1、采購部下定單時應該認真審核庫存數量,做到以銷定進。
2、采購部審核訂單時,應根據公司實際情況,核定進貨數,杜絕出現庫存積壓,滯銷等情況。
3、訂單錄入后,采購部通知供貨商送貨時間,并及時通知倉庫。
4、當商品從廠家運抵至倉庫時,收貨員必須嚴格認真檢查商品外包裝是否完好,若出現破損、是原裝短少、鄰近效期等情況。收貨人必須拒絕收貨,并及時上報采購部;若因收貨員未及時對商品進行檢查,出現的破損,原裝短少、鄰近效期,所造成的經濟損失由該收貨員承擔。
5、確定商品外包裝完好后,收貨員必須依照相關單據:訂單、隨貨同行聯,對進貨商品品名、等級、數量、規格、金額、單價、效期進行核實,核實正確后方可入庫保管;若單據與商品實物不相符,應及時上報采購部;若進貨商品未經核對入庫,造成的貨、單不相符,由該收貨人承擔因此造成的損失。
6、入庫商品在搬運過程中,應按照商品外包裝上的標識進行搬運;在堆碼時,應按照倉庫堆放距離要求、先進先出的原則進行。若未按規定進行操作,因此造成的商品損壞由收貨人承擔。
7、入庫商品明細必須由收貨員和酒店倉庫管理流程員核對簽字認可,做到帳、貨相符。商品驗收無誤后,酒店倉庫管理流程員依據驗收單及時記賬,詳細記錄商品的名稱、數量、規格、入庫時間、單證號碼、驗收情況、存貨單位等,做到帳、貨相符。若不按照該制度執行驗收造成的經濟損失由酒店倉庫管理流程員承擔。
8、按收貨流程進行單據流轉時,每個環節不得超出一個工作日。
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