第一章　總則

　　第一條　為了加強司法行政系統(tǒng)的檔案工作，使之有效地為司法行政工作和社會主義建設(shè)事業(yè)服務，根據(jù)《檔案法》等有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。

　　第二條　司法行政檔案是指在司法行政工作中形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。司法行政檔案分為文書檔案，專業(yè)檔案（勞改罪犯和勞教人員檔案、公證檔案、律師業(yè)務檔案、鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務業(yè)務檔案；財會檔案、科技檔案、教學檔案、新聞書稿檔案、基建檔案等）和聲像檔案。

　　第三條　司法行政檔案是國家檔案的組成部分，是司法行政系統(tǒng)的寶貴財富，屬黨和國家所有，由各單位檔案部門集中統(tǒng)一管理，任何單位和個人不得據(jù)為己有。

　　第四條　檔案工作是一項專門業(yè)務，是司法行政建設(shè)和各單位業(yè)務工作的組成部分，是維護司法行政系統(tǒng)歷史真實面貌的重要工作。各級司法行政單位要加強對檔案工作的領(lǐng)導。

　　第二章　檔案機構(gòu)、人員及職責

　　第五條　各級司法行政單位要建立檔案機構(gòu)。檔案工作要由一名領(lǐng)導分管，辦公室主任或副主任具體負責。

　　第六條　各省、自治區(qū)、直轄市司法廳（局）設(shè)立檔案科（室），地（市）、縣司法局設(shè)立檔案室，并配備相應的檔案人員。

　　各省、自治區(qū)、直轄市勞改局、勞教局（處），處級勞改、勞教單位均應設(shè)立檔案科（室），配備相應的檔案人員。

　　各公證處和律師事務所設(shè)立檔案室，配備專職或兼職檔案人員。

　　部屬各政法院校應遵照《普通高等學校檔案管理辦法》（1989年國家教委第六號令）的有關(guān)規(guī)定，設(shè)置檔案機構(gòu)，配備檔案人員。

　　司法部各直屬單位應設(shè)立檔案室，配備專職或兼職檔案人員。

　　第七條　各級司法行政單位的檔案工作受同級和上級司法行政機關(guān)檔案管理部門的指導和監(jiān)督，業(yè)務上受同級地方檔案行政管理部門的指導和監(jiān)督。

　　第八條　檔案人員應政治可靠，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，具有高中以上文化水平和一定的檔案專業(yè)知識。檔案管理隊伍應保持相對穩(wěn)定。

　　第九條　各級司法行政單位檔案部門的主要職責是：貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策；建立健全本單位及所屬單位的檔案工作規(guī)章制度；負責本單位檔案的集中統(tǒng)一管理和鑒定、銷毀、移交工作；積極開展檔案資料的開發(fā)利用工作；對本單位文書和業(yè)務部門的立卷歸檔工作進行指導；對所屬單位及系統(tǒng)的檔案工作進行監(jiān)督、指導，并對檔案管理人員進行業(yè)務培訓。

　　第三章　檔案的接收和整理

　　第十條　司法行政單位要建立、健全本單位所有的各門類檔案的立卷歸檔制度。凡本單位工作活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像，均由文書部門或業(yè)務部門進行整頓、立卷并按期向檔案管理部門歸檔。

　　第十一條　檔案管理人員必須按照《檔案法》的規(guī)定及時接收案卷。接收時應嚴格按照各類檔案立卷歸檔辦法的要求，檢查案卷質(zhì)量，對符合要求的予以接收，辦理檔案移交手續(xù)。

　　第十二條　對接收的檔案，按照門類和載體的不同，制定分類方案，各門類檔案分類應保持前后一致，不能隨意變動。分類后按案卷排列順序編制卷號，填寫案卷目錄和檔案收進登記表。

　　接收的檔案，在封面右上角蓋“歸檔”章，密卷在封面左上角蓋密級章（解密、降密后隨時更改）。

　　第四章　檔案的保管

　　第十三條　各單位要根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，設(shè)置相應的檔案專用庫房和框架，對本單位各門類檔案實行集中統(tǒng)一管理，并逐步做到辦公室、閱卷室、庫房三室分開。

　　第十四條　檔案庫房要堅固實用，符合防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲、防光、防塵的要求。室內(nèi)要保持清潔、通風，不得存放與檔案無關(guān)的物品。

　　第十五條　各單位根據(jù)規(guī)定和實際情況。購置檔案裝具、溫濕度計、去濕機、空調(diào)機、吸塵器、復印機、收錄機、電子計算機等設(shè)備，逐步采用先進技術(shù)，提高檔案管理水平。

