各區(qū)縣國土資源分局、房管局，市區(qū)國土資源分局、濱海新區(qū)規(guī)國局、開發(fā)區(qū)建發(fā)局、保稅區(qū)規(guī)建局、中新生態(tài)城建設(shè)局、東疆港建發(fā)局等有關(guān)土地登記部門： 　　為進(jìn)一步規(guī)范土地登記檔案管理，現(xiàn)將《天津市土地登記檔案管理辦法》發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。 　　二〇一〇年九月三十日 　　天津市土地登記檔案管理辦法 　　第一條 為了規(guī)范和加強(qiáng)土地登記檔案的建立和保管，全面為社會(huì)和群眾服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《土地登記辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我市實(shí)際情況，制定本辦法。 　　第二條 三條立卷的原則和方法。 　　立卷的原則：以宗地為單位，每一宗地建一卷盒，每一土地所有者或使用者立一權(quán)屬登記卷，權(quán)屬登記卷均裝入本宗地卷盒內(nèi)，共用宗多個(gè)使用者登記裝入一個(gè)卷盒，裝不下時(shí)再裝入另一卷盒。 　　訂卷的方法：按第四條規(guī)定的順序排列文件材料，編頁號、填寫卷皮、卷內(nèi)目錄、最后整理裝訂成卷。 　　第三條 每一宗土地總登記、初始土地登記和變更土地登記完結(jié)后，應(yīng)及時(shí)對所產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行立卷歸檔。 　　立卷?xiàng)l件：立卷前應(yīng)對文件材料進(jìn)行認(rèn)真審核。文件材料必須齊全，各項(xiàng)目內(nèi)容填寫必須完整，各種表、卡、圖之間必須相符一致。凡符合上述條件的，方能進(jìn)行立卷，對幅面小于A4紙的文件材料，應(yīng)裱糊到A4紙的幅面再入卷。 　　第四條 立卷的內(nèi)容及順序：按照文件材料產(chǎn)生時(shí)間和工作的順序立卷。 　　土地總登記：土地登記申請書、土地權(quán)屬來源證明文件及圖件、土地登記委托書、土地登記法人身份證明書、地籍調(diào)查法人代表身份證明書、指界委托書、土地登記收件單(收據(jù)及存根)、地籍調(diào)查表、界址表草圖、界址點(diǎn)坐標(biāo)成果表、建筑面積成果表、擬登記權(quán)屬公告相關(guān)材料、土地登記復(fù)查申請表、土地登記復(fù)查結(jié)果審核表、土地登記調(diào)查審批表、土地證書附圖、其他材料。 　　初始土地登記及土地變更登記：土地登記申請書、土地權(quán)屬來源證明文件或土地權(quán)屬變更相關(guān)文件及圖件、稅費(fèi)票據(jù)或款齊證明、土地登記委托書、土地登記法人身份證明書、地籍調(diào)查成果、土地登記收件單(收據(jù)及存根)、界址表、宗地面積計(jì)算表、宗地圖、宗地界址點(diǎn)坐標(biāo)成果、土地登記調(diào)查審批表、土地登記復(fù)查申請表、土地登記復(fù)查結(jié)果審核表、土地證書附圖、其他材料。 　　土地使用權(quán)抵押或地役權(quán)登記產(chǎn)生的材料并入原宗地檔案卷盒存檔，組卷順序?yàn)椋核?xiàng)權(quán)利申請書、集體土地使用證或房地產(chǎn)權(quán)證，土地使用權(quán)抵押合同、主合同、集體土地所有權(quán)人同意抵押的書面材料、地役權(quán)合同、土地登記收件單及存根、他項(xiàng)權(quán)利登記調(diào)查審批表、他項(xiàng)權(quán)利證附圖。 　　第五條 備考表放在卷內(nèi)材料尾頁之后，備考表要標(biāo)明卷內(nèi)材料件數(shù)、頁數(shù)，以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。 　　第六條 卷盒、卷皮的填寫要求。 　　一律用碳素墨水筆(或毛筆)填寫，字跡要工整清楚。 　　