萍府辦字〔2007〕46號
辦公室各科室:
現(xiàn)將修訂后的《
萍鄉(xiāng)市人民政府辦公室公文處理細則》印發(fā)給你們,請認真遵照執(zhí)行。
二○○七年四月十四日
萍鄉(xiāng)市人民政府辦公室公文處理細則
根據(jù)《
江西省國家行政機關(guān)公文處理辦法》、《萍鄉(xiāng)市人民政府工作規(guī)則》和《萍鄉(xiāng)市人民政府辦公室職能配置內(nèi)設(shè)機構(gòu)和人員編制規(guī)定》,結(jié)合本辦工作實際,制定本細則。
一、公文簽收
(一)凡送市政府和市政府辦公室的公文,均由秘書科收文室統(tǒng)一簽收、登記、分辦。未經(jīng)簽收、分辦的公文,有關(guān)科室不予辦理。
(二)各科室要指定專人負責(zé)公文簽收,到秘書科取文每日不少于2次,急件急簽。
二、公文分發(fā)
(一)簽收的公文分發(fā)
1、中共中央、國務(wù)院及其辦公廳、省委、省紀(jì)委、省人大、省政協(xié)、省軍區(qū)及其部門公文,分發(fā)秘書科,需要辦理的分發(fā)有關(guān)科室。
2、省政府及其辦公廳公文,分發(fā)秘書科和有關(guān)科室。
3、國務(wù)院部門、省政府部門公文,主送件按業(yè)務(wù)歸口分發(fā)有關(guān)科室,只有1份的由秘書科復(fù)印并加蓋“萍鄉(xiāng)市人民政府辦公室復(fù)印專用章”后,按業(yè)務(wù)歸口分發(fā)有關(guān)科室,原件留秘書科歸檔;抄送件按業(yè)務(wù)歸口分發(fā)有關(guān)科室,并由有關(guān)科室歸檔。
4、市委、市紀(jì)委、市人大、市政協(xié)、萍鄉(xiāng)軍分區(qū)、市法院、市檢察院、市黨群部門以及駐萍省屬單位公文,按業(yè)務(wù)歸口分發(fā)有關(guān)科室或秘書科簽呈。
5、市政府部門公文,按來文部門歸口分發(fā)有關(guān)科室,聯(lián)合行文按主辦部門歸口分發(fā)有關(guān)科室。
6、縣(區(qū))政府的公文和特殊情況下的越級行文,按業(yè)務(wù)歸口分發(fā)有關(guān)科室。
7、直送領(lǐng)導(dǎo)同志個人的公文,除領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦的事項和必須直接報送的秘密事項外,轉(zhuǎn)市政府辦公室秘書科簽收,分發(fā)有關(guān)科室按規(guī)定程序辦理,領(lǐng)導(dǎo)有批示的,按批示要求辦理。
8、報批會議的公文,分發(fā)會議科和有關(guān)科室。
9、全國人大、省人大、市人大代表建議、議案和全國政協(xié)、省政協(xié)、市政協(xié)提案,分發(fā)督查室。
10、主送(郵寄)市政府或市政府辦公室的信訪件,分別送市政府秘書長或辦公室主任閱批。
11、接待事項方面的公文,按《萍鄉(xiāng)市人民政府工作規(guī)則》第九章規(guī)定辦理。
12、行政復(fù)議申請、
行政訴訟文書,轉(zhuǎn)市政府法制辦公室。
13、內(nèi)容交叉公文,報辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)閱批后分發(fā)有關(guān)科室。
14、簽收的公文在一個工作日內(nèi)分發(fā),急件即收即分發(fā)。
(二)制發(fā)的公文分發(fā)
1、以市政府及市政府辦公室名義制發(fā)的公文,發(fā)至市長、副市長、市長助理、秘書長、副秘書長、辦公室主任、副主任,紀(jì)檢組長;普發(fā)性公文發(fā)至各科室;非普發(fā)性公文根據(jù)工作需要,按業(yè)務(wù)歸口以及內(nèi)容分發(fā)有關(guān)科室。
2、公文分發(fā)立戶范圍:各縣(區(qū))政府、市政府各部門、市委、市紀(jì)委、市人大、市政協(xié)、萍鄉(xiāng)軍分區(qū)、市委各部門、市法院、市檢察院、群眾團體、新聞單位。
3、市長、副市長、市長助理、秘書長、副秘書長、辦公室主任、副主任和紀(jì)檢組長的公文由秘書科分送,各科室公文由科室專人到秘書科領(lǐng)取。
4、公文印制后在一個工作日內(nèi)分發(fā),急件即印即發(fā)。
三、公文辦理
(一)公文擬辦
1、中共中央、國務(wù)院及其辦公廳,省委、省紀(jì)委、省人大、省政協(xié)、省軍區(qū)及其部門的來文,主辦科室要及時將公文呈領(lǐng)導(dǎo)同志閱批,領(lǐng)導(dǎo)有批示的由有關(guān)科室按批示要求辦理。
