院屬各單位、院機關各部門、各有關企業：

　　為了進一步做好我院企業檔案管理工作，現將《中國科學院企業檔案管理工作規范》印發給你們，本規范自2001年10月22日起施行。1995年印發的《中國科學院技術開發公司檔案管理暫行辦法》同時廢止。

　　中國科學院

　　2001年10月22日

　　中國科學院企業檔案管理工作規范

　　第一章　總 則

　　第一條　為進一步規范我院企業檔案管理工作，有效地為企業科研、生產、經營、管理等各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）及有關規定，結合中國科學院企業的實際情況，制定本規范。

　　第二條　本規范所稱企業檔案是指企業在科研、生產、經營、管理活動中直接形成的，對國家、社會和企業具有保存與利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　第三條　本規范適用于院、分院和研究所投資興辦的控股和為大股東的企業。中外核資公司，院屬商業、服務性企業可參照執行。

　　第四條　企業檔案是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的重要依據，是企業信息資源的重要組成部分。企業檔案工作是企業管理的基礎性工作，也是我院檔案事業的重要組成部分。企業對本單位檔案具有依法管理、保護、使用的義務和權利。任何個人不得將檔案據為己有或拒絕歸檔。

　　第五條　院辦公廳會同高技術產業局共同負責監督監察本規范的執行情況；院辦公廳檔案部門負責指導企業檔案業務工作。

　　第二章　管理體制與職責

　　第六條　企業檔案工作實行統一領導與分級管理相結合的體制。各公司原則上應在公司章程中對檔案管理作明確規定，并將有關內容納入相關制度與崗位責任制。

　　第七條　企業應當加強對檔案工作的領導，明確一位負責人主管檔案工作，保證檔案工作所需必要條件。

　　第八條　企業（集團）應設置綜合檔案室（或檔案信息管理中心），配備具有檔案專業知識的專（兼）職人員，集中統一地管理本公司的各類檔案，并對下屬企業的檔案工作進行監督與指導。

　　第九條　各分公司與子公司可設置綜合檔案室，也可確定專（兼）職檔案工作人員負責接收和管理本公司各類檔案。

　　第十條　各分院與研究所投資的企業可根據本單位情況，確定相應的檔案工作人員，負責管理本企業檔案，業務上接受分院、研究所檔案管理部門的指導。

　　第十一條　各單位應建立健全本企業檔案工作規章制度。企業檔案工作人員應當忠于職守，認真執行國家有關法律、法規。

　　第三章　檔案的收集與移交

　　第十二條　檔案收集職責：

　　（一）企業各部門負責收集本部門應歸檔的材料；

　　（二）企業辦公室或秘書負責收集企業領導在企業管理和參加重大活動中形成的材料；

　　（三）各項目負責人（或指定專人）收集企業產品研發、基本建設、設備儀器等方面的材料；

　　（四）檔案工作人員協助本企業各職能部門對收集的應歸檔材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。

　　第十三條　凡是在企業業務活動中形成的有保存價值的文件材料都應該按規定收集齊全，整理歸檔，具體歸檔范圍參見《中國科學院企業文件材料歸檔范圍及保管期限參考表》（附件1）。

　　第十四條　歸檔基本要求：

　　（一）歸檔材料必須是企業在科研、生產、經營、管理等活動中形成的原始記錄，有負責人簽署意見；

　　（二）歸檔材料應按歸檔范圍進行積累，確保完整、準確、系統，反映企業各項活動的真實內容和歷史過程；

　　（三）歸檔材料應按照國家和院有關規定、標準和要求，進行整理、編目；

　　（四）用紙、用筆規范（不用鉛筆、圓珠筆），字跡清晰；

　　（五）具有重要保存價值的電子文件，應與內容相同的紙質文件同時歸檔。

　　第十五條　歸檔時間：

　　（一）產品研發、基本建設、設備儀器購置等活動中形成的材料，在項目結束后（或按階段）整理歸檔，產品文件材料在產品定型后歸檔；

　　（二）企業各職能部門在企業管理過程中形成的材料于第二年上半年（自然年度）歸檔；

　　（三）會計文件材料可由企業會計部門保管一年后向檔案部門移交。　　第十六條　檔案工作人員原則上應參加企業的產品定型、科研成果鑒定、基建項目竣工驗收和大型儀器設備開箱等活動，并負責有關歸檔材料的審核。

　　第十七條　檔案工作人員應對各部門送交的各類檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊（一式兩份）和檢查記錄上簽字，正式履行交接手續。接收電子檔案時，應在相應設備、環境上檢查其真實有效性，并確定其與內容相同的紙質檔案的一致性，然后辦理交接手續。

