水利部文件 水辦〔2008〕366號 關于印發水利工程建設項目檔案驗收管理辦法的通知 部機關各司局，部直屬各單位，各省、自治區、直轄市水利（水務）廳（局），各計劃單列市水利（水務）局，新疆生產建設兵團水利局：現將《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法 》印發給你們，請結合實際認真貫徹執行，切實抓好建設項目檔案工作。 附件：《水利工程建設項目檔案驗收評分標準》 二00八年九月九日 水利工程建設項目檔案驗收管理辦法 第一章 總則 第一條 根據水利部《水利工程建設項目檔案管理規定》(水辦[2005]480號)和國家檔案局、國家發改委聯合印發的《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發[2006]2號），為進一步加強對水利工程建設項目檔案驗收工作的監督、指導，規范檔案驗收工作行為，統一檔案驗收標準，確保檔案驗收質量，特制定本辦法。 第二條 本辦法所稱的檔案驗收是指各級水行政主管部門，依法組織的水利工程建設項目檔案專項驗收。 第三條 檔案驗收依據《水利工程建設項目檔案驗收評分標準》（見附件，以下簡稱《評分標準》）對項目檔案管理及檔案質量進行量化賦分，滿分為100分。驗收結果分為3個等級：總分達到或超過90分的，為優良；達到70—89.9分的，為合格；達不到70 分或“應歸檔文件材料質量與移交歸檔”項達不到60分的，均為不合格。 第四條 大中型以上和國家重點水利工程建設項目，應按本辦法要求進行檔案驗收。檔案驗收不合格的，不得進行項目竣工驗收。 第五條 水利重大信息化建設項目及其他水利工程（含改建、擴建、除險加固等建設項目），可參照本辦法進行檔案驗收。 第二章 驗收申請 第六條 申請檔案驗收應具備的條件： （一）項目主體工程、輔助工程和公用設施，已按批準的設計文件要求建成，各項指標已達到設計能力并滿足一定運行條件。 （二） 項目法人與各參建單位已基本完成應歸檔文件材料的收集、整理、歸檔與移交工作。 （三） 監理單位對主要施工單位提交的工程檔案的整理與內在質量進行了審核，認為已達到驗收標準，并提交了專項審核報告。 （四） 項目法人基本實現了對項目檔案的集中統一管理，且按要求完成了自檢工作，并達到《評分標準》規定的合格以上分數。 第七條 項目法人在確認已達到第六條規定的條件后，應早于工程計劃竣工驗收的3個月前，按以下原則，向項目竣工驗收主持單位提出檔案驗收申請： 主持單位是水利部的，應按歸口管理關系通過流域機構或省級水行政主管部門申請；主持單位是流域機構的，直屬項目可直接申請，地方項目應經省級水行政主管部門申請；主持單位是省級水行政主管部門的，可直接申請。 第八條 檔案驗收申請應包括項目法人開展檔案自檢工作的情況說明、自檢得分數、自檢結論等內容，并將項目法人的檔案自檢工作報告和監理單位專項審核報告附后。 檔案自檢工作報告的主要內容：工程概況，工程檔案管理情況，文件材料收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖編制與整理情況，檔案自檢工作的組織情況，對自檢或以往階段驗收發現問題的整改情況，按《評分標準》自檢得分與扣分情況，目前仍存在的問題，對工程檔案完整、準確、系統性的自我評價等內容。 專項審核報告的主要內容：監理單位履行審核責任的組織情況，對監理和施工單位提交的項目檔案審核、把關情況，審核檔案的范圍、數量，審核中發現的主要問題與整改情況，對檔案內容與整理質量的綜合評價，目前仍存在的問題，審核結果等內容。 第三章 驗收組織 第九條 檔案驗收由項目竣工驗收主持單位的檔案業務主管部門負責組織。 