沈陽市聲像檔案管理規定

　　(沈陽市人民政府令第63號)

　　《沈陽市聲像檔案管理規定》業經2006年8月12日市人民政府第12次常務會議討論通過，現予發布，自2006年10月1日起施行。

　　市長：李英杰

　　二○○六年八月二十一日

　　沈陽市聲像檔案管理規定

　　第一章 總 則

　　第一條 為了加強對聲像檔案的收集、整理和管理工作，有效地保護和利用聲像檔案，為經濟建設和社會發展服務，根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》等有關法律、法規規定，制定本規定。

　　第二條 聲像檔案是指國家機構、社會組織或者個人在社會活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。

　　第三條 本市行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的聲像檔案收集、整理和管理工作適用本規定。

　　第四條 縣級以上人民政府檔案行政管理部門，對本行政區域內機關、團體、企業事業和其他組織的聲像檔案工作實行監督和指導，確保聲像檔案的安全和齊全完整。

　　各單位檔案部門對本系統、本單位的聲像檔案工作實行監督和指導;對本單位聲像檔案進行收集、保管及有效利用。

　　第五條 聲像檔案是立檔單位全部檔案的重要組成部分，必須實行集中統一管理。

　　第二章 聲像材料的歸檔與整理

　　第六條 聲像材料按下列范圍歸檔：

　　(一)本單位主要職能活動和重要工作成果的聲像材料;

　　(二)領導人和著名人物參加與本單位、本地區有關的重大公務活動的聲像材料;

　　(三)本單位組織或者參加的重要外事活動的聲像材料;

　　(四)本單位重要工程建設、重大技術改造和技術引進中形成的聲像材料;

　　(五)本單位、本地區重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現象的聲像材料;

　　(六)本地區地理概貌、城鄉建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的聲像材料;

　　(七)其他具有保存價值的聲像材料。

　　第七條 聲像材料按下列要求歸檔：

　　(一)屬于歸檔范圍的聲像材料，形成部門和人員應當及時向本單位檔案部門歸檔，不得私自保存或者據為已有;

　　(二) 歸檔的聲像材料必須是原版、原件，底片與照片影像應當一致;

　　(三)歸檔的聲像材料必須圖像清晰，聲音清楚，底片不得磨損;

　　(四)對于需要永久、長期保存以錄音帶、錄像帶和磁帶等磁性材料為載體的聲像資料，立檔單位應當將其制成光盤。光盤與錄音帶、錄像帶和磁帶等同時歸檔，分別整理、編目、保管，并注明互相參見號;

　　(五)歸檔的數碼照片必須按照規定格式和規格制作光盤保存;

　　(六)歸檔的聲像材料應當加以相應的文字說明;

　　(七)歸檔時應當填寫歸檔清單一式兩份，交接雙方各留一份備查。

　　第八條 聲像檔案應當按照其保管期限和載體的不同，分別進行整理、編號。

　　聲像檔案的保管期限分為永久、長期和短期。保管期限的劃分按照《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》等有關規定執行。

　　第九條 照片檔案應當在全宗內按保管期限―年度―問題進行分類。照片的排列應當在分類方案的最低一級類目內，按問題結合時間、重要程度等進行排列，組成案卷。照片檔案的編號(即照片號)由全宗號―保管期限代碼―卷號―張號組成。

　　照片檔案的說明包括：題名、照片號、底片號、參見號、時間、攝影者、文字說明七項內容。題名應當簡明概括，準確反映照片的基本內容，人物、時間、地點、事由等要素應當齊全。文字說明僅對題名未及內容做出補充，其他需要說明的事項亦可在此欄表述。照片歸屬權不屬于本單位的，應當注明照片版權、來源等。

　　照片檔案的卷內目錄包括：照片號、題名、時間、頁號、底片號、備注。

　　第十條 底片檔案的編號(即底片號)由全宗號―保管期限代碼―張號組成。

　　底片檔案號應當粘貼在膠片乳劑面邊緣處，不得污染膠片。

　　底片檔案放入底片袋內保管，一張一袋，并在底片袋的右上方注明底片號。無底片的照片應當翻拍底片，對翻拍底片，應當在底片袋的左上方標明“F”字樣。對拷貝底片，應當在底片袋的左上方標明“K”字樣。

　　按底片檔案號順序將底片袋依次插入底片冊。

　　第十一條 錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤的整理，在全宗內，錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤一般按其反映的內容分類。同一內容的按歸檔時間順序編流水號，數量少的可以不分類，直接按歸檔時間順序編流水號。其編號由全宗號―盒(盤)號組成。

