已于2003年7月22日經(jīng)國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議審議通過(guò)，現(xiàn)予公布，自2003年9月1日起施行。

2003年7月28日

電子公文歸檔管理暫行辦法

　　第一條　為了加強(qiáng)對(duì)電子公文的歸檔管理，有效維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，制定本辦法。

　　第二條　本辦法所稱(chēng)的電子公文，是指各地區(qū)、各部門(mén)通過(guò)由國(guó)務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。

　　第三條　電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門(mén)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機(jī)關(guān)文書(shū)處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。

　　機(jī)關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。

　　第四條　副省級(jí)以上檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)電子公文的歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，移交前由形成部門(mén)負(fù)責(zé)，移交后由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)。

　　第五條　電子公文參照國(guó)家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限。

　　第六條　電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時(shí)向機(jī)關(guān)檔案部門(mén)歸檔。

　　第七條　電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

　　第八條　需要永久和長(zhǎng)期保存的電子公文，應(yīng)在每一個(gè)存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的機(jī)讀目錄。

　　第九條　電子公文的收發(fā)登記表、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的電子公文一同歸檔保存。

　　第十條　電子公文的歸檔應(yīng)在全國(guó)政府系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)平臺(tái)上進(jìn)行，各電子公文形成單位檔案部門(mén)應(yīng)配置足夠容量和處理能力及相對(duì)安全的系統(tǒng)設(shè)備。

　　第十一條　電子公文形成單位應(yīng)在運(yùn)行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量、安全的暫存存儲(chǔ)器，存放處理完畢應(yīng)歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

　　第十二條　電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄對(duì)電子公文實(shí)時(shí)操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實(shí)性。

　　第十三條　電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時(shí)對(duì)相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行檢查，檢查項(xiàng)目包括與紙質(zhì)公文核對(duì)內(nèi)容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關(guān)的著錄條目等，確認(rèn)電子公文及相關(guān)的信息和軟件無(wú)缺損且未被非正常改動(dòng)，電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過(guò)程無(wú)差錯(cuò)。

　　第十四條　歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進(jìn)行存儲(chǔ)載體傳遞或通過(guò)電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接。

　　第十五條　通過(guò)存儲(chǔ)載體進(jìn)行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門(mén)均應(yīng)對(duì)其載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體清潔、無(wú)劃痕、無(wú)病毒等。

　　第十六條　歸檔電子公文應(yīng)存儲(chǔ)到符合保管要求的脫機(jī)載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應(yīng)與其解密軟件和說(shuō)明文件一同歸檔。

　　第十七條　歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

　　第十八條　檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)歸檔電子公文的管理，提供利用有密級(jí)要求的歸檔電子公文，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認(rèn)定、權(quán)限控制及在存有電子公文的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。

　　第十九條　超過(guò)保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷(xiāo)毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對(duì)確認(rèn)銷(xiāo)毀的電子公文可以進(jìn)行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案部門(mén)列出銷(xiāo)毀文件目錄存檔備查。

　　第二十條　其他類(lèi)型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。

　　第二十一條　本辦法未盡事宜，參照國(guó)家其他有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。

　　第二十二條　本辦法由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十三條　本辦法自2003年9月1日起施行。