　　第四章　檔案管理

　　第十八條　企業檔案整理可分為理大類（一級類目），即：綜合管理、經營與生產技術管理、產品及研究開發、基本建設、設備儀器、會計檔案。各企業應根據自身實際情況設立二級以下類目。檔案分類類目設置要層次分明，概念明確，案卷排列應反映本企業檔案的分類體系，便于科學管理與利用。

　　第十九條　特殊載體檔案（錄像帶、照片、磁盤等）可按載體形式、所反映問題或形成時間進行分類編目。

　　第二十條　企業在經營活動中形成的業務合同檔案可單獨管理（附件2）。

　　第二十一條　特殊載體檔案要遵照國家和院有關照片、聲像、電子檔案的標準，按其載體形式分別保存，并注明與相關紙質檔案的互見號。

　　第二十二條　企業應配置保存檔案的專用庫房和保護設備，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案安全。對破損或載體變質的檔案要及時進行修補和復制。

　　第二十三條　檔案保管期限分為永久、長期（15-50年）、短期（15年以下）三種。

　　第二十四條　根據《中國科學院檔案館檔案進館暫行辦法》（科發辦字〔2001〕221號），中國科學院直屬企業（集團）及其重點成員企業，研究所知名高新技術企業，特別是已上市公司、股份制公司（中國科學院控股或持有大股）；中國科學院不同發展階段中具有典型代表性的企業，國家和院級工程中心；進入整體轉制的技術開發型研究機構及后勤服務單位等企業（含以上的撤銷和整合企業）在其經營活動中形成的符合進館范圍的檔案均應進館保存。

　　第二十五條　企業對保管到期的檔案應進行鑒定。鑒定工作由企業負責人、業務部門的管理人員與技術人員、檔案工作人員三方組成的鑒定小組負責。企業檔案鑒定小組對經過鑒定后已失去保存價值的檔案，應寫出鑒定報告并編制銷毀清冊，報企業董事會（或主管負責人）審批。銷毀檔案時必須履行嚴格的簽字手續，由兩人以上監銷，銷毀清冊應長期保存。

　　第二十六條　企業應建立檔案統計工作制度，并按規定向上級有關部門報送檔案工作基本情況統計表（附件3表12）。

　　第二十七條　檔案工作人員調動工作時，必須辦理完檔案移交手續后方可離崗。

　　第五章　企業檔案利用與信息開發

　　第二十八條　企業應建立和健全檔案的借閱制度。借閱、復制有密級的檔案，必須按照國家和院有關保密的法律和規定辦理。

　　第二十九條　企業檔案利用中，要處理好檔案保密和利用的關系，既要保護企業的知識產權和商業秘密，保障企業的合法權益不受損害，又要充分發揮檔案的作用。

　　第三十條　企業在提供利用、公布檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權益。

　　第三十一條　企業檔案部門應積極主動地開展企業檔案信息服務工作，根據需要編制必要的檢索工具和參考資料；積極進行檔案編研工作，采取多種有效的服務方式，滿足企業以及其他各有關方面的需要。

　　第六章　企業資產與產權變動時檔案的處理

　　第三十二條　企業應加強對資產與產權變動時檔案處置工作的組織協調，按國家有關法規做好善后工作。

　　第三十三條　企業應做好資產與產權變動中形成材料的收集、整理和移交工作。其檔案由接收單位或原主辦單位保存。

　　第三十四條　依法實施破產的企業，按國家《企業破產法》的有關規定執行。

　　第三十五條　院內被兼并或整合的企業，其檔案歸屬于兼并企業或整合后新成立的企業，由兼并方或新成立的企業統一管理。因各種原因，不再隸屬于中國科學院的企業，其隸屬關系變動前形成的檔案移交中國科學院檔案館。

　　第三十六條　企業以其全部資產改組為股份制企業的，改組后的檔案另立全宗。

　　第七章　考核與獎懲

　　第三十七條　企業檔案的各項管理工作應納入相關的崗位責任制，作為企業年度考核的內容之一，彬關于獎懲掛鉤。

　　第三十八條　根據分級管理原則，各級檔案主管部門應對企業的檔案工作進行考核，考核結果按企業章程作為對公司高級管理人員業績考核的內容之一。

　　第三十九條　對造成檔案損失或在利用檔案中給企業造成經濟損失負有直接責任者，企業應根據國家檔案局《檔案行政處罰程序暫行規定》給予相應的處分，并報院辦公廳及高技術產業局備案；構成犯罪的，依法追究其刑事責任。

　　第八章　附則

　　第四十條　本規范凡與國家今后頒布的有關規定不符之處，以國家規定為準。

　　第四十一條　本規范自頒布之日起施行，《中國科學院技術開發公司檔案管理暫行辦法》（科發辦字〔1995〕0244號）同時廢止。

　　第四十二條　本規范由辦公廳負責解釋。執行過程中存在的具體問題，由辦公廳會同高技術產業發展局協調解決。