第十條 檔案驗收的組織單位，應對申請驗收單位報送的材料進行認真審核，并根據項目建設規模及檔案收集、整理的實際情況，決定先進行預驗收或直接進行驗收。對預驗收合格或直接進行驗收的項目，應在收到驗收申請后的40個工作日內組織驗收。 第十一條 對需進行預驗收的項目，可由檔案驗收組織單位組織，也可由其委托流域機構或地方水行政主管部門組織（應有正式委托函）。被委托單位應在受委托的20個工作日內，按本辦法要求組織預驗收，并將預驗收意見上報驗收委托單位，同時抄送申請驗收單位。 第十二條 檔案驗收的組織單位應會同國家或地方檔案行政管理部門成立檔案驗收組進行驗收。驗收組成員，一般應包括檔案驗收組織單位的檔案部門，國家或地方檔案行政管理部門，有關流域機構和地方水行政主管部門的代表及有關專家。 第十三條 檔案驗收應形成驗收意見。驗收意見須經驗收組三分之二以上成員同意，并履行簽字手續，注明單位、職務、專業技術職稱。驗收成員對驗收意見有異議的，可在驗收意見中注明個人意見并簽字確認。驗收意見應由檔案驗收組織單位印發給申請驗收單位，并報國家或省級檔案行政管理部門備案。 第四章 驗收程序 第十四條 檔案驗收通過召開驗收會議的方式進行。驗收會議由驗收組組長主持，驗收組成員及項目法人、各參建單位和運行管理等單位的代表參加。 第十五條 檔案驗收會議主要議程： （一） 驗收組組長宣布驗收會議文件及驗收組組成人員名單； （二） 項目法人匯報工程概況和檔案管理與自檢情況； （三） 監理單位匯報工程檔案審核情況； （四） 已進行預驗收的，由預驗收組織單位匯報預驗收意見及有關情況； （五） 驗收組對匯報有關情況提出質詢，并察看工程建設現場； （六） 驗收組檢查工程檔案管理情況，并按比例抽查已歸檔文件材料； （七） 驗收組結合檢查情況按驗收標準逐項賦分，并進行綜合評議，討論、形成檔案驗收意見； （八） 驗收組與項目法人交換意見，通報驗收情況； （九） 驗收組組長宣讀驗收意見。 第十六條 檔案驗收意見應包括的內容： 前言（驗收會議的依據、時間、地點及驗收組組成情況，工程概況，驗收工作的步驟、方法與內容簡述）； 一、檔案工作基本情況：工程檔案工作管理體制與管理狀況； 二、文件材料的收集、整理質量，竣工圖的編制質量與整理情況，已歸檔文件材料的種類與數量； 三、工程檔案的完整、準確、系統性評價； 四、存在問題及整改要求； 五、得分情況及驗收結論； 六、附件：檔案驗收組成員簽字表。 第十七條 對檔案驗收意見中提出的問題和整改要求，驗收組織單位應加強對落實情況的檢查、督促；項目法人應在工程竣工驗收前，完成相關整改工作，并在提出竣工驗收申請時，將整改情況一并報送竣工驗收主持單位。 第十八條 對未通過檔案驗收（含預驗收）的，項目法人應在完成相關整改工作后，按本辦法第二章要求，重新申請驗收。 第五章 附 則 第十九條 本辦法由水利部負責解釋。 第二十條 本辦法自2008年10月10日起施行。 水利工程建設項目檔案驗收評分標準 序號 驗收項目 驗收內容 驗收備查材料 評分標準 標準分值 自檢 得分 驗收賦分 1 檔案工作保障體系（20分） 項目法人認真履行對工程檔案負總責的職責，在管理機構、人員配備、制度建設、明確職責、經費保障和設備設施配備等方面，為項目檔案工作的開展創造了較好的條件，保障了項目檔案工作的順利進行 詳見以下各小項內容 20分 1.1 組織保障（4分） ⑴明確有檔案工作的分管領導 有關文件或崗位職責 達不到要求的不得分 1分 ⑵明確有檔案工作機構或部門、并配有一定數量的專職檔案管理人員 機構設置文件及部門、人員崗位職責和培訓證明 未明確檔案工作機構或部門的，酌扣0.3--0.5分；無專職檔案管理人員，扣2分；檔案專職人員至少有1名具有大專以上學歷，并獲得上級業務部門組織的檔案專業技術培訓證書，達不到要求的，酌扣0.5～1分 