第一章　總則

　　第一條　為適應檔案管理現代化需要，規范檔案管理軟件的開發研制和安裝使用，提高計算機輔助檔案管理的標準化水平，確保檔案數據的安全和有效利用，制定本規定。

　　第二條　本規定所稱的檔案管理軟件，是指各機關、團體、企業事業單位和各級各類檔案館用于對檔案信息和檔案實體進行輔助管理的各種類型的計算機應用軟件系統。

　　第三條　檔案管理軟件的研制開發和安裝使用，應遵循“規范、先進、實用”的原則，既要滿足當前工作的需要，又要兼顧將來技術發展的趨勢。

　　第二章　基本要求

　　第四條　檔案管理軟件應具備數據管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統維護等基本功能，并能輔助實體管理及根據用戶特殊需求增擴其他相應功能。

　　第五條　檔案管理軟件的開發研制與功能設計必須符合國家有關檔案工作和計算機信息系統管理的法律法規和業務技術標準。

　　第六條　檔案管理軟件的研制、安裝和使用，必須具有嚴格的安全保密機制。

　　第七條　檔案管理軟件應具有良好的實用性、兼容性及可擴展性，并做到界面友好，用語規范，操作簡單，使用方便。

　　第八條　檔案管理軟件應具備較強的數據獨立性，確保在軟、硬件環境發生變化時數據的完整、安全遷移及有效利用。

　　第九條　檔案管理軟件應配有完備的安裝與使用技術資料，主要包括：用戶手冊、系統管理員手冊、數據實體關聯圖等。

　　第三章　數據管理功能

　　第十條　數據管理模塊應具備對各類檔案目錄及原文信息進行管理的功能，主要包括：數據庫的建立、修改、刪除，檔案數據的輸入、存儲、修改、刪除等內容。

　　第十一條　數據庫管理系統的選擇應充分考慮用戶所需的數據容量；數據結構設計應符合檢索優先的原則，能夠以DBF文件格式或通過XML文檔進行數據交換，并具備安全、合理、靈活等特性。

　　第十二條　數據項的設置應符合《檔案著錄規則》（DA／T18一1999）的規定。

　　第十三條　系統應提供鍵盤錄入、文件掃描和直接接收電子文件等多種檔案數據輸入方式。

　　具有文檔一體化功能的檔案管理軟件，應能保證系統內文件處理部分錄入的數據與檔案數據對應項目的格式完全一致，并能根據歸檔標識實現歸檔文件的有效遷移。

　　具有圖紙管理功能的檔案管理軟件，其錄入圖紙的幅面（如A0）與精度（如200dpi）應滿足用戶的應用要求。

　　第十四條　各種不同類型的檔案數據，其文件格式均應盡量采用通用文件格式。

　　本規定推薦的通用文件格式為：文字型數據采用XML文檔和RTF、TXT格式；掃描圖象數據采用JPEG、TIFF格式；視頻數據采用MPEG、AVI格式；音頻數據采用MP3、WAV等格式。確需采用專用（非通用）格式的，應能根據需要按要求實現與通用格式之間的轉換。

　　第十五條　整理編目模塊應具備數據采集、類目設置、分類排序、數據校驗、目錄生成、數據統計、打印輸出等基本功能，并能根據用戶需要增設主題詞（或關鍵詞）及分類號的自動標引功能。

　　第十六條　整理編目模塊應能滿足下列主要要求：

　　（一）能為用戶自行設置實體分類方案預留空間，并能滿足自動按照分類類目進行分類和排序；

　　（二）能自動生成檔案管理所需各種排列序號，并能由用戶自主修改和重排序，保存時有防重號校驗功能；

　　（三）能自動生成符合檔案工作相關標準的各類目錄和備考表等；

　　（四）具備功能齊全的統計功能，并能生成相應報表；

　　（五）具備完備的打印輸出功能，能打印輸出各類目錄、統計報表、備考表等。

　　第五章　檢索查詢功能

　　第十七條　檢索查詢模塊應具備對檔案信息數據進行多種途徑檢索查詢的基本功能，并具備借閱管理等輔助功能。

　　第十八條　檢索查詢模塊中必須設置題名、責任者、形成時間、主題詞、分類號等檢索項。根據用戶需求，還可設置文件編號、檔號等輔助檢索項。

　　第十九條　檢索查詢模塊應能滿足下列主要要求：

　　（一）能根據檢索項提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進行優化，滿足用戶對查全率、查準率的要求。

　　（二）能根據用戶需要設置目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索等功能；

　　（三）能對查詢結果進行顯示、排序、轉存、打印或選擇輸出等技術處理。

　　第二十條　借閱管理功能應包括對利用者以及利用的目的、時間、內容、效果等信息的記錄、分析、統計以及檔案催退、續借、退還等功能。

　　第六章　輔助實體管理功能

　　第二十一條　輔助實體管理模塊應具備對檔案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級變更等進行相應管理的功能。

　　第二十二條　輔助實體管理模塊應能滿足下列主要要求：

　　（一）對征集、接收、移交檔案的時間、來源、交接人、數量、種類、載體等進行管理；

　　（二）對檔案劃控、保管期限變更、密級變更、鑒定銷毀等進行管理。

　　第七章　安全保密功能

　　第二十三條　檔案管理軟件的研制、安裝和使用，必須符合《計算機信息系統保密管理暫行規定》（國保發[1998）1號）的各項要求，具備系統訪問控制、數據保護和系統安全保密監控管理等基本功能，確保檔案數據安全。

　　第二十四條　系統訪問控制，必須能實現嚴格的權限控制，并具有防止越權操作的技術措施。

　　第二十五條　數據保護，必須保證系統對檔案數據的采集、存儲、處理、傳遞、使用和銷毀按照國家有關保密規定進行，并在各項操作中有相應的密級識別。涉密系統還應有嚴格的數據加密措施。

　　第二十六條　系統安全保密監控，必須能對系統中各種操作實現嚴格的監控并加以記錄。

　　第八章　系統維護功能

　　第二十七條　系統維護模塊應具備用戶權限管理、系統日志管理、數據的備份與恢復等基本功能。

　　第二十八條　用戶權限管理應包括系統各部分的操作權限管理和數據操作的權限管理。系統應能對所有上機操作人員自動判斷分類，拒絕、警示非法操作并加以記錄。

　　第二十九條　系統日志管理應提供獨立于操作系統的電子文件、檔案查詢日志記錄功能，包括上機人姓名、訪問時間（年月日時分）、所用微機編號、查詢內容、利用方式（閱讀、修改、拷貝、打印），并提供詳情查詢功能。日志文件保存時間應不少于兩個月，需長期保存的日志文件應可自動轉存備份。

　　第三十條　系統維護模塊在提供數據備份與恢復處理功能的同時，還應能對檔案數據某些代碼表提供方便的維護。

　　第九章　附則

　　第三十一條　各使用單位可根據實際工作需要，在檔案管理軟件設計和使用過程中分階段實現本規定所要求的各種功能，但必須留有相應的拓展接口。

　　第三十二條　各省、自治區、直轄市檔案行政管理部門應對本行政區域內檔案管理軟件的開發、鑒定和使用加強監督與指導。

　　第三十三條　本規定由國家檔案局負責解釋。

　　第三十四條　本規定自發布之日起施行。