第一章　總則

　　第二章　基本術語

　　第三章　立卷

　　第四章　歸檔文件材料要求

　　第五章　歸檔

　　第六章　整理

　　第七章　移交

　　第八章　附則

　　各煤礦安全監察局、煤礦安全監察辦事處：

　　現將《煤礦安全監察檔案整理規范》印發給你們，請遵照執行。

　　二00一年七月二日

　　煤礦安全監察檔案整理規范

　　第一章　總則

　　第一條　為加強煤礦安全監察檔案管理，統一煤礦安全監察檔案整理方法，實現煤礦安全監察檔案管理規范化、標準化和科學化，根據《煤礦安全監察條例》、《煤礦安全監察檔案管理規定》和《歸檔文件整理規則》的有 關規定，制定本規范。

　　第二條　煤礦安全監察檔案是煤礦安全監察機構履行監察職責和行政執法工作中直接形成并處理完畢的、具有保存價值的各種文件資料的總稱。包括文字、圖表、音像材料。

　　第三條　本規范適用于國家和省級煤礦安全監察局及煤礦安全監察辦事處。

　　第二章　基本術語

　　第四條　歸檔文件 立檔單位在其職能活動中形成并且辦理完畢的， 作為檔案保存的各種文件材料的總稱。

　　第五條　件 由一份或數份同一主題內容文件組合而成的檔案管理 單位，一般以備份完整文件為一件。文件正本與底稿為一件，正文與附件為 一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等 一冊（本）為一件，來文與復文為一件。

　　第六條　卷 由相互聯系的若干文件材料組合而成的一種檔案管理 單位。

　　第七條　組卷 將歸檔文件材料按“件”或“卷”整理的過程稱之為組卷。

　　第三章　立卷

　　第八條　煤礦安全監察檔案實行文書處理部門和業務部門共同立卷 制度。檔案部門或檔案管理人員負責對業務部門的立卷工作進行業務指 導。其中國家煤礦安全監察局的立卷歸檔工作由各司（室）、中心的綜合部 門負責；各省級煤礦安全監察局的立卷歸檔工作由各業務處室負責；煤礦 安全監察辦事處的立卷歸檔工作由各業務科室或有關安全監察人員負責。

　　第九條　國家和省級煤礦安全監察局的檔案管理部門及煤礦安全監察辦事處的綜合部門負責集中保存本單位全部檔案。立卷歸檔工作包括以 下內容：

　　1.將辦理完畢的文件材料，按歸檔要求收集齊全準確。文書檔案以備份完整文件為一個整理單位，組成“件”；科技檔案以一個成套的項目為一 個整理單位，組成“卷”；煤礦安全監察檔案以一個煤礦為一個整理單位，組成一礦一檔案卷。

　　2．對文件歸檔過程中和歸檔文件材料本身應說明的情況做出說明。

　　3．編制移交目錄。移交目錄格式可參考歸檔文件目錄格式自行編制。

　　第十條　立卷歸檔工作中特殊問題的處理

　　1.跨部門形成的文件材料，立卷歸檔工作由主辦部門負責。會議文件材料，由會議承辦部門歸檔（兩個以上部門承辦的會議，由主辦部門歸檔。 其它部門不歸檔）。

　　2.本機關形成的文件材料。一般將文件正本和發文底稿歸檔；有領導人批示或有重要修改意見的文件草稿，與正本一并歸檔。外單位來文，將文 件閱辦處理單與文件一并歸檔。

　　第十一條　歸檔文件材料的排列

　　1.一般批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正稿在前，底稿在后；定稿在前，草稿在后；轉發件在前，原件在后：案件材料中結論性材料在 前，依據材料在后。

　　2.帶有附圖或附表的文件材料排列順序為：文件材料在前，附圖、附表在后。若附圖小而少時，可與文字材料組合在一起；若附圖比較多時，文字 材料單獨組卷，所附圖可根據情況組成若干個保管單位。帶有印刷物的文件材料，可視印刷物的情況，與文件材料合并組卷或單獨組卷。

　　3.其他文件材料按重要程度或形成時間先后排列。

　　4．件、卷內文件材料應按排列順序遂張編寫流水號。編號應使用打號機或鋼筆工整書寫。文書檔案編號在每頁文件的正面右上角和反面的左上 角，科技檔案編號在每頁文件的右下角和反面的左下角。編碼上或下端于右邊或左邊各留2厘米距離，雙面或筒子頁正反面均應編寫頁碼，頁碼用 阿拉伯數字編寫。