2分 ⑶建立了由項目法人負責，各參建單位組成的檔案管理網絡，并明確了相關責任人 網絡圖表和落實相關人員責任制的文件或依據 達不到要求的酌扣0.5--1分 1分 1.2 制度保障（5分） ⑴按“集中統一管理”的原則，建立了較完善的工程檔案管理制度或辦法,明確規定了各責任單位的職責與任務，并有相應的控制措施 項目法人制定的相關制度、辦法 1、未建立制度的，不得分；2、制度要求有重大缺、漏項的，酌扣0.5～1分 2分 ⑵制定了項目文件材料的歸檔范圍和保管期限表 歸檔范圍與保管期限表 1、 無此制度的不得分；2、 歸檔范圍已涵蓋工程項目建設管理過程中的各類應歸檔文件材料，且保管期限劃分準確,有明顯缺陷或不足的,酌扣0.2～0.7分； 1分 ⑶制定了較實用的檔案分類方案和整編細則等用于檔案整編的相關制度或工作規范 相關文件 1、 無相關制度的不得分；2、 制度達不到要求或有明顯缺陷的，酌扣0.2～0.7分； 1分 ⑷制定了檔案接收、保管、利用、安全及統計等內部工作制度 相關制度、辦法 1、 無相關制度的不得分；2、 檔案內部管理制度不全或有明顯缺、漏項的，酌扣0.2～0.7分； 1分 1.3 經費保障（2分） 項目法人已將檔案工作所需的各項業務經費，列入工程總概算或年度經費預算，并能滿足檔案工作的需要 有關憑證性材料 1、雖未列有專項經費，卻能較好地解決檔案業務工作所需經費，可酌扣0.2～0.5分；2、因經費原因已影響到檔案工作的正常開展，或已造成一定后果的，酌扣0.5～2分 2分 1.4 設備設施保障（2分） ⑴有符合安全保管條件的專用檔案庫房 實地檢查 無檔案專用庫房的不得分；存在一定差距的,酌扣0.2～0.8分 1分 ⑵辦公與庫房的設備設施及檔案裝具能滿足工作需要 實地檢查 1、 辦公與檔案保管條件存在明顯差距的不得分；2、 存在一定差距的，酌扣0.2～0.8分 1分 1.5 各項管理制度或措施的貫徹落實與實施情況（7分） ⑴簽訂有關合同協議時，同時提出歸檔要求 相關合同協議 不符合要求不得分；存在一定問題酌扣0.2～0.7分 1分 ⑵檢查工程進度、質量時，同時檢查工程檔案資料的收集、整理情況 檢查工作文件或記錄 不符合要求的不得分,存在一定差距的,酌扣0.2～0.7分 1分 ⑶項目成果評審、鑒定或項目階段與完工驗收，同時檢查或驗收相關檔案 驗收文件 不符合要求的不得分，有一定差距的，酌扣0.2～0.7分 1分 ⑷法人對設計、施工、監理等參建單位的檔案收集、整理工作進行監督指導 有關證明材料 不符合要求的不得分,存在一定差距的,酌扣0.2～0.7分 1分 ⑸檔案部門或檔案人員對本單位各業務部門或所屬分支機構的檔案收集、整理、歸檔工作進行監督指導 有關證明材料 同上 1分 ⑹納入工程質量管理程序 相關制度和記錄 同上 1分 ⑺按期上報建設項目檔案管理登記表 登記表 同上 1分 2 應歸檔文件材料質量與移交歸檔（70） 應歸檔文件材料的內容已達到完整、準確、系統；形式已滿足字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、標注清楚、圖紙折疊規范、簽字手續完備；歸檔手續、時間與檔案移交符合要求 詳見以下各小項內容 70分 2.1 文件材料完整性（24分） ⑴建設前期工作文件材料（含設計及招、投標等文件材料） 歸檔范圍與歸檔目錄和檔案實體 按《水利基本建設項目檔案管理規定》（水辦[2005]480號）所附的“水利工程建設項目文件材料歸檔范圍與保管期限表”的內容進行檢查（水利信息化項目參照國家檔案局和國家發改委印發的《國家電子政務工程建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》檔發[2008]3號）。