1　總則

　　1．1　為了加強醫藥衛生財會檔案（以下簡稱財會檔案）工作業務建設，統一財會檔案工作制度，不斷提高財會檔案工作的質量和科學管理水平，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國會計法》以及財政部、國家檔案局關于《會計檔案管理辦法》等法律、法規，結合財會檔案工作情況制定本辦法。

　　1．2　財會檔案是指醫藥衛生部門在經濟管理、會計核算活動中直接形成具有利用價值作為歷史記錄保存起來的會計憑證、會計帳薄和會計報表及有關磁記錄等材料。

　　1．3　醫藥衛生部門形成的財會檔案是記錄和反映財務管理收支狀況及結果、經濟業務等方面的重要史料和憑證，是醫藥衛生部門檔案全宗的重要組成部分。各單位必須加強對財會檔案管理工作的領導，建立健全財會檔案的立卷、歸檔、保管、利用、銷毀等制度，做好財會檔案的管理。

　　1．4　各醫藥衛生部門的財會檔案必須實行集中統一的管理，遵循其自然形成規律，保持其有機聯系，充分考慮財會檔案的類型、特點，以確保其完整、準確、系統和安全，便于開發利用。

　　1．5　財會檔案工作應納入財務工作人員崗位責任制。在布置、檢查、總結、驗收財會工作的同時，布置、檢查、總結、驗收財會檔案工作。檔案部門要與財會部門共同作好財會檔案的業務指導與監督檢查。

　　2　財會檔案的立卷與歸檔

　　2．1　財會檔案的歸檔范圍

　　2．1．1　財會檔案歸檔的主要范圍是財會管理、經濟業務活動中形成的不同類型的具有長期保存價值的文件材料。

　　2．1．2　財會檔案歸檔的重點，包括財務綜合管理、會計憑證、會計帳簿、會計報表及工資清冊等方面內容，具體范圍見附表一、二。

　　2．1．3　財會工作中的經費預算，財務收支計劃，以及各種會計制度文件等的整理按文書檔案管理辦法執行。

　　2．1．4　醫藥衛生部門的財會人員，在承辦具體業務時，要注意做好平時會計文件的收集、積累及整理工作，要注意會計文件材料的準確性完整性和系統性

　　2．2　財會檔案立卷的分工及原則

　　2．2.1　醫藥衛生財務及在專業銀行開立帳戶以及辦有經濟實體的單位，均為一個財會檔案立卷單位，分工負責歸口的會計檔案立卷歸檔工作。

　　2．2．2　立卷單位或立卷人在立卷時要遵循會計核算材料形成規律及特點，注意保持其有機聯系，使立好的案卷便于保管和利用。

　　2．2．3　根據各類會計材料形成的不同年代、時間順序、內容價值，聯系檔案材料的數量、保管期限等分別整理組卷。不同年度的會計核算材料不能混在一起組卷裝訂。

　　2．3　財會檔案立卷方法

　　2．3．1　會計憑證、帳薄、報表的立卷會計憑證會計人員應將辦理完畢的記帳憑證連同所附的原始憑證或匯總表，按月份、按照記帳分類、編號順序進行整理，折疊整齊、裝訂成冊，加具封面，寫明單位名稱、記賬憑證種類、年度、月份和起訖編號。

　　較大的單位，收款憑證、付款憑證、轉帳憑證可分別編號、分別裝訂。

　　對一些不便隨同記帳憑證一起裝訂或保存價值明顯不同的原始憑證（如涉及外事、職工工資名冊、退職退休及房產產權轉讓和處理歷史遺留問題等有參考價值的原始憑證）應抽出單獨裝訂保管，但要在有關科目、憑證編號處注明抽出憑證的名稱、數量及另存的編號、庫址等。

　　會計帳簿　應在會計年度終了結帳，決算后按照帳簿種類（名稱）整理立卷。其中跨年度使用的固定資產帳等可在帳簿使用完畢年度立卷，長期貸款項目使用的帳簿，在貸款項目結清年度或分階段立卷。立卷時應按原裝訂本加以整理立卷，活頁帳或卡片帳，應去掉空白頁，依次編號，裝訂成冊。

　　會計報表　本單位的會計報表和下級單位的會計報表一般應分開立卷，決算應單獨立卷，月、季報表，可視其多少分開或合并立卷，報表較多者，可以按報表名稱或報表所反映事物屬性特點立卷。

　　采用電子計算機記帳的單位，機器打印輸出的會計記錄視同帳簿，應裝訂成冊，凡未打印成書面文件的其磁帶、磁、光盤等存儲介質，不得輕易刪去其內容，應視同等會計種類文件加以保存。

