院屬各單位、院機關各部門：

　　現將《中國科學院公文處理辦法》印發給你們。本辦法自2001年2月1日起施行。1995年5月9日中國科學院印發，1995年6月1日施行的《中國科學院公文處理辦法》同時廢止。

　　中國科學院
二○○○年十二月二十五日

　　中國科學院公文處理辦法

　　第一章　總則

　　第－條　為做好公文處理工作，使之規范化、制度化、科學化，根據國務院《國家行政機關公文處理辦法》，結合院實際情況，制定本辦法。

　　第二條　中國科學院公文是我院在管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

　　第三條　公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

　　第四條　公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

　　第五條　公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規以及中國科學院有關保密規定，確保國家和中國科學院秘密的安全。

　　第六條　中國科學院、院機關各部門、院屬各單位的負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本單位、本部門公文處理工作的領導和檢查。

　　第七條　中國科學院辦公廳是中國科學院公文處理的管理機構，主管院機關并負責指導院機關各部門、院屬各單位的公文處理工作。

　　第八條　中國科學院院屬各單位、院機關各部門應當配備專職人員或指定專人負責公文處理工作。

　　第二章　公文種類

　　第九條　中國科學院的公文種類主要有∶

　　（一）決定

　　適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關（單位）不適當的決定事項。

　　（二）通知

　　適用于轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，發布規章制度，傳達要求下級機關（單位）辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免和聘用人員。

　　（三）通報

　　適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

　　（四）報告

　　適用于向上級機關或有關主管部門匯報工作，反映情況，答復上級機關或有關主管部門的詢問。

　　（五）請示

　　適用于向上級機關或有關主管部門請求指示、批準。

　　（六）批復

　　適用于答復下級機關（單位）的請示事項。

　　（七）意見

　　適用于對量要問題提出見解和處理辦法。

　　（八）函

　　適用于不相隸屬機關（單位）之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

　　（九）會議紀要

　　適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

　　第三章　公文格式

　　第十條　公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關（單位）標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關（單位）、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關（單位）、印發機關（單位）和印發日期等部分組成。

　　（一）涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。

　　（二）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”

　　（三）發文機關（單位）標識應當使用發文機關（單位）全稱或者規范化簡稱；聯合行文，主辦機關（單位）排列在前。

　　（四）發文字號應當包括機關（單位）代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦機關（單位）發文字號。

　　（五）上行文（“請示”或“報告”）應當注明簽發人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。

　　（六）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關（單位）。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

　　（七）主送機關（單位）指公文的主要受理機關（單位），應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

　　（八）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。

　　（九）公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關（單位）加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關（單位）都應當加蓋印章。

　　（十）成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關（單位）負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。

　　（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。

　　（十二）公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。

　　（十三）抄送機關（單位）指除主送機關（單位）外需要執行或知曉公文的其他機關（單位），應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

　　（十四）文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數民族文字（按其習慣書寫、排版）。

　　第十－條　公文中各組成部分的標識規則，參照《國家行政機關公文格式》國家標準執行。

　　第＋二條　公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm×297mm），左側裝訂。

　　第四章　行文規則

　　第十三條　凡屬行政事項，以行政名義行文；凡屬黨務事項，以黨組織的名義行文。行文應當確有必要，注重效用。

　　第十四條　行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，－般不得越級請示和報告。

　　第十五條　向黨中央、國務院請示和報告工作，同黨中央和國務院各部門、各省（市、自治區）黨委和政府聯系工作，應當以院黨組或院名義行文；院機關各部門除辦公廳外不得對外正式行文，但可以函的形式同國務院各部門、各省（市、自治區）黨委和政府的有關部門及單位商洽工作、詢問和答復問題、請求審批事項；院機關各部門也可以廳局文件形式向院屬各單位行文，但有關政策性、規范性及其他重大事項，不得以廳局文件形式行文；院屬各單位可以向院或院機關各部門行文，也可以互相行文，并可以按所在地方政府、黨委的公文處理規定與其相關部門行文聯系工作。

　　第十六條　院黨組與同級的黨組織可以聯合行文，院與國務院各部門可以聯合行文，院與同級人民團體和具有行政職能的事業單位可以聯合行文，院機關各部門可以聯合行文；院屬各單位可以聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門（單位）。