2、省政府及其辦公廳的來文,主辦科室要提出擬辦意見,需提出貫徹意見的,由主辦科室草擬或市政府部門代擬貫徹意見后,按程序呈批。需轉(zhuǎn)發(fā)的,必須有符合我市實際的貫徹意見,已在《江西日報》、《江西政報》全文刊登的,一般不再轉(zhuǎn)發(fā)。
3、省政府部門以及市委、市紀(jì)委、市人大、市政協(xié)、萍鄉(xiāng)軍分區(qū)、市法院、市檢察院的來文,主辦科室收文后要及時呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批,領(lǐng)導(dǎo)有批示的按批示要求辦理;需提出具體處理意見的公文,由主辦科室提出擬辦意見,按程序呈批。
4、市政府部門、縣(區(qū))政府、市黨群部門和駐萍省屬單位的來文,主辦科室收文審核后,提出擬辦意見,按程序呈批;屬部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項,經(jīng)分管副秘書長或辦公室領(lǐng)導(dǎo)同意后,轉(zhuǎn)有關(guān)部門研辦并由有關(guān)部門直接答復(fù)來文單位。
5、直接呈市長閱批的公文,由秘書科送市政府秘書長簽呈。
6、經(jīng)有關(guān)會議討論決定或市政府領(lǐng)導(dǎo)交辦、批辦事項需要發(fā)文的,由主辦科室負責(zé)草擬文稿或由部門代擬,按程序呈簽。
7、市政府領(lǐng)導(dǎo)明確批示有關(guān)部門和縣(區(qū))辦理的,由主辦科室復(fù)印并加蓋“萍鄉(xiāng)市人民政府辦公室復(fù)印專用章”后轉(zhuǎn)出辦理,原件由主辦科室年終交秘書科留存歸檔。未經(jīng)秘書長、副秘書長同意,有關(guān)科室不得將市政府領(lǐng)導(dǎo)簽批的意見對外提供。
8、市政府領(lǐng)導(dǎo)對公文有明確簽批意見的,主辦科室應(yīng)及時將簽批意見反饋給市政府其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
9、主送市政府及市政府辦公室辦理的公文,由主辦科室先填寫公文處理單,按程序呈簽;需正式發(fā)文的,再填寫市政府或市政府辦公室發(fā)文單,按程序呈簽。
市政府辦公室科室草擬的公文,直接填寫市政府或市政府辦公室發(fā)文單,按程序呈簽。
需征求有關(guān)部門意見的公文,由主辦科室提出擬辦意見,經(jīng)分管副秘書長、辦公室領(lǐng)導(dǎo)同意后,加蓋“萍鄉(xiāng)市人民政府辦公室公文處理專用章”轉(zhuǎn)送征求意見。
(二)公文草擬
以市政府、市政府辦公室名義制發(fā)的公文,按業(yè)務(wù)歸口由各科室負責(zé)擬稿;并由擬稿人和科室負責(zé)人簽名;部門的代擬稿經(jīng)代擬部門負責(zé)人簽名后由歸口科室核改。草擬稿一般應(yīng)打印清樣送審,并附上擬文依據(jù)。
(三)公文會簽
1、公文內(nèi)容涉及其他科室業(yè)務(wù)的,由主辦科室與相關(guān)科室協(xié)商會簽,再由主辦科室送分管副秘書長、辦公室領(lǐng)導(dǎo)審簽;分管副秘書長、辦公室領(lǐng)導(dǎo)認為需要相關(guān)副秘書長、辦公室領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商會簽的,會簽后由主辦科室呈分管副市長審簽;分管副市長認為需請相關(guān)副市長會簽的,由主辦科室呈送會簽。
2、受市政府委托,市政府部門向市人大常委會報告工作或向市政協(xié)通報情況的材料,由主辦科室送有關(guān)科室審核并按辦文程序呈批。
(四)公文審核
審核公文按照簽批程序?qū)訉影殃P(guān)。
審核的重點是:是否需要行文,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則;是否符合國家的法律、法規(guī)和黨的方針、政策及上級其他有關(guān)規(guī)定;是否與市委、市政府已發(fā)文 件內(nèi)容相沖突;涉及有關(guān)部門的問題是否已協(xié)商、會簽,意見是否一致;意見如有分歧的,主辦部門是否列明各方理據(jù)或提出建設(shè)性意見;公文格式是否規(guī)范、文字表述是否準(zhǔn)確、簡煉,標(biāo)點是否正確,文種是否恰當(dāng)?shù)取?