　　2．3．2　書寫案卷標題

　　2．3．2．1　案卷封面應逐項按規定填寫清楚，標題要簡明、準確、完整地反映卷內材料內容。

　　2．3．2．2　案卷卷皮及卷內目錄一律要用毛筆或鋼筆（籃黑墨水）書寫，禁止使用圓珠筆、鉛筆書寫。字跡要求工整清晰。

　　2．3．3　卷內文件材料編目與排列

　　2．3．3．1　永久保存的財會檔案應填寫卷內目錄，每一卷內要編寫頁號，每卷內頁號均從1開始，書寫位置在卷內文件的右上角。會計帳簿本身已經編定連續頁號的，可以不再編寫頁號。會計憑證、記帳憑證已編定流水號的可不再編號。

　　2．3．3．2　卷內備考表記載卷內材料的缺少、修復、補充、移出、損毀等需要說明的情況。

　　2．3．3．3　卷內文件要去掉金屬物。對破損的材料要修復。字跡擴散、模糊的應予復制并與原件一并立卷。

　　2．3．4　案卷的裝訂采用三孔一線的裝訂方法裝訂成冊，卷內文件以左對齊，以下對齊，在左邊打孔訂線。若訂線處有批注者，須進行粘邊紙處理。

　　2．3．5　對于未了結的債權、債務涉外的原始憑證材料，應單獨立卷、編寫目錄，送檔案部門保管到結清債權、債務時為止。

　　2．4　財會檔案的歸檔

　　2．4．1　財會部門移交的財會檔案應編制、抄寫案卷級目錄，連同案卷集中向檔案部門移交，并辦理移交手續。交接雙方須當面驗收檔案是否完整、準確、系統，卷內文件排列、編號、書寫是否符合要求，凡不符合立卷要求的，檔案部門有權拒絕接收，并要求限期調整后歸檔。

　　2．4．2　財會檔案歸檔時間是：當年財會檔案，在會計年度終了后，財會部門應于次年7月之間整理立卷，通知檔案部門進行立卷歸檔業務指導，檢查檔案質量，并暫由財會部門保管一至三年，期滿后的次年6月底前由財會部門向檔案部門移交。

　　2．4．3　財會檔案歸檔要求是：檔案部門接收保管財會檔案時，原則上應保持原裝，個別需要拆封重新裝訂整理的，應當會同財會部門經辦人員共同拆封整理，以分清責任。檔案部門對違反財會檔案管理制度的行為有權進行檢查、糾正。

　　3　財會檔案的管理

　　3．1　財會檔案的分類與排列

　　3．1．1　財會檔案要按（中國檔案分類法《醫藥衛生檔案分類表》）進行分類（信息分類）標引，給出檢索分類號。

　　3．1．2　各立檔單位在統一、規范前提下，從實際出發，選擇、制定適用、科學的分類（實體）、排列方法。

　　3．1．3　財會檔案的檔號應在每卷（盒）檔案背脊上填寫檔號，也可以另行貼上注有檔號的標箋。

　　3．1．4　登錄財會檔案目錄應按檔號先后順序，以案卷為對象填寫。

　　3．1．5　案卷入庫時，應全面檢查檔案、目錄是否相符，按順序排號上架。

　　3．2　財會檔案的保管

　　3．2．1　庫房保管條件和其它技術要求，已成立檔案館的單位應按照《檔案館工作通則》第十二條及相應有關內容執行。其它單位也應參照以上要求執行。

　　3．3　財會檔案的鑒定與銷毀

　　3．3．1　財會檔案的鑒定、銷毀及有關程序、手續按《檔案法》第十五條和財政部、國家檔案局印發的《會計檔案管理辦法》第十、十一、十二條結合會計檔案保管期限表執行。

　　3．3．2　根據財會檔案的歷史價值、利用價值、財會檔案的保管期限分為永久、定期二種。

　　3．3．3　鑒定工作應在分管檔案工作的（院、校、所）負責人領導下，由檔案部門和財會部門負責人組成鑒定小組進行。

　　3．3．4　經鑒定對已無保存價值的財會檔案，應登記造冊，經領導批準后，由檔案部門和財會部門派人監銷。銷毀前應清點核對無誤后雙方在銷毀清冊上簽字、蓋章后方可進行銷毀。

　　3．3．5　鑒定銷毀工作結束后，雙方應寫出鑒定總結，內容包括：鑒定銷毀小組成員名單、時間、工作簡況（含鑒定銷毀年代、范圍、銷毀的數量等），銷毀后檔案的保管期限、目錄的調整等情況。銷毀清冊一式三份，一份送主管領導審查批準后歸檔，一份送上級部門備案，一份留財會部門存查。

　　4　財會檔案的利用

　　4．1　醫藥衛生檔案部門要積極提供醫藥衛生財會檔案信息，為衛生改革和國家經濟建設服務。

　　4．2　檔案部門工作人員負責幫助利用者查找、利用檔案，解答有關問題。

　　4．3　檔案部門負責編制各種形式參考資料和目錄，積極為利用者提供服務。

　　4．4　建立健全利用檔案效益登記制度，登記利用檔案后取得的社會效益和經濟效益，以促進檔案工作的開展。

　　4．5　本辦法由衛生部辦公廳負責解釋。本辦法自公布之日起施行。