衛辦文檔發〔2008〕103號 衛生部抗震救災工作領導小組內設各組、部機關各司局: 四川汶川“5.12”特大地震發生后,我部迅速成立了衛生部抗震救災工作領導小組,下設辦公室、醫療救治組、宣傳信息組、衛生防疫組、物資保障組和前方綜合協調組,有力、有序、有效地領導全國衛生抗震救災工作。同時我部作為國務院抗震救災總指揮部衛生防疫組的組長單位,在總指揮部領導下負責組織協調相關部門開展抗震救災中的醫療救治和衛生防疫工作。隨著抗震救災工作的全面開展,我部抗震救災工作相繼產生了大量的文件材料。這些文件材料全面客觀地反映了我部在黨中央、國務院和中央軍委的堅強領導下積極投入抗震救災,嚴格履行職責,全力保護人民群眾生命安全的真實情況,成為這段歷史的原始記錄和見證。完整、及時、規范地收集、整理、保管好抗震救災工作中形成的文件材料,是做好抗震救災工作的重要組成部分。為了確保國務院抗震救災總指揮部衛生防疫組辦公室和衛生部抗震救災工作領導小組內設各組、部機關各司局(以下統稱各單位)在繼續開展抗震救災工作的同時及時做好抗震救災文件材料歸檔工作,加強抗震救災文件材料收集與整理,現就有關工作提出如下要求: 一、實行集中統一管理 各單位產生的有關抗震救災方面的各門類、各種載體的文件材料均應歸檔,由辦公廳實行集中統一管理。任何單位、個人不得以任何理由將應當歸檔的文件材料據為己有,更不應出現丟失、損毀歸檔文件材料的現象。 二、明確歸檔工作責任 各單位均要把抗震救災文件材料整理歸檔工作列入職責范圍,盡到第一責任人的義務和責任,明確專人負責具體歸檔工作。 三、歸檔文件界限劃分 以國務院抗震救災總指揮部衛生防疫組名義辦理的文件、信函、領導講話稿、會議紀要、簡報、信息資料以及衛生防疫組各組成部門與我部往來的各類文件資料等的歸檔工作由衛生應急辦公室負責。 衛生部抗震救災領導小組內設各組負責收集整理本組以衛生部抗震救災工作領導小組名義起草的文件、電報、會議紀要、信函、簡報、信息,以衛生部抗震救災工作領導小組名義開展工作時與相關部門往來的文件資料、信函、電報、電子文件,各地衛生行政部門和醫療衛生機構以抗震救災小組名義上報衛生部抗震救災工作領導小組的文件資料等。 在抗震救災期間,各單位以衛生部或衛生部辦公廳名義發出的文件、電報、資料等,由發文或承辦司局負責文件收集整理,納入2008年部機關常設機構年度歸檔工作進行歸檔。 四、歸檔時間 自本通知下發之日起,各單位即應著手進行文件材料收集整理歸檔工作。在衛生部抗震救災工作領導小組內設各組結束工作時,應同步完成文件材料整理歸檔工作并向辦公廳文檔處移交檔案;沒有完成歸檔工作的單位不應解散。 五、抗震救災文件材料歸檔范圍和檔案整理方法 見附件1、2。 六、歸檔工作監督和技術指導 衛生部抗震救災工作領導小組辦公室負責抗震救災文件材料歸檔工作的監督、檢查和指導工作;辦公廳文檔處進行具體業務指導。歸檔工作業務指導聯系人:辦公廳文檔處　黃淼晶,電話:2450。 附件:1.抗震救災文件材料歸檔范圍 2.抗震救災檔案整理方法 3.檔案目錄格式 二○○八年六月二日 附件1 抗震救災文件材料歸檔范圍 抗震救災文件材料歸檔總范圍是:在抗震救災工作中形成、具有查考利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子載體等均應收集歸檔。具體內容可參考以下條目。 一、黨和國家領導人關于衛生抗震救災工作的重要批示、指示、講話稿,反映領導同志在衛生抗震救災工作中的宣傳報道、活動照片、錄音錄像;國務院抗震救災總指揮部印發的會議紀要、文件、電報、函件、信息資料。 二、國務院抗震救災總指揮部各組與衛生防疫組之間往來的重要文件、電報、信函、信息資料、電子文件以及宣傳報道、活動照片、錄音錄像;國務院抗震救災總指揮部衛生防疫組各組成部門報送衛生防疫組辦公室的各類文件資料。 三、衛生部抗震救災工作領導小組在抗震救災工作中作出的重大決策,制定的工作預案、技術規范、操作指南和監測方案,以衛生部抗震救災工作領導小組名義召開的專門會議形成的文件材料。以衛生部抗震救災工作領導小組名義形成、往來的公文、函件、電報、傳真、簡報資料。 四、抗震救災工作組織機構、職能分工等文件材料。 