《嘉興市檔案接收征集辦法》已經(jīng)六屆市政府第70次常務(wù)會議審議通過，現(xiàn)予以發(fā)布，自2012年4月15日起施行。

　　市長：

　　二○一二年三月七日

　　嘉興市檔案接收征集辦法

　　第一章 總 則

　　第一條　為加強(qiáng)和規(guī)范檔案接收征集工作，有效保護(hù)和利用檔案，把綜合檔案館(以下簡稱檔案館)建設(shè)成為檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《浙江省國家檔案館管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。

　　第二條　本辦法適用于市、縣(市、區(qū))兩級檔案館接收范圍內(nèi)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織和有關(guān)個(gè)人。

　　第三條　檔案接收征集工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。各級檔案館應(yīng)當(dāng)全面收集檔案，反映歷史真實(shí)，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，方便社會利用，推進(jìn)館藏體系的內(nèi)容更豐富，結(jié)構(gòu)更合理，特色更鮮明。

　　第四條　各級檔案館應(yīng)當(dāng)建立接收征集、安全保存、科學(xué)管理、提供利用等各項(xiàng)規(guī)章制度。

　　第五條　縣級及以上人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)助解決檔案接收征集工作中的重大問題，并將所需經(jīng)費(fèi)列入同級財(cái)政預(yù)算予以保障。

　　第二章 接收范圍

　　第六條　接收下列單位于中華人民共和國成立后形成的保管期限為永久、長期及定期30年(含30年)以上的檔案：

　　(一)各級黨委、人大、政府、政協(xié)、紀(jì)委及其工作部門和直屬單位形成的檔案，各級政府直屬工作部門的派出機(jī)構(gòu)、特設(shè)機(jī)構(gòu)和其他機(jī)構(gòu)形成的檔案;

　　(二)工會、團(tuán)委、婦聯(lián)等群眾團(tuán)體形成的檔案;

　　(三)本級與上級主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo)或由上級主管部門垂直領(lǐng)導(dǎo)單位形成的反映本市工作的檔案;

　　(四)國有或國有控股企業(yè)(集團(tuán))形成的檔案，以及破產(chǎn)、轉(zhuǎn)制企業(yè)形成的對國家和社會有保存價(jià)值的檔案;

　　(五)院校、醫(yī)院、新聞媒體等單位中具有代表性的單位形成的檔案;

　　(六)具有重大影響的政治、經(jīng)濟(jì)、社會、科技、文化、體育、旅游、公益等方面活動形成的檔案，或者在本行政區(qū)域內(nèi)發(fā)生的重大事件形成的檔案;

　　(七)政府投資的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目形成的檔案;

　　(八)嘉興籍或在嘉興工作、活動過的非嘉興籍著名人物的檔案;

　　(九)各專業(yè)主管部門(單位)形成的社會保障、勞動就業(yè)、醫(yī)療衛(wèi)生、教育等涉及民生與公共利益的重要檔案;

　　(十)經(jīng)協(xié)商同意，接收或代存同級民主黨派機(jī)構(gòu)形成的檔案;

　　(十一)經(jīng)協(xié)商同意，接收或代存非公有制經(jīng)濟(jì)組織形成的檔案，及其他非國家所有但對國家和社會具有保存價(jià)值的檔案;

　　(十二)其他法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)由各級檔案館接收征集的檔案。

　　第七條　接收中華人民共和國成立前形成的檔案范圍：

　　(一)本地區(qū)各個(gè)歷史時(shí)期形成的革命歷史檔案;

　　(二)本地區(qū)歷代舊政權(quán)機(jī)關(guān)形成的歷史檔案。

　　第八條 各級檔案館應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定，編制《檔案館接收單位名冊》，建立科學(xué)的進(jìn)館序列，并根據(jù)形勢變化及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　　第九條 重大活動檔案的接收范圍，按照《嘉興市重大活動檔案管理辦法》(市政府令第32號)規(guī)定，由同級檔案行政管理部門確定。

　　第十條 重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案接收范圍按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，各級檔案館根據(jù)所在區(qū)域重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)情況，分期編制《重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案接收名冊》，確定具體接收單位。

　　第十一條 各級檔案館可結(jié)合實(shí)際情況，制定屬于接收范圍內(nèi)的其他專項(xiàng)檔案接收名冊。

　　第三章 征集范圍

　　第十二條 征集黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人以及省部級領(lǐng)導(dǎo)在本地區(qū)視察、工作期間形成的檔案范圍：

