第一章　總則

　第一條　為做好鐵道部及其所屬鐵路單位機關（以下簡稱鐵路單位）的公文處理工作，加強管理，使之規范化、制度化、科學化，提高工作效率和公文質量，根據國務院辦公廳一九九三年十一月二十一日發布的《國家行政機關公文處理辦法》，制定本辦法。

　第二條　鐵路公文（包括電報，下同）是鐵路單位在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

　第三條　各級鐵路單位要發揚深入實際、聯系群眾、調查研究、實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，避免拖拉積壓、互相推諉和粗枝大葉；逐步改善辦公手段，采用新技術、新設備，提高公文處理工作的效率和質量。行文要少而精，注重效用。

　第四條　各級鐵路單位的辦公廳（室）是公文處理的管理機構，主管本機關并負責指導下級機關的公文處理工作。

　第五條　各級鐵路單位的辦公廳（室）應當設立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作。各單位業務部門也要有專職或者兼職人員負責公文處理工作。專兼職人員應當相對穩定。

　第六條　公文處理工作是機關工作的重要組成部分，其工作質量直接體現機關的辦事效率和工作作風。各單位要有一名領導干部分管公文處理工作，定期檢查，不斷改進。對于重要公文，領導干部要親自處理。每一個機關工作人員都應當學習掌握公文處理辦法。

　第七條　文秘人員應當忠于職守，廉潔正派，具備有關專業知識；應當熱愛本職工作，刻苦學習，努力鉆研，不斷提高業務水平和工作能力，積極主動地完成任務。

　第八條　公文處理必須做到及時、準確、安全。公文由文秘部門統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。

　第九條　公文處理工作應當貫徹“黨政分開”的原則。

　第十條　公文處理工作必須嚴格執行國家保密法律、法規和有關保密規定，確保國家秘密安全。

　　　　　　　　　　　　第二章　公文主要種類

　第十一條　鐵路單位的公文種類主要有：
　　一、命令（令）
　　適用于發布重要行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；撤銷下級機關不適當的決定。
　　二、決定
　　適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關人員。
　　三、指示
　　適用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則。
　　四、公告、通告
　　“公告”適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。
　　“通告”適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
　　五、通知
　　適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免和聘用干部。
　　六、通報
　　適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
　　七、報告
　　適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。
　　八、請示
　　適用于向上級機關請求指示、批準。
　　九、批復
　　適用于答復下級機關的請示事項。
　　十、函
　　適用于不相隸屬機關相互商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門請求批準。
　　十一、會議紀要
　　適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

　　　　　　　　　　　　　第三章　公文格式

　第十二條　公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和印發時間等部分組成。
　　一、發文機關應當寫全稱或者規范化簡稱；聯合行文，主辦機關應當排列在前。
　　二、秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”及保密期限。
　　三、緊急文件應當分別標明“特急”、“急件”；緊急電報應當分別標明“特急”、“加急”、“平急”。
　　四、發文字號，包括機關代字、年份、序號。聯合發文，只標明主辦機關發文字號。
　　五、上報的公文，應當在首頁注明簽發人姓名。
　　六、公文標題，應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般應當標明發文機關，并準確標明公文種類；標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
　　七、公文如有附件，應當在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。
　　八、公文除“會議紀要”外，都應當加蓋印章。聯合上報的非法規性文件，由主辦機關加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文機關都應當加蓋印章。
　　九、成文時間，以領導人簽發的日期為準；聯合行文，以最后簽發機關領導人的簽發日期為準；電報，以發出日期為準。印發時間，以文件印制的日期為準。
　　十、文件應當標注主題詞；上報的文件，應當按照上級機關的要求標注主題詞。
　　十一、“會議紀要”，應當在標題之下、正文之前注明通過日期，“主送單位”標注在主題詞之下。
　　十二、文字從左至右橫寫、橫排。少數民族文字按其習慣書寫、排版。在民族自治地方，可并用漢字和通用的少數民族文字。

　第十三條　公文格式參照試行的《國家機關公文格式》國家標準。部機關發文的格式樣式附后。

　第十四條　公文用紙一般為１６開型（長２６０毫米、寬１８４毫米）；也可以采用國際標準Ａ４型（長２９７毫米、寬２１０毫米）。左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

　　　　　　　　　　　　　第四章　行文規則

　第十五條　鐵路單位之間的行文關系，應當根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。

　第十六條　用鐵道部名義行文的種類及其內容劃分如下：
　　一、《中華人民共和國鐵道部令》
　　發布重要的行政法規和其他按規定以部令發布的事項。
　　二、《鐵道部文件》
　　１、向國務院及其他上級機關請示、報告工作。
　　２、轉發國務院文件。
　　３、與國務院各部委及各省、自治區、直轄市聯合印發的重要文件。
　　４、部署全路性的重大工作，采取重大行政措施。
　　５、發布鐵路行政法規、規章。
　　６、下達和調整長遠規劃、中長期計劃和年度計劃。
　　７、重要的機構變動、人員調整、獎懲事項。
　　８、其他需要發《鐵道部文件》的重要事項。
　　三、《中華人民共和國鐵道部》
　　１、與國務院各部委和各省、市、自治區聯系工作、商洽問題。
　　２、轉發國務院各部委和各省、市、自治區的有關文件；批轉鐵路單位的文件。
　　３、向部屬各單位布置單項工作和臨時任務，下達、調整單項任務計劃。
　　４、答復部屬單位的請示事項。
　　５、通報、表彰、獎懲事項。
　　６、其他需要以鐵道部名義行文的事項。