(五)公文簽發(fā)
1、簽發(fā)權(quán)限
(1)市政府公布的規(guī)范性文件,向市人大常委會提出的議案,由市長簽署。
(2)以市政府名義發(fā)文,由市長簽發(fā)。
(3)屬于市政府工作范疇,以市政府辦公室名義發(fā)文,分工內(nèi)的一般事項由市政府分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),需要市政府其他領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商會簽的,協(xié)商會簽后由市政府分管領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā);事關(guān)全局的或涉及機構(gòu)、編制、財稅、土地、經(jīng)費等方面的文件,主送省政府辦公廳或省政府部門的重要文件,由分管副市長、常務(wù)副市長審簽、市長簽發(fā)。
(4)以市政府名義印發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)同志重要講話或文章,由該領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)。
(5)以市政府黨組名義的發(fā)文,由市政府黨組書記簽發(fā)。
(6)屬于市政府辦公室自身工作范疇,以市政府辦公室名義的發(fā)文,由辦公室主任簽發(fā)。
(7)以市政府辦公室黨組名義的發(fā)文,由辦公室黨組書記簽發(fā)。
2、簽批程序:
(1)市政府公文簽批的一般程序:主辦科室(擬稿)——分管副秘書長(審核)——辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)(核稿)——辦公室主任(審核)——秘書長(審核)——分管副 市長、市長助理(會簽)——市長(簽發(fā))。
(2)以市政府名義制定的規(guī)范性文件草案,經(jīng)市政府常務(wù)會議討論通過后,由市政府法制機構(gòu)按討論意見進行修改,經(jīng)分管副秘書長、辦公室分管副主任、主任審核后,送秘書長審核,呈常務(wù)副市長審閱后呈市長簽發(fā)。市政府規(guī)范性文件以市政府令的形式發(fā)文。
市政府全體會議、常務(wù)會議、市長辦公會議討論下發(fā)的文件,由主辦科室修改后,送會議承辦科室按會議討論意見核閱,再按市政府公文一般程序簽批。
(3)屬于市政府工作范疇,以市政府辦公室名義發(fā)文簽批的一般程序:主辦科室(擬稿)——分管副秘書長(審核)——辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)(核稿)——辦公室主任(審 核)——秘書長(審簽)——分管副市長、市長助理(審簽)——市長(簽發(fā))。
(4)屬于市政府辦公室自身工作范疇,以市政府辦公室名義發(fā)文簽發(fā)的一般程序:主辦科室(擬稿)——辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)(審核)——辦公室主任(簽發(fā))。
(5)以市政府名義印發(fā)的《行政復(fù)議決定書》等
法律文書,由市政府法制辦公室擬稿后,送秘書長審核,經(jīng)常務(wù)副市長審簽后,由市長簽發(fā)。
(6)需要會簽的按公文會簽程序辦理。
(六)校核印制
公文校核第一責(zé)任人為承辦科室,第二責(zé)任人為秘書科。公文校核實行雙校制。即:文件在正式印發(fā)前由承辦科室和秘書科分別進行核稿。承辦科室對發(fā)文清樣作全面校核;審批、簽發(fā)手續(xù)、體例格式由秘書科負責(zé)復(fù)核、規(guī)范;文件發(fā)送范圍、緊急程度、密級和保密期限由承辦科室提出,秘書科規(guī)范;發(fā)送部分單位的公文,承辦科室要列出 具體收文單位。承辦科室和秘書科校核時,如發(fā)現(xiàn)不符合辦文程序、內(nèi)容有不妥之處的公文,應(yīng)及時提出修改或處理意見,再按程序進行審核,呈簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)審定后辦理。萍府辦督字文號文件的校核工作由督查室負責(zé),如發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有不妥之處,進行修改再呈簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)審定。編號公文均由秘書科統(tǒng)一編號分發(fā),不編文號或只編傳真機號的公文,由承辦科室校核分發(fā)。
(七)辦文要求