　　5．件、卷內文件材料為裝訂（非金屬裝訂）印刷冊時，每一冊編一個號，不再逐頁編號。

　　6．文件處理單應單獨編號。

　　第十二條　歸檔時間：煤礦安全監察檔案采用隨時歸檔辦法，即各歸檔部門應隨時將已辦理完畢的文件材料，按歸檔要求交檔案部門或專兼職檔案人員歸檔。

　　第十三條　歸檔手續：文件材料歸檔時，交接雙方當面清點。接收人應在歸檔移交目錄上簽字，移交目錄由歸檔人編制。

　　第十四條　對不應歸檔的文件材料，檔案部門或專兼職檔案人員應將其返還給文書立卷人員，并在歸檔移交目錄上簽字注明。

　　第十五條　己歸檔的圖紙、文件材料，如有廢止或更改等情況，承辦部門必須及時通知檔案部門或專兼職檔案人員，并將新圖紙等有關材料及時 歸檔。

　　第十六條　各部門負責立卷歸檔人員應對正在辦理過程中的文件材料建立有效的跟蹤措施，以確保文件材料的齊全完整。

　　第四章　歸檔文件材料要求

　　第十七條　歸檔的文件材料必須辦理完畢，齊全完整，具有保存價值。

　　第十八條　本部門主辦的文件，必須歸檔保存原件。一般情況下，復印的文件，不作為檔案保管（復印件作為正文附件的除外）。若確無原件或原件丟失，須在備考表中予以說明。電傳文件不宜長期保存，應復印歸檔，并加以說明。

　　第十九條　檔案載體為磁盤等磁性物質時，必須同時附有紙質打印件。

　　第二十條　凡是在本單位刊物登載發布，不另行文的文件定稿，應由文件主辦部門將定稿和刊物一并歸檔。

　　第二十一條　文件材料裝訂線或文件（含計算機打印材料）左側二厘米之內，不得書寫任何文字。

　　第二十二條　歸檔的文件不得帶有金屬裝訂物。

　　第二十三條　已破損的文件應予修復，字跡模糊或易褪易變的文件應予復制。

　　第二十四條　對文件材料進行必要的技術處理時，應最大限度地保持其原貌。

　　第二十五條　整理歸檔文件所用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

　　第二十六條　歸檔文件材料中含有圖紙時，應將圖紙向圖的正面，以手風琴方式折疊成寬21厘米，長29.7厘米，或以與所用的盒、袋相適應為準。藍圖的標題欄應在右下角露出。

　　第五章　歸檔

　　第二十七條　應歸檔的文件材料必須定期向檔案部門移交。各類檔案應實行集中統一管理。嚴禁不歸檔。

　　第二十八條　文件材料的保管期限分為永久、定期二種。

　　第二十九條　凡是記述和反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌，對機關、國家建設和歷史研究及科學研究等工作有長遠利用價值的文件材料，定為永久保管。

　　第三十條　凡是反映本單位一般活動，在一定時期內對本單位工作有查考利用價值的文件材料，定為定期保管。定期保管期限分為50年、30 年、15年、5年四個檔次。 煤礦安全監察檔案材料歸檔范圍及保管期限詳見附件1.

　　第三十一條　屬固定資產范圍的基本建設項目和購置大型技術裝備的圖紙及其文字材料應按有關規定先歸檔，后借用。

　　第三十二條　一般基本建設項目及設備文件材料實際保管期限不得短于實物的實際使用年限。煤礦安全監察檔案的實際保存期限應考慮相應 的法律有效期限。

　　第三十三條　文件材料保管期限的起始時間：文書檔案以案卷的所屬年度計算，科技檔案從歸檔以后的次年一月一日起計算。

　　第六章　整理

　　第三十四條　煤礦安全監察檔案的整理就是將歸檔文件材料以件或卷為單位，進行裝訂（或不裝訂）、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化 的過程。整理工作由檔案管理部門或專兼職檔案人員負責。

　　第三十五條　整理工作要遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同的價值，便于保管和利用。

　　1.裝訂整理方法：裝訂即對己編排完畢的文件材料進行固定。裝訂方法可根據現代技術的發展采用適合本單位情況的做法。裝訂的“卷”或 “件”，其歸檔文件材料首頁上端的空白位置應加蓋歸檔章并填寫相關內 容。歸檔章樣式見附件2. 以“件”為單位裝訂的檔案，不再要卷皮。以“卷”為單位裝訂的檔案，采 用軟卷皮。軟卷皮樣式見附件3.

　　2．不裝訂的整理方法：檔案采用不裝訂方法時，應對“卷”或“件”內的每一頁文件材料加蓋歸檔章，然后每“件”檔案置于檔案袋內。檔案袋樣式 見附件4.