　　歸檔的錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤上應當粘貼標簽，標注編號及簡要說明。

　　歸檔的錄音帶應當簡要說明講話內容、講話人姓名、職務、錄制日期、密級、帶長(時間)等。

　　歸檔的錄像帶應當簡要說明內容、制式、語別、密級、規格、聲道、帶長(時間)等。

　　歸檔的磁帶、光盤應當簡要說明存貯文件的內容，運行的軟、硬件環境，版本號，文件的完整性和準確性等。

　　第十二條 聲像檔案密級的劃定按照《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》等有關規定執行。

　　第三章 聲像檔案的管理

　　第十三條 聲像檔案按載體、類別、保管期限分別編目、排放：

　　(一)照片檔案應當編制案卷目錄，其目錄包括：卷號、內容、起止時間、張數、備注等;

　　(二)錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤要根據內容、數量的不同進行編目。數量少且內容單一的，只建立總登記目錄;數量多且按內容分類整理的，應當建立分類登記目錄。登記目錄時，除如實登記盒套標簽上的說明外，還應當登記錄制單位、錄制地點等。

　　第十四條 聲像檔案按下列要求保管：

　　(一)聲像檔案的保管，應當符合防火、防水、防潮、防日光及紫外線照射、防污染、防有害生物、防盜、防震和防磁等要求;

　　(二)照片與底片應當分開存放。錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤應當放入盒中保管;照片、底片冊、錄音帶、錄像帶、磁帶和光盤等應當垂直放置，不得堆積平放;

　　(三)聲像檔案應當恒溫、恒濕保存，在24小時內溫度變化不得超過±3℃，相對濕度變化不得超過±5%;照片、底片存貯溫度應當控制在2―21℃，相對濕度應當控制在20―50%之間;錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤的存貯溫度應當控制在15―27℃，相對濕度應當控制在40―60%之間;

　　(四)定期檢查聲像檔案的保管情況，若發現問題，應當查明原因，及時采取補救措施。錄音帶、錄像帶應當每兩年重新纏繞一次，纏繞時應當用正常播放速度;

　　(五)磁性載體的聲像檔案應當存貯在具有磁屏蔽功能的庫房或者裝具內。

　　第十五條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂改。

　　第十六條 建立健全聲像檔案統計制度，做好聲像檔案收進、移出和現存數量統計，保管基本情況統計，提供利用以及其效果統計等工作。

　　第十七條 銷毀聲像檔案應當按照《沈陽市檔案鑒定銷毀辦法》有關規定執行。

　　第四章 聲像檔案的移交

　　第十八條 具有永久、長期保存價值的聲像檔案，依據國家有關法律法規，與立檔單位其他載體的檔案同時向檔案館移交。市級單位和市直屬單位的聲像檔案向市檔案館移交;區、縣(市)級單位和區、縣(市)屬單位的聲像檔案向縣、區(市)檔案館移交。在特殊情況下，經同級檔案行政管理部門同意可以提前或者延遲移交。

　　移交聲像檔案，要辦理移交手續。

　　第十九條 市和區、縣(市)檔案館定期接收屬于本館接收范圍的立檔單位已到接收年限的聲像檔案;對立檔單位及個人保存的珍貴聲像檔案，市及區、縣(市)檔案館可與其協商，隨時予以接收或者征購。

　　第二十條 立檔單位撤銷、分立或者合并的，聲像檔案應當隨立檔單位其他載體的檔案同時移交給檔案館或者分立、合并后單位的檔案管理部門，任何單位和個人不得私留、轉移和非法銷毀。

　　第五章 聲像檔案的利用

　　第二十一條 市和區、縣、(市)檔案館和各單位檔案管理部門應當編制聲像檔案目錄等檢索工具，配備相應的設備，為利用提供方便。

　　第二十二條 建立聲像檔案利用制度，嚴格審批程序。根據聲像檔案的機密程度，確定利用范圍。

　　第二十三條 利用與公布聲像檔案，不得違反國家有關知識產權保護的法律規定。

　　第二十四條 原版聲像檔案不得外借。珍貴、重要、使用頻率高的聲像檔案利用時應當提供拷貝、復制件。

　　第六章 法律責任

　　第二十五條 有下列行為之一的，由檔案行政管理部門責令限期改正;情節嚴重的，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人依法給予行政處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任：

　　(一)將公務活動中形成的應當歸檔的聲像材料據為己有，拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的;

　　(二)違反有關規定不按期向市、區、縣(市)檔案館移交聲像檔案的;

　　(三)涂改、偽造、擅自銷毀聲像檔案的;

　　(四)損毀、丟失及擅自出賣、轉讓、贈送屬于國家所有的聲像檔案的。

　　第二十六條 違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》及本規定，造成聲像檔案損失的，由檔案行政管理部門、有關主管部門根據損失聲像檔案的價值，責令賠償。

　　第七章 附則

　　第二十七條 本規定自2006年10月1日起施行。1987年3月17日公布施行的《沈陽市聲像檔案管理暫行規定》(沈政發〔1987〕29號)同時廢止。