哈政辦發(fā)〔2008〕9號 各區(qū)、縣（市）人民政府，市政府各委、辦、局： 　　經(jīng)市政府同意，現(xiàn)將《哈爾濱市電子政務(wù)網(wǎng)視頻會議系統(tǒng)管理暫行辦法》予以印發(fā)，請認(rèn)真組織實(shí)施。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　哈爾濱市人民政府辦公廳 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 二○○八年五月十九日 哈爾濱市電子政務(wù)網(wǎng)視頻會議系統(tǒng)管理暫行辦法 　　為加強(qiáng)全市電子政務(wù)網(wǎng)視頻會議系統(tǒng)管理，規(guī)范會議流程，提高會議質(zhì)量，特制定本辦法。 　　一、適用范圍 　　市直部門及各區(qū)、縣（市）政府應(yīng)用市電子政務(wù)網(wǎng)視頻會議系統(tǒng)召開的視頻會議。 　　二、會場分布 　　主會場設(shè)在市政府大樓４樓視頻會議室和12樓常務(wù)會議室。分會場設(shè)在各區(qū)、縣（市）政府和有關(guān)市直部門。分會場單位提出申請的，可授權(quán)其設(shè)置為主會場。 　　三、組織分工 　　市政府辦公廳市長會議秘書室負(fù)責(zé)視頻會議統(tǒng)籌安排，受理各單位召開視頻會議的申請；市政府機(jī)關(guān)事務(wù)管理局會議管理中心負(fù)責(zé)提供主會場資源；市政府計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)中心負(fù)責(zé)管理、操作視頻會議系統(tǒng)；會場投影顯示設(shè)備暫由市信息產(chǎn)業(yè)局管理；各分會場單位負(fù)責(zé)管理和操作本單位視頻會議系統(tǒng)。 　　四、會議通知 　　（一）市政府召開的視頻會議，由市政府辦公廳負(fù)責(zé)通知。 　　（二）視頻會議通知的內(nèi)容包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、視頻會議聯(lián)調(diào)時(shí)間、會前準(zhǔn)備時(shí)間、會議議程和會議要求等。聯(lián)調(diào)時(shí)間應(yīng)確定在召開會議前一天，會前準(zhǔn)備時(shí)間確定在會議開始前一小時(shí)。 　　（三）各分會場單位召開視頻會議或各單位需使用視頻會議系統(tǒng)召開會議的，應(yīng)向市政府辦公廳提出申請，由市長會議秘書室統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排視頻會議資源，各單位再行下發(fā)會議通知。會務(wù)工作由會議承辦單位派員負(fù)責(zé)。 　　五、會議流程 　　（一）聯(lián)調(diào)。各會場視頻會議管理人員要嚴(yán)格按照會議通知的聯(lián)調(diào)時(shí)間進(jìn)行聯(lián)調(diào)試機(jī)，按操作規(guī)程開啟設(shè)備、進(jìn)行調(diào)試。 　　（二）會前聯(lián)調(diào)。會前1小時(shí)進(jìn)行最后聯(lián)調(diào)，各分會場要檢查系統(tǒng)視頻和音頻傳輸情況，如有問題立即與會議主辦單位聯(lián)系。 　　（三）會間管理。在開會期間，管理人員應(yīng)監(jiān)控設(shè)備運(yùn)行情況，根據(jù)現(xiàn)場情況及時(shí)調(diào)整鏡頭和麥克風(fēng)。非管理員不得操作視頻會議設(shè)備。 　　（四）故障處理。如網(wǎng)絡(luò)或設(shè)備出現(xiàn)問題，分會場無法連通主會場，分會場向會議主辦單位報(bào)告后，與會人員到就近分會場參加會議。 　　六、會場要求 　　（一）主會場懸掛“××工作視頻會議”會標(biāo)，各分會場要放置主要領(lǐng)導(dǎo)桌簽。 　　（二）會場內(nèi)視頻設(shè)備要放在固定位置，不要隨意拆裝，要有安全可靠的電源和網(wǎng)絡(luò)接口，并做好設(shè)備防塵工作。 　　（三）會場要具備良好的照明條件，保持清潔，確保視頻圖像清晰。 　　（四）會場所在單位要加強(qiáng)會場安全管理工作。 　　七、人員管理 　　（一）各視頻會議系統(tǒng)分會場單位應(yīng)明確分管領(lǐng)導(dǎo)、落實(shí)視頻會議系統(tǒng)管理部門和人員。 　　（二）如視頻會議系統(tǒng)管理人員有變動，及時(shí)通知市政府計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)中心，并安排新到崗人員接受培訓(xùn)。 　　（三）管理人員必須熟練應(yīng)用視頻會議系統(tǒng)，熟悉操作規(guī)程。 　　八、設(shè)備管理 　　（一）分會場視頻會議系統(tǒng)設(shè)備由各單位負(fù)責(zé)管理維護(hù)。按操作規(guī)程正確連接設(shè)備，未經(jīng)允許禁止私自更換視頻會議設(shè)備。 　　（二）市政府機(jī)關(guān)事務(wù)管理局會務(wù)管理中心負(fù)責(zé)市政府視頻會議室和常務(wù)會議室的主席臺、燈光、音像設(shè)備、會標(biāo)等日常管理,并配備專門人員負(fù)責(zé)視頻會議相關(guān)會務(wù)保障工作。 　　（三）市政府計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)中心負(fù)責(zé)視頻會議系統(tǒng)的管理、維護(hù)、操作。市信息化項(xiàng)目管理中心負(fù)責(zé)主會場投影顯示設(shè)備的管理、維護(hù)、操作。 　　（四）中國網(wǎng)通哈爾濱分公司負(fù)責(zé)維護(hù)視頻會議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)資源，保證電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)鏈路暢通、連接穩(wěn)定。視頻會議系統(tǒng)軟、硬件建設(shè)單位在保修期內(nèi)協(xié)助完成視頻會議系統(tǒng)的技術(shù)支持與服務(wù)；設(shè)備保修期外，委托廠商或服務(wù)外包承接單位提供技術(shù)支持與服務(wù)。 本辦法自發(fā)布之日起施行。