1、各承辦科室在辦理公文時,要認真履行職責(zé),提高辦文質(zhì)量,充分發(fā)揮參謀助手的作用,擬辦意見要明確具體、切實可行。
2、公文辦理按照“誰承辦、誰負責(zé),誰分管,誰把關(guān)”的原則,實行“分級負責(zé)、合作辦理”的制度,嚴(yán)格防止“人走文停”的現(xiàn)象發(fā)生。具體程序是:
(1)擬辦程序:由各相關(guān)科室負責(zé)完成,辦理順序為科員—副科長—科長。若科長出差,由副科長負責(zé)辦畢。
(2)審核程序:
由分管副秘書長負責(zé)公文內(nèi)容把關(guān)。若分管副秘書長出差,應(yīng)委托辦公室分管政務(wù)的副主任與相關(guān)部門的主要負責(zé)人協(xié)商把關(guān)。
由辦公室分管政務(wù)的副主任對公文的體例格式及文字進行把關(guān)。若政務(wù)副主任出差,報請辦公室主任把關(guān)。
由辦公室主任對公文辦理程序進行審核把關(guān)。
(3)簽發(fā)程序:
屬市政府辦公室工作范疇的公文,由政府辦公室主任簽發(fā),若辦公室主任出差,報請市政府秘書長簽發(fā)。
屬市政府工作范疇的公文,由市政府秘書長進行綜合審核(秘書長出差,由辦公室主任審核)把關(guān)后,分別報市政府領(lǐng)導(dǎo)會簽或報副市長、市長簽發(fā)。其中,由分管副市 長簽發(fā)的,若分管副市長出差,報常務(wù)副市長或市長簽發(fā);由常務(wù)副市長簽發(fā)的,若常務(wù)副市長出差,報市長簽發(fā);由市長簽發(fā)的,若市長出差,請示市長指定副市長簽發(fā)。
3、公文從簽收之日起,不需征求意見的一般在5個工作日內(nèi)辦結(jié);需征求意見的一般在10個工作日內(nèi)辦結(jié)。轉(zhuǎn)有關(guān)部門提出意見的時間一般不得超過7個工作日。普發(fā)性公文印制2個工作日,非普發(fā)性公文印制1個工作日。急件急辦。
4、對有具體請示事項的公文,簽批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和簽批日期,其他簽批人圈閱視為同意;沒有具體請示事項的,圈閱表示已閱知。
5、擬稿、審核修改、審簽公文必須用毛筆、鋼筆或?qū)S煤炞止P,不得使用鉛筆、園珠筆。
6、需要通過媒體或其它形式對外公布的市政府及其辦公室公文,按有關(guān)規(guī)定程序進行審批。
7、公文辦理情況,各科室每季度進行1次自查自糾;辦公室半年進行一次檢查,并通報檢查情況。
8、秘書科要及時將市政府及市政府辦公室的發(fā)文(含紙質(zhì)和電子文檔)整理、歸檔備查。
四、不規(guī)范來文的處理
屬下列情況之一的不規(guī)范來文,均由承辦科室說明原因,提出退文意見。一般的由承辦科科長批準(zhǔn)后退文,重要的須經(jīng)分管副秘書長、辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后退文。對不規(guī)范 來文的處理均填寫“萍鄉(xiāng)市人民政府辦公室退文專用箋”,并加蓋“萍鄉(xiāng)市人民政府辦公室公文處理專用章”,退回來文單位。
1、公文內(nèi)容有不符合黨的方針、政策和國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定的。
2、按照市政府各部門“三定”規(guī)定,屬于本部門職權(quán)范圍內(nèi)事項,要求市政府代辦代轉(zhuǎn)的。
3、公文內(nèi)容涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項,主辦部門未事先與有關(guān)部門協(xié)調(diào)、會簽的或經(jīng)協(xié)商、會簽,意見仍有分歧,又不列明各方理據(jù)、提出建設(shè)性意見的。
4、未經(jīng)市政府領(lǐng)導(dǎo)同意以單位名義向市政府領(lǐng)導(dǎo)個人報送“報告”、“請示”和“意見”的;或“報告”和“意見”中夾帶請示事項,以及“請示”中一文數(shù)事或主送 多個機關(guān)的;越級向市政府請示一般事項的;請示性文件未注明聯(lián)系人姓名及聯(lián)系電話的。
5、公文文種使用不當(dāng)?shù)模还母袷礁鹘M成部分不規(guī)范、不準(zhǔn)確的;或聯(lián)合行文編了多家機關(guān)發(fā)文字號的;或上行文未注明簽發(fā)人姓名,聯(lián)合上報的公文未注明會簽人姓名的。
6、公文中人名、地名、數(shù)字及引文不準(zhǔn)確、不規(guī)范的;或引用外文未注明中文含義,使用國際組織外文名稱或縮寫形式未注明準(zhǔn)確中文譯名的。