　　第十六條　隨卷歸檔的錄音帶、錄相帶、照片、底片等聲像檔案，應單獨妥善存放保管，防止磁化和損壞，并根據(jù)保管期限定期復制。

　　第十七條　檔案管理人員應繪制案卷存放示意圖。

　　第十八條　檔案管理人員應定期對檔案保管狀況進行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導報告，并采取有效措施，保護檔案的完整和安全。調(diào)動工作時應認真核查檔案，辦理交接手續(xù)。

　　第十九條　各單位要建立全宗卷，以積累存儲本單位案卷的立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。

　　第五章　檔案的利用和統(tǒng)計

　　第二十條　各單位檔案部門要嚴格遵守檔案借閱制度。借閱檔案時，必須嚴格履行審批和登記手續(xù)，并限定借閱期限。

　　第二十一條　檔案管理人員要熟悉本單位各類檔案的主要內(nèi)容和存放位置，查找檔案要做到準確迅速。

　　第二十二條　加強檔案的編研工作，積極開發(fā)利用。除編制必要的檢索工具外，要認真編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、文件匯集及各種參考資料。積極主動地開展檔案的利用工作，并及時編寫檔案利用效果實例匯編，最大限度地發(fā)揮檔案的社會效益。

　　第二十三條　利用檔案的單位和人員，要確保檔案的安全，嚴禁遺失、拆散、剪裁、勾畫、涂改、批注和轉(zhuǎn)借，未經(jīng)批準不得隨意復制。

　　第二十四條　保管與利用檔案，應嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，任何人不得利用工作之便泄露黨和國家秘密。

　　第二十五條　檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況及時進行統(tǒng)計，并按規(guī)定向檔案行政管理機關(guān)報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。

　　第六章　檔案的鑒定、銷毀和移交

　　第二十六條　各單位檔案機構(gòu)要定期對超過保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定檔案應指定專人負責，主管領(lǐng)導審核。具體鑒定工作由檔案管理人員和有關(guān)部門的業(yè)務、技術(shù)人員共同進行。經(jīng)鑒定，對仍有保存價值的案卷，提高保管期限。對確無保存價值的檔案進行登記造冊，連同鑒定報告一并報主管領(lǐng)導審批，經(jīng)書面批準后銷毀。

　　第二十七條　被批準銷毀的勞改罪犯和勞教人員檔案應將出監(jiān)（所）鑒定表、釋放證明書存根及解教鑒定表、解教證明書存根各留一份，按年代整理立卷。被批準銷毀的公證檔案，應將公證書留存一份，按年度、類別整理立卷。以上留存的兩類檔案連同銷毀報告、批件及銷毀清冊一起劃為永久卷保管。其它門類檔案被批準銷毀后，將銷毀報告、批件及銷毀清冊一并立卷，永久保存。

　　第二十八條　銷毀檔案時，應由檔案管理部門和形成專業(yè)檔案的部門共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀前對銷毀檔案認真進行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章。

　　第二十九條　各省（市、區(qū)）司法行政單位列為永久和長期保管的檔案，按照國家檔案局的規(guī)定，應按時向同級地方檔案館移交。列為永久保存的勞改罪犯檔案，在刑滿后五十年向地方檔案移交。

　　第七章　附則

　　第三十條　司法行政系統(tǒng)各門類檔案管理工作分別執(zhí)行下列各種規(guī)定：

　　勞改罪犯檔案和勞教人員檔案執(zhí)行《勞改罪犯和勞教人員檔案管理暫行規(guī)定》；公證檔案執(zhí)行《公證文件立卷歸檔和管理辦法》；律師業(yè)務檔案執(zhí)行《律師業(yè)務檔案管理辦法》；鄉(xiāng)鎮(zhèn)、城市街道法律服務所的業(yè)務檔案執(zhí)行《鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務所業(yè)務檔案管理辦法》和《律師業(yè)務檔案管理辦法》；部屬院校檔案執(zhí)行《普通高等學校檔案管理辦法》（1989年國家教委第六號令）；文書檔案、財會檔案、基建檔案、科技檔案、審計檔案、書稿檔案、新聞宣傳檔案等執(zhí)行國家檔案局的有關(guān)規(guī)定。

　　第三十一條　根據(jù)國家檔案局1987年1號文件《關(guān)于印發(fā)財政部“國家預算收支科目”中列入一般行政事業(yè)單位檔案設(shè)備購置費通知》的精神，各單位檔案工作所需經(jīng)費，列入專項經(jīng)費開支。

　　第三十二條　根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對檔案人員實施獎懲。

　　第三十三條　各單位可根據(jù)本規(guī)定，制定檔案工作的具體管理細則。

　　第三十四條　本規(guī)定自1993年4月16日起施行。