土地座落：詳細(xì)填寫土地座落的區(qū)(縣)、街道馬路(鄉(xiāng)、鎮(zhèn))、胡同里巷(村)的名稱及門牌號，不得省略。 　　地籍號：有地籍號的填，暫無地籍號的不填。 　　圖幅號：宗地所在圖幅號，若宗地跨在數(shù)幅圖的則將圖幅號按順序?qū)懭? 　　權(quán)屬類別：填寫國有土地或集體土地。 　　卷盒背脊填寫下列內(nèi)容：地籍號、目錄號、分類號、案卷號。 　　第七條 歸檔。 　　1.完成土地總登記地區(qū)，按地籍號順序，以街(鄉(xiāng)、鎮(zhèn))為單位歸檔，并建案卷索引，待土地登記完成后按規(guī)定歸檔。 　　2.未完成土地總登記的地區(qū)，可暫按街道、馬路、胡同里巷和門牌號歸檔，并建立案卷索引。 　　為查閱方便，檔案柜應(yīng)編號，并標(biāo)明內(nèi)裝檔案的起止地籍號(街道、胡同、門牌號)，再將每個(gè)柜內(nèi)的檔案按地籍號(街道、胡同、門牌號)順序編成目錄，互相對照使用。 　　第八條 土地登記卡按照歸檔的順序裝訂成冊或存入卡片箱保管，一宗地內(nèi)有兩個(gè)以上使用者的，登記卡后附共用宗土地使用權(quán)登記卡，此卡按盒內(nèi)裝材料順序填寫。 　　土地登記收件簿和領(lǐng)取土地證書簽收簿，分別由地籍科專人保管，并定期歸檔。 　　第九條 地籍檔案要實(shí)行集中統(tǒng)一管理，各區(qū)、縣可根據(jù)需要設(shè)立地籍檔案分庫。 　　第十條 已辦理權(quán)屬登記建立檔案的，在辦理變更土地登記時(shí)，應(yīng)及時(shí)做好檔案的變動(dòng)，以保證檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。 　　第十一條 完成初始土地登記的地區(qū)、發(fā)生變更土地登記的。按以下方法立卷歸檔： 　　1.宗地進(jìn)行分割或合并的，原宗地檔案卷盒加蓋“變更”章，新產(chǎn)生的資料，按建檔順序重新立卷，按新地籍號順序歸檔。 　　2.地籍號不變的，獨(dú)立宗新產(chǎn)生的材料，按建檔順序重新訂卷，放入原卷盒內(nèi)，原卷皮加蓋變更章;共用宗中某一使用者發(fā)生變更時(shí)，原卷皮加蓋“變更”章，新產(chǎn)生的材料，按建檔順序重新訂卷放在卷盒內(nèi)原卷后。 　　第十二條 未開展初始土地登記的地區(qū)，進(jìn)行變更土地登記的，按以下方法進(jìn)行立卷歸檔： 　　1.地籍號不變的，新產(chǎn)生的文件材料按組卷順序訂卷放入卷內(nèi)原登記卷后，原卷加蓋“變更”章。 　　2.宗地進(jìn)行合并或分割的，新產(chǎn)生的資料，按建檔順序重新立卷。宗地合并的，原卷加蓋“變更”章，并入新卷;宗地分割的，原卷材料加蓋“變更”章，并入地籍號小的卷盒內(nèi)。 　　第十三條 檔案索引按以下順序建立： 　　案卷號：以街為單位排序。 　　地籍號：填寫宗地籍號(未進(jìn)行初始土地登記地區(qū)填寫土地座落名稱) 　　名稱：填寫該宗地的詳細(xì)地址。 　　發(fā)證日期：填寫土地證號。 　　用途：填寫土地實(shí)際用途。 　　建檔時(shí)間：按建檔日期填寫。 　　保存期限：永久。 　　備注：當(dāng)一宗地發(fā)生變更時(shí)，原宗地索引備注欄加蓋“變更”章，注明變更后索引序號。 　　第十四條 測繪資料的存檔。 　　1、控制測量產(chǎn)生資料，控制點(diǎn)網(wǎng)圖、外業(yè)觀測記錄手簿、平差計(jì)算書、控制測量計(jì)算成果表、點(diǎn)之記，以街為單位整理成卷存放; 　　2、地籍勘丈的界址點(diǎn)勘丈記錄手簿、界址點(diǎn)計(jì)算書、地籍勘丈成果表、界址點(diǎn)號對照簿，以坊為單位整理成卷存放; 　　3、街坊劃分圖、圖幅結(jié)合表以街為單位存放; 　　4、1：500清繪宗地圖以街為單位存放; 　　5、1：500、1：2000工作底圖、1：2000撥地圖、1：500鉛筆地籍圖、1：500著墨二底圖分象限存放; 　　6、各類圖紙要按類別設(shè)專柜、專人、平放保管，不準(zhǔn)折疊、卷曲、薄膜圖要先平放裝入牛皮紙袋后再存入圖柜。 　　7、各類圖紙按圖幅號分別編成目錄，目錄中注明每幅圖所包括的區(qū)域，該圖存放的圖柜號。