　　(一)歷屆、現(xiàn)任黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人，省部級領(lǐng)導(dǎo)在本地區(qū)視察、參加慶典或其他重要公務(wù)活動期間形成的各種講話、題詞、照片、錄音、錄像等檔案材料。

　　(二)歷任、現(xiàn)任浙江省黨政軍領(lǐng)導(dǎo)在本地區(qū)工作活動中形成的各種信函、講話、題詞、照片、錄音、錄像等檔案材料。

　　第十三條　征集具有地方特色、民族特色、非物質(zhì)文化及其他珍貴檔案資料的范圍：

　　(一)著名人士在本地區(qū)或者本地區(qū)著名人士在外地生活、工作活動中形成的具有歷史參考價(jià)值的各種信函、自傳、日記、回憶錄、通訊錄、演講稿、著作、研究成果、書畫作品、獲獎證書、照片、錄音、錄像等檔案材料。

　　(二)中華人民共和國成立前各種房地產(chǎn)契約、賣身契約、典當(dāng)票據(jù)、家信、錢幣、縣志、年鑒等史料。

　　(三)本地區(qū)的名勝古跡、民情風(fēng)俗、出土文物、民歌、民謠、傳說、奇聞軼事等材料。

　　(四)民間文學(xué)、傳統(tǒng)音樂、傳統(tǒng)舞蹈、傳統(tǒng)戲劇、曲藝、傳統(tǒng)體育、游藝、雜技、傳統(tǒng)醫(yī)藥。

　　第十四條　寄存和捐贈檔案的范圍：

　　(一)未列入檔案館接收名冊的單位或個(gè)人，因保管條件限制或其他原因要求寄存檔案的。

　　(二)個(gè)人保存的，愿意移交或無償捐贈給檔案館的各種珍貴檔案史料。

　　第四章 接收征集內(nèi)容

　　第十五條 列入接收征集檔案內(nèi)容包括：

　　(一)文書檔案、科技檔案、業(yè)務(wù)檔案等各種門類的檔案，紙質(zhì)、聲像、實(shí)物和電子等各種載體形態(tài)的檔案，以及有助于了解或補(bǔ)充檔案內(nèi)容的各種重要編研材料、書刊、資料等。

　　(二)進(jìn)館單位編制的檢索工具以及用以說明檔案移交內(nèi)容、移交情況的規(guī)定材料和圖表。

　　(三)其他法律法規(guī)規(guī)定的移交內(nèi)容。

　　第五章 接收征集時(shí)間

　　第十六條 列入本辦法接收征集范圍的檔案，應(yīng)在立檔單位保存滿10年后向同級檔案館移交，下列情況除外：

　　(一)已撤銷機(jī)構(gòu)的檔案，自機(jī)構(gòu)撤銷之日起3個(gè)月內(nèi)向同級檔案館移交。

　　(二)重大活動檔案按照《嘉興市重大活動檔案管理辦法》的規(guī)定，在相關(guān)活動結(jié)束之日起4個(gè)月內(nèi)向同級檔案館移交。列入《重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案接收名冊》的市、縣(市、區(qū))政府投資的重點(diǎn)工程項(xiàng)目、重大科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向同級檔案館移交。

　　(三)經(jīng)市、縣(市、區(qū))檔案行政管理部門審批同意，對單位保管條件不善的檔案可以提前接收進(jìn)館;對專業(yè)性較強(qiáng)或需要保密及其他特殊原因不能按期移交的檔案，可以延長有關(guān)檔案的移交時(shí)間。

　　(四)對關(guān)系民生、社會各方面又急需廣泛利用的檔案，經(jīng)同級檔案行政管理部門認(rèn)定，可適當(dāng)縮短進(jìn)館年限。

　　(五)列入本辦法接收范圍的中華人民共和國成立前檔案，各進(jìn)館單位必須及時(shí)與同級檔案館聯(lián)系，確定移交時(shí)間。

　　(六)法律法規(guī)對接收時(shí)間另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

　　第六章 接收征集要求

　　第十七條　檔案的接收征集要求：

　　(一)進(jìn)館檔案應(yīng)保持全宗的完整性，各種門類和載體形式的檔案按照國家有關(guān)法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，及嘉興市各級檔案館接收檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)整理完畢。