　　第十七條　屬于主管部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。

　　第十八條　部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，院將責令糾正或撤銷。

　　第十九條　“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關（單位）的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關（單位）。“報告”不得夾帶請示事項。

　　第二十條　“請示”應當逐級上報，不得越級。京外設有分院地區的各單位向院行文請示時，應當同時抄送分院。

　　第二十一條　除院領導直接交辦的事項外，院屬各單位不得以單位名義向院領導個人報送“請示”、“意見”和“報告”。

　　第二十二條　受雙重領導的單位向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級單位行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

　　第五章　發文辦理

　　第二十三條　發文辦理指制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。

　　第二十四條　草擬公文應當做到：

　　（一）符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行并加以說明。

　　（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。

　　（三）公文的文種應當根據行文目的、發文機關（單位）的職權和與主送機關（單位）的行文關系確定。

　　（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

　　（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

　　（六）結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“l.”，第四層為“（1）”。

　　（七）應當使用國家法定計量單位。

　　（八）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

　　（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

　　第二十五條　擬制公文，對涉及其他部門或單位職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門或單位協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列出各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關協調或裁定。

　　第二＋六條　公文送負責人簽發前，應當由辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否受當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。凡以院名義下發的政策、規章性公文，經院政策局審閱會簽后再送辦公廳審核。

　　第二十七條　以本機關（單位）名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本機關（單位）名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。

　　第二十八條　公文正式印制前，辦文部門應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。

　　經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。

　　第六章　收文辦理

　　第二十九條　收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

　　第三十條　收到部門（單位）上報的需要辦理的公文，辦公廳（室）應當進行審核。審核的重點是：是否應由本機關（部門）辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門（單位）職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范。

　　第三十一條　經審核，對符合本辦法規定的公文，辦公廳（室）應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合本辦法規定的公文，經辦公廳（室）負責人批準后，可以退回呈報單位或部門并說明理由。

　　第三＋二條　承辦部門（單位）收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。一般公文應在收到公文后兩周內處理完畢。對不屬于本部門（單位）職權范圍或者不宜由本部門（單位）辦理的，應當及時退回交辦的部門（單位），并說明理由。

　　第三十三條　收到上級機關下發或交辦的公文，由辦公廳（室）提出擬辦意見，送負責人批示后辦理。

　　第三十四條　公文辦理中遇有涉及其他部門（單位）職權的事項，主辦部門（單位）應當主動與有關部門或單位協商；如有分歧，主辦部門（單位）主要負責人要出面協商，如仍不能取得一致，可以報請上級機關協調或裁定。

　　第三十五條　審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當簽署明確意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

　　第三十六條　送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，辦公廳（室）要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦、－般公文定期催辦。

　　第七章　公文歸檔

　　第三十七條　公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和院有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。

　　個人不得保存應當歸檔的公文。

　　第三十八條　歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關（單位）的主要工作情況，便于保管和利用。

　　第三十九條　聯合辦理的公文，原件由主辦機關（單位）整理（立卷）、歸檔，其他機關（單位）保存復制件或其他形式的公文副本。

　　第四十條　本機關（單位）負責人兼任其他機關或單位職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職機關（單位）整理（立卷）、歸檔。

　　第四十一條　歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。

　　第四十二條　擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

　　第八章　公文管理

　　第四十三條　公文由文秘部門或專人統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

　　第四十四條　各部門（單位）應當建立健全本部門（單位）公文處理的有關制度。

　　第四十五條　國務院的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經本機關（單位）負責人或辦公廳主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的部門、日期、份數和印發范圍。

　　第四十六條　公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。

　　第四十七條　公文被撤銷，視作自始不產生效力，公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

　　第四十八條　銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應當進行登記。

　　第四十九條　機關或單位合并時，全部公文應當隨之合并管理。機關（單位）撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交檔案部門。

　　工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

　　第五十條　密碼電報的使用和管理，按照有關規定執行。

　　第九章　附則

　　第五十一條　各單位、各部門對公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查并建立督查制度。有關規定另行制定。

　　第五十二條　本辦法自2001年2月1日起施行。1995年5月9日中國科學院印發，1995年6月1日施行的《中國科學院公文處理辦法》同時廢止。

?