存在缺項的，所缺項不得分；各項內存在不完整現象的，每發現一處，酌扣0. 2～0.5分；重要階段、重大事件和事故，必須要有完整的聲像材料，無聲像材料的，相關項不得分；重要聲像材料不齊全的，酌扣0.5～1分 2分 ⑵建設管理文件材料（含移民管理工作相關材料） 4分 ⑶施工文件材料 5分 ⑷監理文件材料 2分 ⑸工藝、設備文件材料 1分 ⑹科研項目文件材料 1分 ⑺生產技術準備、試生產文件材料 1分 ⑻財務、器材管理文件材料 1分 ⑼驗收文件材料（含階段、專項、竣工） 2分 ⑽項目法人按規定完成項目總平面圖與綜合管線竣工圖的編制工作 1分 ⑾聲像材料 2分 ⑿監理單位對施工單位提交的工程檔案內容與質量提交專題審核報告 相關材料 無專題審核報告不得分，內容不全的，酌扣0.2～0.5分 1分 ⒀電子文件材料 電子檔案數據與相關文件材料 無電子文件材料歸檔的,不得分;缺少重要電子文件材料的，酌扣0.2～0.5分 1分 2.2 文件材料的準確性（32分） ⑴反映同一問題的不同文件材料內容應一致 已歸檔文件材料 如發現存在不一致現象的，每發現一處，酌扣0.2～0.5分 3分 ⑵竣工圖編制規范，能清晰、準確地反映工程建設的實際?？⒐D圖章簽字手續完備；監理單位按規定履行了審核手續 檢查竣工圖 竣工圖如有模糊不清、不準確（應改未改或改動不完整），未標注變更說明、審核簽字手續不全等現象，每發現一處，酌扣0.2～0.4分；如發生結構形式、工藝、平面布置等重大變化，未重新繪制竣工圖或有較大變化未能如實反映的，每項酌扣0.5～1分 8分 ⑶歸檔材料應字跡清晰，圖表整潔，審核簽字手續完備，書寫材料符合規范要求 檢查卷內已歸檔的文件材料 歸檔材料存在字跡不清、破損、污漬、缺少審核簽字等不能準確反映其具體內容的，每發現一處，扣0.2分 4分 ⑷聲像與電子等非紙質文件材料應逐張、逐盒（盤）標注事由、時間、地點、人物、作者等內容 檢查實體檔案整編情況 歸檔材料存在標注不符合要求的，酌扣0.3～2分 4分 ⑸案卷題名簡明、準確；案卷目錄編制規范，著錄內容詳實 檢查案卷標題與案卷目錄的編制情況 無案卷目錄的，不得分；案卷目錄編制存在一定問題的，酌扣0.2～2分 4分 ⑹卷內目錄著錄清楚、準確；頁碼編寫準確、規范 檢查卷內目錄 案卷內無卷內目錄的，不得分；卷內目錄編制存在一定問題的，酌扣0.2～2分 4分 ⑺備考表填寫規范；案卷中需說明的內容均在案卷備考表中清楚注釋，并履行了簽字手續 檢查備考表 案卷內無備考表的，不得分；備考表中存在一定問題的，酌扣0.2～0.5分 1分 ⑻圖紙折疊符合要求，對不符合要求的歸檔材料采取了必要的修復、復制等補救措施 檢查案卷文件材料 有不符合要求的，每發現一處，酌扣0.2分 2分 ⑼案卷裝訂牢固、整齊、美觀，裝訂線不壓內容；單分文件歸檔時，應在每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章；案卷中均是圖紙的可不裝訂，但應逐張填寫檔號章 檢查案卷 案卷裝訂存在一定問題，或未裝訂文件缺少檔號章的，每發現一處，酌扣0.2分 2分 2.3 文件材料的系統性（10分） ⑴分類科學。依據項目檔案分類方案，歸類準確，每類文件材料的脈絡清晰，各類文件材料之間的關系明確 分類方案與案卷分類情況 無檔案分類方案的，不得分；分類方案存在一定問題的，酌扣0.5～1分 3分 ⑵組卷合理。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，組成的案卷能反映相應的主題，且薄厚適中、便于保管和利用；設計變更文件材料，應按單位工程或分部工程或專業單獨組成一卷或數卷 檢查案卷組織情況 未按要求進行組卷的，不得分；存在一定問題的，酌扣0.5～2分 4分 ⑶排列有序。