圖柜及每層隔板要標(biāo)明存放圖紙的起止圖幅號。調(diào)閱圖紙時(shí)，先從目錄中查找所在圖柜號，再找出所需圖紙。 　　8、宗地發(fā)生變更后，圖紙需做相應(yīng)變動(dòng)的，按照《天津市城鎮(zhèn)村莊地籍調(diào)查實(shí)施細(xì)則》規(guī)定，與檔案同時(shí)進(jìn)行修正。 　　第十五條 初始土地登記的技術(shù)設(shè)計(jì)書、工作總結(jié)、驗(yàn)收成果按年度立卷存檔。 　　第十六條 地籍檔案應(yīng)建立專用檔案室，按專柜、專人保管的原則納入本單位檔案管理，并與其他文書檔案分離;健全檔案管理、借閱等各項(xiàng)規(guī)章制度，配備必要的保護(hù)設(shè)施和管理設(shè)施，確保土地登記檔案的完整、真實(shí)、安全和有效利用。 　　第十七條 存放檔案的庫房要符合“八防”(防盜、防火、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲)要求。 　　第十八條 除檔案管理人員外，禁止他人進(jìn)入庫房。查閱檔案由檔案管理人員負(fù)責(zé)查找調(diào)卷，并插入代理卡，以免放還時(shí)錯(cuò)位。 　　第十九條 檔案管理人員應(yīng)定期對庫存檔案進(jìn)行清理核對，要做到帳、物相符，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)采取措施修補(bǔ)或復(fù)制。 　　第二十條 登記發(fā)證與檔案管理人員之間要建立交接手續(xù)，材料移交目錄一式兩份，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，由雙方經(jīng)辦人簽字后各存一份。 　　第二十一條 各區(qū)、縣地籍管理部門要有專人負(fù)責(zé)檔案資料的管理工作。隨著各項(xiàng)地籍管理檔案的逐步建立健全，應(yīng)設(shè)立檔案資料組負(fù)責(zé)管理地籍檔案。 　　第二十二條 檔案管理人員負(fù)責(zé)地籍檔案材料的接收、歸檔、管理、調(diào)閱等項(xiàng)工作，并負(fù)責(zé)向上級主管機(jī)關(guān)報(bào)送地籍檔案的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 　　第二十三條 檔案管理人員要熱愛本職工作，認(rèn)真負(fù)責(zé)，鉆研業(yè)務(wù)和土地管理專業(yè)知識，熟悉《檔案法》及有關(guān)法律、政策、規(guī)定，不斷提高政治思想覺悟和管理水平。 　　第二十四條 檔案管理人員屬于專業(yè)技術(shù)管理人員，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不要輕易調(diào)離工作崗位，確需調(diào)動(dòng)的，要辦理好管理檔案工作交接手續(xù)。 　　第二十五條 土地登記檔案的利用按照《土地登記資料公開查詢辦法》(國土資源部令第14號)、《天津市土地登記技術(shù)規(guī)范》(津國土房籍[2007]269號)《天津市國有土地房地權(quán)屬登記簿查詢辦法》(津國土房權(quán)[2007]276號)文件的有關(guān)規(guī)定辦理。 　　第二十六條 嚴(yán)格檔案調(diào)閱制度，建立查檔登記手續(xù)。 　　第二十七條 嚴(yán)禁私自外傳、外借、復(fù)印、復(fù)制檔案內(nèi)容，違者要嚴(yán)肅處理。本部門(包括市局)工作人員因工作需要調(diào)閱檔案，應(yīng)進(jìn)行登記，借閱人簽字，確須借出使用的，要經(jīng)批準(zhǔn)，借出時(shí)間不超過一周，借出和退還時(shí)要進(jìn)行核對。 　　第二十八條 查閱檔案，不得將案卷拆散，不得在檔案中隨意勾畫、涂改、損壞、丟失檔案的要追究責(zé)任。 　　第二十九條 本辦法自2010年10月1日起施行，至2015年9月30日廢止。原市土地管理局印發(fā)的《天津市土地登記檔案管理辦法(試行)》(地籍字[1997]283號)同時(shí)廢止。