在記賬以后,如果在當年內發現記帳憑證所記的科目或金額有錯時,可以采用紅字更正法進行更正。所謂紅字更正法,即先用紅字填制一張與原錯誤完全相同的記帳憑證,據以用紅字登記入帳,沖銷原有的錯誤記錄;同時再用藍字填制一張正確的記帳憑證,注明“訂正x年x月x號憑證”,據以登記入帳,這樣就把原來的差錯更正過來。應用紅字更正法是為了正確反映帳簿中的發生額和科目對應關系。
舉例說明,例如采用商業匯票結算方式,收到購貨方開出并承兌的商業匯票10000元,作為銷售實現。在填制記帳憑證時,將金額10000元誤記100000元,多記了90000元,并已入帳。
其誤記分錄為:
借:應收票據100000
貸:商品銷售收入100000
為了更正有關帳戶多記的900O0元,就應用紅字金額填制一張記帳憑證。
其分錄如下:
借:應收票據90000
貸:商品銷售收入90000
根據此記帳憑證登記入帳后,使“應收票據”和“商品銷售收入”兩科目原來的錯誤記錄都得到了更正。
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