相同內容或關系密切的文件按重要程度或時間循序排列在相關案卷中；反映同一主題或專題的案卷相對集中排列 檢查案卷與卷內文件的排列情況 案卷無序排列的，不得分；排列中存在不規范現象的，酌扣0.2～2分 3分 2.4 歸檔與移交（4分） ⑴歸檔。項目法人各職能部門和相關工程技術人員能按要求將其經辦的應歸檔的文件材料進行整理、歸檔 各類檔案歸檔情況目錄 法人各職能部門按年度或階段歸檔情況；如有延誤或未歸檔現象的，酌扣0.2～0.6分 1分 ⑵移交。各參建單位按單位工程或單項工程已向項目法人移交了相關工程檔案，并認真履行了交接手續 移交目錄 項目法人尚未接收各參建單位移交檔案的，不得分；存在檔案移交不全或缺少移交手續的，酌扣0.5～2分 3分 3 檔案接收后的管理（10分） 檔案管理工作有序，并開展了檔案數字化工作，且取得一定成效；為工程建設與管理工作提供了較好的服務 詳見以下各小項內容 10分 3.1 檔案保管、統計（2分） ⑴檔案柜架標識清楚、排列整齊、間距合理；館（室）藏檔案種類、數量清楚，并按期報送有關檔案年報 實地檢查庫房及檔案臺帳、交接單、報表等 1、 無檔案柜架標識或檔案數量統計臺帳和年報的，不得分；2、 在檔案柜架擺放、標識或檔案統計等方面存在一定問題的，酌扣0.2～0.6分 1分 ⑵定期對檔案保管狀況進行檢查，落實庫房防火、防盜、防光、防水、防潮、防蟲、防塵、防高溫等措施，確保檔案安全 檢查工作記錄和庫房觀測記錄 1、 未落實庫房安全管理措施或存在明顯安全隱患的，不得分；2、 庫房管理存在一定問題的，酌扣0.2～0.6分 1分 3.2 檔案利用（3分） ⑴有2種以上檢索工具 檢索工具 1、 無檢索工具的不得分；2、 達不到要求的，扣0.5分 1分 ⑵開展多種形式的檔案利用工作，且取得一定效果 提供利用情況及利用效果反饋記錄 未開展檔案利用工作或無利用效果登記的，酌扣0.5～1分 1分 ⑶積極開展檔案編研工作。編有工程項目簡介、工程建設大事記、科研成果簡介或匯編、有關專題介紹和主要基礎資料匯編等檔案編研成果 編研成果 1、 無編研成果的不得分；2、 編研成果數量不足或質量不高的，酌扣0.2～0.8分；3、 有3項以上編研成果，且均發揮重要作用的，可得滿分 1分 3.3 檔案信息化（5分） ⑴已開展檔案信息化工作，且與本單位信息化工作同步開展 檔案信息化開展情況 1、 未開展檔案信息化工作的不得分；2、 雖已開展，但距單位信息化同步開展有一定差距的，可酌扣0.4～0.8分 1分 ⑵配有檔案管理軟件，建有檔案案卷級目錄、文件級目錄數據庫，開展了檔案全文數字化工作，并已在檔案統計、提供利用等工作中發揮重要作用 軟件使用及數據庫運行情況 配備檔案管理軟件的，可得0.5分；通過軟件已對案卷目錄、文件目錄和全文等數據進行有效管理的，可得1.5分；如存在一定差距的，可酌扣0.2～1分。未配備檔案管理軟件的，不得分 2分 ⑶對歸檔的電子文件材料，進行了有效的管理 電子文件材料的管理 電子文件與紙質文件材料的對應關系清楚、查找方便，有差距的可酌情加0.2～1分 1分 ⑷與單位局域網聯通,能提供網絡服務,并具有網絡數據庫的安全防范措施 網上運行安全防范措施 無網絡服務不得分；有相應的防護措施，且未發生過任何安全事故的，可得滿分；否則，酌扣0.5～1分 1分 評定等級： 合計得分或賦分分數： 備注：1、國家重點建設項目在考核賦分時，應從嚴掌握，但各項扣分總數，最多不超過該項的標準分值。 2、第2部分“應歸檔文件材料質量與移交歸檔工作”必須達到60分，否則為不合格。