五、抗震救災工作中疫情統計、疫情信息、疫情個案分析;抗震救災工作中派遣醫療隊的相關文件材料;衛生抗震救災工作進展、醫療救治情況、災情報告、衛生監督、外事工作等文件材料。 六、組織抗震救災物品和有關保障災區醫療救治、傷病員運送、衛生防疫、愛國衛生、生活物品配備、匯總、儲備等方面的文件材料;救災物品和資金的使用、管理等方面的文件材料。 七、接受社會(國內外)捐贈的有關文件資料。 八、災后重建的規劃、實施、管理等相關的文件材料;抗震救災工作的小結、總結、報告、大事記等文件材料。 九、抗震救災中的先進集體和先進個人事跡的文字材料、錄音錄像、照片光盤。 十、抗震救災工作中群眾來信處理情況材料。 十一、抗震救災中醫療救治、衛生防疫、愛國衛生、衛生監督等方面的新聞報道、科普宣傳等文件材料。 十二、抗震救災中醫療、防疫、監督工作現場調查、采集、登記、檢測材料。 十三、各地抗震救災工作領導小組報送衛生部抗震救災工作領導小組的重要文件材料。 十四、其他在抗震救災工作中形成的具有查考和保存價值的文件材料。 附件2 抗震救災檔案整理方法 一、整理原則 按照歷史唯物主義原則和實事求是的方法對抗震救災檔案進行整理。 二、分類方案 抗震救災檔案按照年度-組織機構-問題-文件的原則進行分類(本整理方法只針對國務院抗震救災總指揮部衛生防疫組辦公室和衛生部抗震救災工作領導小組內設各組的歸檔工作,在抗震救災期間以衛生部或衛生部辦公廳名義形成的文件材料的歸檔納入2008年度部機關日常歸檔工作)。 三、保管期限 抗震救災檔案均按永久期限進行保管。 四、分類 各組按照抗震救災檔案分類方案分別進行文件材料的分類整理,具體方法是: (一)分年度:至今年底前產生的文件材料的年度均為2008年。 (二)分機構:按照衛生部抗震救災工作領導小組內設各組進行機構分類,分別是辦公室、醫療救治組、衛生防疫組、宣傳信息組、物資保障組和前方綜合協調組。同一機構產生的文件材料集中在一起,不同機構產生的文件材料應區別開來。 國務院抗震救災總指揮部衛生防疫組辦公室作為單獨歸檔機構。 (三)分問題:各組產生的文件材料,按照最小化原則,將一個內容聯系密切、客觀事實上相對獨立的事件確定為一個問題。相同問題的文件材料集中在一起,不同問題的文件材料應區別開來。 以某一問題開始的時間為準,時間早的排列在先,時間晚的排列在后。 (四)分件:件是最小的檔案管理單位。帶有發文字號或編號的文件均可分為一件,一般有通知、通報、會議紀要、請示、報告、信函、簡報、信息等。沒有發文字號或編號但相對獨立的文件可分為一件,一般有內部請示、報告、領導講話稿、電話記錄、信函等。 同一問題內文件的排列,按照文件的承辦順序或時間順序進行,先承辦或時間在前的排列在先,相反則排列在后。 每一份文件的排列要求是印件在前、簽發稿在后,正件在前、附件在后,批復在前、請示在后,中文文件在前、外文文件在后。公文(含電報)歸檔的排列原則是印件在前、簽發稿居中、辦文說明在后。 沒有上述情況的文件可直接進行排列。 五、整理 (一)裝訂: 在以上分類的基礎上,將每一份文件用長尾夾在文件的左側裝訂。 (二)加蓋歸檔檢索章: 經過裝訂的每一份文件,需在文件首頁的右上角加蓋歸檔檢索章,要求蓋章要清晰、端正。蓋章后要按以下要求填寫歸檔檢索章內容: 1.全宗號:暫不填。 2.年度:填寫2008年(至今年底前)。 3.期限:填寫永久。 4.機構:按照衛生部抗震救災工作領導小組內設各組、國務院抗震救災總指揮部衛生防疫組辦公室名稱填寫。 5.頁數:填寫每一份文件的件內張數。 6.盒號:暫不填。 7.件號:各組的件號均從1開始排列。 (三)裝盒: 根據上述的處理結果,將文件按分類整理的順序依次裝入檔案盒中,每一盒以裝五分之四為宜,不要裝填過滿。檔案盒上各檢索項目按以下要求填寫: 1.全宗號:暫不填。 2.保管期限:填寫永久。 3.年度:填寫2008年。 4.機構(或問題):填寫各組名稱(用鉛筆填寫)。 5.盒號:暫不填。 6.起止件號:本盒內的文件的開始號和終止號。 (四)目錄的制作: 按照檔案目錄格式(見附件3)的要求,填寫歸檔文件目錄。檔案目錄統一用Excel制作。 六、檔案裝具的領取 歸檔所用的檔案盒和長尾夾在辦公廳文檔處領取。 七、檔案移交 各組歸檔工作完成后,須將所歸檔案、檔案目錄一份和目錄磁盤交給抗震救災工作領導小組辦公室,由其統一移交辦公廳文檔處。