格式(見附件3)的要求,填寫歸檔文件目錄。檔案目錄統(tǒng)一用Excel制作。 六、檔案裝具的領(lǐng)取 歸檔所用的檔案盒和長尾夾在辦公廳文檔處領(lǐng)取。 七、檔案移交 各組歸檔工作完成后,須將所歸檔案、檔案目錄一份和目錄磁盤交給抗震救災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室,由其統(tǒng)一移交辦公廳文檔處。