7、公文中有關(guān)附件及其材料不全的;或反映問題模糊,提出的要求含混不清的。
8、政府系統(tǒng)公文用紙未采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型印制的;或公文印制用墨不均勻,字跡模糊不清,難以辯認的。
五、公文類型及其適用范圍
(一)萍鄉(xiāng)市人民政府令:適用于發(fā)布規(guī)范性文件。
(二)萍府發(fā):文種用命令、決定、通知、意見。
1、適用于對重要事項或重大行動作出安排,實行重大強制性行政措施,嘉獎有關(guān)單位和人員的公文,文種用命令。
2、適用于嘉獎有關(guān)單位及人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項的公文,文種用決定。
3、適用于轉(zhuǎn)發(fā)省政府的重要公文,文種用通知。
4、適用于涉及改革、發(fā)展、穩(wěn)定方面重大決策、措施以及發(fā)布指導(dǎo)全局工作的重要公文,文種用決定、通知或意見。
5、適用于批轉(zhuǎn)市政府部門事關(guān)重大或涉及全局性重要工作意見、建議和縣(區(qū))政府工作意見等內(nèi)容的公文,文種用通知。
(三)萍府文:文種用請示、報告、議案、意見、函。
1、適用于向省政府請求指示、批準(zhǔn)、解決有關(guān)事項等內(nèi)容的公文,文種用請示。
2、適用于向省政府匯報工作、反映情況等內(nèi)容的公文,文種用報告。
3、適用于按照法律程序向市人大常委會提請審議的干部任免事項等內(nèi)容的公文,文種用議案。
4、適用于對重要問題提出見解和處理辦法的公文,文種用意見。
5、適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作,詢問答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項的公文,文種用函。
(四)萍府字:文種用通知、通報、批復(fù)、決定。
1、適用于成立縣級機構(gòu)和有關(guān)人事任免、市政府領(lǐng)導(dǎo)分工、行政區(qū)劃變更、表彰先進及以市政府名義授予榮譽稱號、傳達重要情況、批評錯誤等內(nèi)容的公文,文種用通知、通報或決定。
2、適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項的公文,文種用批復(fù)。
(五)萍府黨字:文種用請示、報告。適用于市政府黨組報請市委常委會議審定事項的公文和向市委請示、報告事項的公文。
(六)萍府閱:適用于印發(fā)市政府領(lǐng)導(dǎo)同志的重要講話或文章。
(七)萍府辦發(fā):文種用通知。適用于經(jīng)市政府批準(zhǔn),以市政府辦公室名義布置工作,轉(zhuǎn)發(fā)市政府部門的工作意見、建議和縣(區(qū))政府的工作報告,轉(zhuǎn)發(fā)省政府辦公廳以及省政府部門重要文件等公文。
(八)萍府辦文:文種用請示、報告、意見、函。
1、適用于以市政府辦公室名義向省政府辦公廳及有關(guān)方面報告情況或請求批準(zhǔn)事項等方面的公文,文種用報告或請示。
2、適用于對重要問題提出見解和處理辦法的公文,文種用意見。
3、適用于以市政府辦公室名義與不相隸屬機關(guān)之間商洽和函復(fù)有關(guān)問題等方面的公文,文種一般用函。
(九)萍府辦字:文種用通知、通報、函。
1、適用于以市政府辦公室名義傳達市政府及領(lǐng)導(dǎo)同志的重要指示和意見,印發(fā)重要的會議紀(jì)要,以及通報情況等方面的公文,文種用通知或通報。
2、適用于成立或調(diào)整市政府非常設(shè)機構(gòu)的公文,文種用通知。
3、適用于市政府辦公室向市政府各部門及下級政府布置機關(guān)工作的公文,文種用通知。
4、適用于以市政府辦公室名義答復(fù)市政府部門和下級政府向市政府的請示事項等方面的公文,文種用函。
5、適用于市政府辦公室日常工作的公文,文種用通知、通報。
(十)萍府辦抄字:適用于向有關(guān)方面告知具體事項。
(十一)萍府辦紀(jì)要:適用于印發(fā)各類專題會議紀(jì)要。
(十二)萍府辦黨字:文種用請示、報告、意見、決定、通知、通報。適用于以市政府辦公室黨組名義制發(fā)的公文。
(十三)萍府辦督字:適用于答復(fù)建議、議案、提案和對各項重大工作決策落實情況的督辦核查的公文(由辦公室督查室辦理)。
(十四)不編正式文號:下列內(nèi)容的公文以便函的形式下發(fā)。
1、會議通知;
2、向有關(guān)部門征求意見或答復(fù)有關(guān)部門征求意見的公文;
3、賀電、賀信等;
4、一般的聯(lián)系、商洽工作的便函。