　　3．煤礦安全監察辦事處檔案整理方法：一礦一檔案卷采用不裝訂方式。

　　第三十六條　分類和組卷：煤礦安全監察檔案按不同類型的機構，分為二種管理方式：

　　1.國家和省級煤礦安全監察局

　　以內設組織機構為基本類別，另外增設基本建設檔案、設備儀器檔案、會計檔案、特殊載體檔案等類別。以組織機構為類別整理的檔案，“件”是基 本的管理單位。可采用裝訂或不裝訂二種整理方法。 基本建設檔案、設備儀器檔案以“卷”為基本單位，以項目、專業性質、種類為組卷依據，保持科技文件材料的成套性。這部分檔案一般采用裝訂 與不裝訂相結合的方法：即文字材料部分裝訂，圖紙部分不裝訂。

　　2.煤礦安全監察辦事處

　　管理和事務類文件按收文和發文兩種類別管理，按先后順序組卷。基本建設檔案、設備儀器檔案的管理同本條第l款。對煤礦安全監察文件材料、事故調查處理材料、礦井基礎性材料實行一礦一檔的管理方式，采取不裝訂的整理方法。即以礦為單位，將這三部分文件材料依時間或重要程度的順序，分別置于盒內。一般情況下，一個礦的安全檔案應有三個保管單位，即礦井基礎性材料、安全監察材料、事故調查處理材料。某一類文件材料多時，可增加保管單位。檔案材料少的礦井，也可將這三類檔案裝入一個盒內。如這三類檔案中含有錄音、錄像等需特殊保存的材料，可將錄音、錄像檔案單獨存放，同時在盒內的備考表中注明。

　　第三十七條　在煤礦安全監察類檔案整理過程中，應注意文件材料的動態管理及歸檔工作。事故調查處理類檔案可按事故等級和處理權限，增加相應的保管單位。

　　第三十八條　排列與編號

　　1.完成組卷工作后，應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等對“件”或“卷”進行順序排列，并按封皮要求填寫相應的項目，以確定件、卷的排列順序。

　　2．檔案的編號方法采用按年度分類別的編號方法。煤礦安全監察檔案（煤礦安全監察辦事處管理的一礦一檔案卷）采用大流水編號法。

　　3．永久與定期保存的檔案混合編號。

　　第三十九條　編目

　　1.檔案部門或專兼職檔案人員應將歸檔文件根據分類方案和室編件號順序，逐份輸入計算機，正式打印出歸檔文件目錄。歸檔文件目錄內容包 括：件號、責任者、文件編號、題名、日期、頁數、備注等。歸檔文件目錄樣式見附件5.

　　2.歸檔文件目錄一式二份，分別由檔案部門和歸檔單位保存。

　　3．歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、機構（問題）等項目。歸檔文件目錄封面樣式見附件6.

　　第四十條　裝盒 歸檔案卷無論裝訂與否，均應放入檔案盒內保存。檔案人員應將歸檔文件按室編件（卷）號，順序裝入檔案盒，并按要求填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等項目。備考表置于盒內文件之后，對該盒各件、卷的歸檔情況進行說明。檔案盒及備考表樣式見附件7、8.

　　第四十一條　整理完畢的檔案，質量應符合下列標準： 歸檔文件，齊全完整；歸檔材料，符合要求；分類清楚，保持聯系；卷內排列，系統條理；保管期限準確；卷盒書寫，整潔規范；案卷裝訂，整齊美觀； 圖紙折疊，符合要求。

　　第四十二條　案卷的庫房排列應存放有序。一般應按分類編號體例依次排列。個別檔案也可根據檔案形成規律和利用特點，采取靈活的排列方式，但應做到有規可循，井然有序。

　　第七章　移交

　　第四十三條　國家煤炭工業檔案館為永久保存煤礦安全監察檔案的基地，負責接收省級煤礦安全監察局移交的煤礦安全監察檔案及其他檔案。

　　第四十四條　煤礦安全監察辦事處是臨時保存本單位檔案的基地。所保存的煤礦安全監察檔案應在該礦停產、關閉后向省級煤礦安全監察局移交。其余類型的檔案可根據保存期限，向省級煤礦安全監察局提出處置意見。 煤礦關閉后又恢復生產時，該套檔案再移交相應的煤礦安全監察辦事處。

　　第四十五條　省級煤礦安全監察局負責保存本單位形成的全部檔案，并履行以下職責：

　　1.接收并保管煤礦安全監察辦事處移交的檔案。

　　2．每5年，向國家煤炭工業檔案館移交所接收的煤礦安全監察辦事處的檔案。每15年，向國家煤炭工業檔案館移交保存期限在50年（含）以上檔案的光盤掃描件及其他保存期限檔案的文件級目錄。

　　第八章　附則

　　第四十六條　本規范自印發之日起實行。