　第十七條　管理權限明確須經鐵道部履行行政批準手續可由部門辦理的事項，報鐵道部批準后，以部批局（司）發文形式下發。文中注明“經鐵道部批準”或者“經鐵道部同意”。

　第十八條　用部機關各部門名義行文的有：
　　一、根據鐵道部既定的方針、政策、計劃、規章，與部屬單位及其部門聯系工作，商洽問題。
　　二、與國務院各部、委及其部門，各省、自治區、直轄市業務部門，企、事業單位聯系工作。
　　三、在職能范圍內，布置、指導本業務系統工作，下達年度工作計劃，答復詢問，通報情況，介紹經驗。
　　四、轉發國務院各部委，各省、市、自治區有關文件。
　　五、其他需要以部門名義行文的事項。

　第十九條　鐵路電報是公文的一種形式，在處理緊急公務時使用，其辦理方法和格式，按有關規定處理。

　第二十條　要大力精簡文件。可發可不發的文件堅決不發；凡是可以用部門名義行文解決問題的，就不要用單位名義行文；須報單位審批的事項，經單位同意后也可以由部門發文。部門下發的文件，一般應當發給下級單位的部門。領導同志在會議上的講話，一般不以正式文件印發。

　第二十一條　部屬各單位對職權范圍內能夠處理以及相互之間能夠協商解決的問題，不要向鐵道部行文。對于超出職權范圍的問題，除重大的和另有要求的需報鐵道部以外，一般可將文件送部機關有關部門研究處理，涉及幾個部門的可以抄送，亦不必抄送鐵道部。部機關各部門處理不了的，由主辦部門報部處理。

　第二十二條　鐵道部對部機關各部門一般不行文，工作需要時可以抄送。部機關各部門之間，有事當面商洽解決，一般不要行文。在機關內部，部門向機關請示匯報工作用“簽報”。

　第二十三條　向下級機關的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

　第二十四條　部門之間對有關問題未協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關有權責令糾正或者撤銷。

　第二十五條　同級的鐵路單位、部門，上級單位的部門與下一級單位可以聯合行文；鐵路單位及其部門與同級的政府、黨委、軍隊、人民團體及其部門可以聯合行文。鐵道部機關及其部門與不具有行政職能的企事業單位不能聯合行文。

　第二十六條　各級鐵路單位一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文時，應當抄送越過的機關。

　第二十七條　“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。除領導直接交辦的事項外，“請示”不要直接送給領導者個人。

　第二十八條　“報告”中不得夾帶請示事項。

　第二十九條　受雙重領導的機關向上級機關請示，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

　第三十條　經批準，在報紙、專刊、公報、局報上全文刊登的法規規章、決定等，可不再行文，應當視為正式公文依照執行。同時，由發文機關印制少量文本，供存檔備查。

　　　　　　　　　　　　　第五章　公文辦理

　第三十一條　公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發文辦理一般包括擬稿、會簽、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。

　第三十二條　鐵路單位都要建立收文登記制度。公文由文秘部門或者指定的人員統一拆封、登記。沒有經過文秘部門簽收的公文，應當到文秘部門補辦登記手續。

　第三十三條　需要辦理的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示，或者交有關部門辦理。重要公文，要由辦公廳（室）主任審閱后，再送有關部門辦理或者送領導人批示。緊急公文，應當提出辦理時限；需送領導人批示時，應當同時將主要內容告知主管部門。涉及幾個部門的問題，分辦時應當確定一個主辦單位。分辨不清主辦單位的，應當與有關部門協商或者請示領導確定。

　第三十四條　收到需辦理的公文后，承辦單位要抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬于自己業務范圍，或者不適宜由本單位主辦的，應當迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。

　第三十五條　送領導人批示或者交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦；重要公文重點催辦、查辦；一般公文定期催辦、查辦。對下發的重要公文，應當及時了解和反饋執行情況。重要的和限時的文件，承辦單位如確實需要延長辦理時間，應當告知文秘部門，必要時要向來文單位說明原因。

　第三十六條　凡涉及其他部門的問題，主辦部門應當主動與有關部門協商、會簽。經辦人員協商不能取得一致意見時，部門領導應當親自出面；如仍有分歧，主辦部門要將各方意見報送主管領導研究決定。上報的公文，如有關方面意見不一致，要如實反映。

