勞動(dòng)合同是用人單位和職工之間建立勞動(dòng)關(guān)系的法律證明文件，也是單位人事管理和職工工作期間的重要檔案資料，因此，作為人事部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定的要求妥善保管好勞動(dòng)合同，防止遺失、被盜、毀損等風(fēng)險(xiǎn)，避免由此造成更大的損失，那么，人事保管合同注意事項(xiàng)有哪些呢?

一、企業(yè)人事部門簽訂勞動(dòng)合同的相關(guān)事項(xiàng)

1、用人單位與勞動(dòng)者訂立勞動(dòng)合同，應(yīng)切實(shí)遵循平等自愿、協(xié)商一致的原則。所謂協(xié)商一致，首先是協(xié)商。沒有協(xié)商就不可能有一致。企業(yè)向勞動(dòng)提出擬定的勞動(dòng)合同草案后，必須給予勞動(dòng)者一定的時(shí)間來考慮，勞動(dòng)者有權(quán)對(duì)勞動(dòng)合同草案的條款進(jìn)行修改，并提出自己的意見。企業(yè)不得把勞動(dòng)合同訂立成“不平等條約”。即不與勞動(dòng)者協(xié)商，不給勞動(dòng)者協(xié)商時(shí)間。

2、企業(yè)與勞動(dòng)者訂立勞動(dòng)合同時(shí)，一定要查驗(yàn)終止或解除勞動(dòng)合同的證明及其他能夠證明勞動(dòng)者與任何用人單位不存在勞動(dòng)關(guān)系的憑證，方可與其簽訂勞動(dòng)合同。防止因使用尚未解除勞動(dòng)合同的勞動(dòng)者而承擔(dān)連帶賠償責(zé)任。

3、訂立勞動(dòng)合同時(shí)，勞動(dòng)者一方不得由他人代替。勞動(dòng)合同必須由建立勞動(dòng)關(guān)系的勞動(dòng)者本人簽訂，企業(yè)讓工會(huì)主席、車間主任或其他人代替勞動(dòng)者簽訂勞動(dòng)合同都是違法的，所簽訂的勞動(dòng)合同是無效的。

4、訂立勞動(dòng)合同是，勞動(dòng)合同書未經(jīng)勞動(dòng)者簽字不發(fā)生法律效力。不少企業(yè)的勞動(dòng)合同書都是企業(yè)一方代表簽字，而且不發(fā)給勞動(dòng)一份合同書，這種合同也是無效勞動(dòng)合同。

5、訂立勞動(dòng)合同時(shí)，用人單位不得以任何形式向勞動(dòng)者收取定金、保證金(物)、或抵押金(物)。

二、人事部門在保管勞動(dòng)合同方面應(yīng)注意的事項(xiàng)

1、如果勞動(dòng)合同續(xù)簽是在原合同后續(xù)簽訂的，為了便于取用和續(xù)簽，建議可以勞動(dòng)合同單獨(dú)存放，待完全使用完畢再存入員工檔案袋中;如果是一次性使用的，簽訂完畢后可直接存入員工檔案中。

2、另外勞動(dòng)合同簽訂完畢后，交員工一份時(shí)，務(wù)必要求員工對(duì)勞動(dòng)合同進(jìn)行簽收，并將簽收條一并留存。

3、勞動(dòng)合同起止時(shí)間以及簽訂次數(shù)做好電子臺(tái)帳，便于對(duì)勞動(dòng)合同進(jìn)行管理和統(tǒng)計(jì)、查閱。有條件的可編一個(gè)小程序，進(jìn)行到期自動(dòng)提醒等。

4、勞動(dòng)合同簽訂后要及時(shí)歸檔，避免隨手放置，最后丟失。給公司帶來不必要的用工風(fēng)險(xiǎn)。

5、保管時(shí)要注意賬物一致，確保檔案及合同的安全，上鎖、防潮、防盜等。

綜上所述，關(guān)于人事保管合同注意事項(xiàng)的問題，首先企業(yè)要按照相關(guān)規(guī)定的要求與勞動(dòng)者簽訂正式、合法、有效的勞動(dòng)合同，人事部門在存檔保管時(shí)可暫時(shí)性的單獨(dú)存放，待員工簽署完畢且簽收自存合同后一并歸入員工檔案，其次要建立電子檔案登記賬，按時(shí)登記核對(duì)，做好庫房安全措施，防止差錯(cuò)和風(fēng)險(xiǎn)事故產(chǎn)生。