　　(二)進(jìn)館單位必須向各級檔案館移交檔案原件，本單位有利用需要的可以制作保留復(fù)制件或電子文件。

　　(三)進(jìn)館單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家檔案局及各部門、各系統(tǒng)制定的各類檔案保管期限規(guī)定，科學(xué)界定檔案保管期限。

　　(四)進(jìn)館檔案的解密或密級調(diào)整，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家檔案局、國家保密局制定的《各級國家檔案館檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　(五)進(jìn)館單位應(yīng)當(dāng)編制一式兩份符合要求的組織沿革、全宗介紹、分類方案，一份隨同檔案移交，一份進(jìn)館單位留底。

　　(六)進(jìn)館單位在移交紙質(zhì)檔案的同時(shí)，移交相應(yīng)的紙質(zhì)案卷目錄一份、全引目錄一份(按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的文書檔案，移交相應(yīng)的歸檔文件目錄兩套)，符合檔案館進(jìn)館單位電子檔案接收要求的電子目錄一套。

　　(七)進(jìn)館單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，加快傳統(tǒng)載體檔案資料數(shù)字化進(jìn)程。尚未移交進(jìn)館的重要傳統(tǒng)載體檔案，應(yīng)當(dāng)在移交進(jìn)館前按照規(guī)定完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換。進(jìn)館單位具有永久保存價(jià)值或其他重要價(jià)值的電子文件，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)、縮微膠片等載體同時(shí)歸檔和移交。

　　(八)檔案館和進(jìn)館單位要加強(qiáng)檔案交接工作的安全管理和保密工作，采取切實(shí)有效的措施，確保檔案實(shí)體和信息的安全。

　　(九)進(jìn)館單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)本系統(tǒng)、本部門和本單位檔案移交工作的管理，健全工作制度，明確工作職責(zé)，規(guī)范工作流程，落實(shí)各項(xiàng)保障措施。

　　第七章 接收征集程序

　　第十八條 檔案的接收征集程序：

　　(一)檔案館根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定接收征集對象，編制接收征集名冊和接收征集計(jì)劃。

　　(二)檔案館向進(jìn)館單位下發(fā)檔案進(jìn)館通知和接收征集計(jì)劃。進(jìn)館單位根據(jù)接收征集計(jì)劃安排的時(shí)間要求做好進(jìn)館準(zhǔn)備工作。

　　(三)檔案館組織人員實(shí)地檢查檔案。進(jìn)館單位在檢查通過后向檔案館報(bào)送移交檔案目錄。不符合要求的，進(jìn)館單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充完善。

　　(四)進(jìn)館單位在報(bào)送移交檔案目錄后，根據(jù)檔案館確定的具體移交時(shí)間，將檔案實(shí)體、檢索工具和電子目錄等移交進(jìn)館。交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對無誤后，填寫檔案交接文據(jù)，簽字蓋章。交接文據(jù)一式兩份，檔案館、移交單位各保存一份。

　　(五)需要提前或推遲移交進(jìn)館的，進(jìn)館單位應(yīng)當(dāng)向同級檔案行政管理部門提出書面申請，經(jīng)檔案行政管理部門同意后變更進(jìn)館期限。

　　第八章 獎勵(lì)和處罰

　　第十九條　非國家所有的反映本地區(qū)歷史和地方特色的珍貴檔案史料，鼓勵(lì)檔案資料所有人向檔案館捐贈;檔案館接受捐贈的，當(dāng)?shù)厝嗣裾蛘邫n案行政管理部門應(yīng)當(dāng)給予獎勵(lì)，并頒發(fā)榮譽(yù)證書。

　　第二十條　對在檔案的征集、整理、保護(hù)和提供利用等方面作出特殊貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人，當(dāng)?shù)厝嗣裾蛘邫n案行政管理部門應(yīng)當(dāng)給予獎勵(lì)。

　　第二十一條　對違反檔案接收征集有關(guān)規(guī)定的單位和個(gè)人，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及有關(guān)法律、法規(guī)給予相應(yīng)的處罰。

　　第九章 附 則

　　第二十二條 本辦法由嘉興市檔案局負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十三條 本辦法自2012年4月15日起施行。原《嘉興市檔案征集辦法》(嘉政發(fā)〔1999〕206號)同時(shí)廢止。