　第三十七條　草擬公文，要使用規定的稿紙。重要公文應當由領導親自起草，或者提出要點，指定專人起草。草擬公文應當做到：
　　一、符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，要切實可行，并加以說明。
　　二、情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。
　　三、人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。日期應當寫具體的年月日，年份應當寫全。
　　四、結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“１．”，第四層為“（１）”。
　　五、必須使用國家法定計量單位。
　　六、用詞用字準確、規范。難懂的專用術語、行話、方言，應當避免使用，必須使用時應當加注釋。文內使用簡稱，除已通用的簡稱外，一般應當先用全稱，并注明簡稱。
　　七、公文中的數字，除成文時間，部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

　第三十八條　公文稿擬出后，要由主辦部門領導人認真核閱、修改、簽字。核閱的重點是：是否需要行文，是否符合國家法律、法規和有關規定，處理意見是否切實可行，與其他有關文件有無矛盾、重復、脫節，涉及其他部門的問題是否已經協商一致。

　第三十九條　鐵路各單位、各部門辦公廳（室）在將公文送領導人簽發之前，應當認真做好審核工作。未經審核的文稿，不得送領導簽發。審核的重點：是否需要行文，是否符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定，是否與有關部門協商、會簽，發送范圍是否適當，文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關規定。涂改勾畫較亂、字跡難以辨認的，應當退擬稿人抄清。審核時對內容的重要改動，應當與主辦部門協商，或提出意見，退擬稿人修改。對涉及有關部門且主辦部門經協商又不能取得一致意見的公文，核稿人應當積極組織協調，必要時由辦公部門的領導協調。經協調仍不能取得一致意見的，應當提出處理意見報單位領導。

　第四十條　公文必須由發文機關領導人簽發。重要的或者涉及面廣的，由正職或者主持日常工作的副職領導人簽發；有的公文經授權可由辦公廳（室）主任簽發。

　第四十一條　審批公文，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱（需注明時間），應當視為同意。

　第四十二條　經領導人簽發的文稿，不得擅自改動；如必須改動，應當報經簽發人同意。

　第四十三條　草擬、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求，不得使用鉛筆和圓珠筆。不得在文稿裝訂線外書寫。

　第四十四條　繕印的文件，必須符合規定格式，字跡清楚，整潔美觀，份數準確。繕印人員如對文稿有疑問，應當與經辦單位聯系，不得隨意處理。鉛印、膠印、油印等，只是繕印方式不同，并不表示文件的重要程度。公文必須經過認真校對無誤，才能付印發出。校對人應當在文稿上簽名。

　第四十五條　用印前，應注意檢查原稿是否經過單位領導人簽發和辦公廳（室）審核，公文格式是否符合要求，公文組成是否完備，版面是否整潔。對于不符合要求以及超過規定份數的公文，不予蓋章。用印印跡要端正、清晰，印章應當上不壓正文，下壓成文時間年、月、日４～７個字。封發時，要對文件進行檢查，防止差錯。急件、密件要在信封上加蓋急、密戳記。

　第四十六條　上報的公文，如不符合本辦法第二十六條、第二十七條、第三十六條和第三十七條第一款的規定，上級機關的文秘部門可退回呈報單位。

　第四十七條　上級機關的秘密公文，除絕密或者注明不準翻印的以外，經下一級機關的負責人或者辦公廳（室）主任批準，可以翻印、轉發。翻印時，應當注明翻印的機關、時間、份數和印發范圍。密碼電報不得翻印復制，不得密電明復、明電密電混用。

　第四十八條　傳遞秘密公文，必須采取相應的保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。

　　　　　　　　　　第六章　公文立卷、歸檔和銷毀

　第四十九條　公文辦完后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。立卷工作由公文主辦單位（部門）負責。公文處理完畢后，承辦人員應當將定稿和有關材料及時移交本單位文秘人員。個人不得保存應當歸檔的公文。立卷工作應當在平時不斷進行，避免突擊。

　第五十條　公文歸檔，應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，以便于檔案的保管和利用。

　第五十一條　聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復制件。

　第五十二條　公文復制件作為正式文件使用時，應當加蓋復制機關證明章，視同正式文件妥善保管。

　第五十三條　案卷應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。

　第五十四條　沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和主管領導人批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。

　　　　　　　　　　　　　　第七章　附則

　第五十五條　行政法規、規章，外事等方面的公文，依照有關辦法處理。

　第五十六條　部屬各單位可根據本辦法，結合實際情況，制訂實施細則。

　第五十七條　本辦法由鐵道部辦公廳負責解釋。

　第五十八條　本辦法自發布之日起施行。鐵路其他有關行政機關公文處理的規定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。

　格式一　　　　　　　中華人民共和國鐵道部令

　格式二　　　　　　　　　　鐵道部文件

　格式三　　　　　　　　　　鐵道部文件

　格式四　　　　　　　 中華人民共和國鐵道部