為保證計(jì)算機(jī)在儲(chǔ)蓄核算業(yè)務(wù)上正確應(yīng)用,規(guī)范計(jì)算機(jī)應(yīng)用的管理,根據(jù)《中國(guó)人民建設(shè)銀行儲(chǔ)蓄會(huì)計(jì)核算制度》和《中國(guó)人民建設(shè)銀行儲(chǔ)蓄所管理辦法》,結(jié)合計(jì)算機(jī)和儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)特點(diǎn),制定本辦法。
一、軟件開發(fā)、應(yīng)用管理
第一條 儲(chǔ)蓄核算業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件的開發(fā)應(yīng)用要符合《中國(guó)人民建設(shè)銀行儲(chǔ)蓄會(huì)計(jì)核算制度》的要求,具有可靠性、可維護(hù)性、方便性、安全性;具有故障恢復(fù)功能、稽核功能和安全保密措施,能夠滿足儲(chǔ)蓄核算業(yè)務(wù)需求,準(zhǔn)確、及時(shí)、完整地完成儲(chǔ)蓄會(huì)計(jì)核算任務(wù)。
第二條 開發(fā)儲(chǔ)蓄核算業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件,儲(chǔ)蓄部門同計(jì)算機(jī)部門應(yīng)明確分工,密切協(xié)作,保證軟、硬件的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
(一)儲(chǔ)蓄部門的主要職責(zé):
1.根據(jù)儲(chǔ)蓄核算業(yè)務(wù)開展情況和發(fā)展趨勢(shì),向計(jì)算機(jī)部門提出完整的業(yè)務(wù)需求報(bào)告,詳細(xì)介紹儲(chǔ)蓄核算業(yè)務(wù)處理、帳務(wù)核算的全過程。
2.組織對(duì)應(yīng)用軟件各項(xiàng)功能進(jìn)行全面測(cè)試,根據(jù)本行實(shí)際業(yè)務(wù)需要提出修改補(bǔ)充意見。測(cè)試合格,經(jīng)儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)主管部門驗(yàn)收簽章后,方可在實(shí)際業(yè)務(wù)中應(yīng)用。
3.根據(jù)儲(chǔ)蓄核算業(yè)務(wù)變化情況,應(yīng)用軟件需要補(bǔ)充、調(diào)整程序時(shí),儲(chǔ)蓄部門應(yīng)及時(shí)通知計(jì)算機(jī)部門,提出書面修改意見,按“建行業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件管理的若干規(guī)定(試行)”(建電〈91〉15號(hào)文)填寫“軟件維護(hù)申請(qǐng)報(bào)告”,并對(duì)調(diào)整、修改后的程序功能進(jìn)行測(cè)試。
4.負(fù)責(zé)應(yīng)用軟件中授權(quán)的日常操作管理,制定有關(guān)的規(guī)章制度,包括“上機(jī)業(yè)務(wù)操作規(guī)程”、“上機(jī)所手工應(yīng)急措施”、“機(jī)器設(shè)備使用保管制度”,負(fù)責(zé)組織對(duì)上機(jī)人員進(jìn)行操作培訓(xùn)等。
(二)計(jì)算機(jī)部門的主要職責(zé):
1.根據(jù)儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)部門提出的業(yè)務(wù)需求報(bào)告,選配、訂購(gòu)合適的機(jī)型,制定軟件開發(fā)計(jì)劃,落實(shí)開發(fā)應(yīng)用軟件的工程技術(shù)人員,確定應(yīng)用軟件編制原則,設(shè)計(jì)編寫能夠滿足儲(chǔ)蓄核算業(yè)務(wù)需求的應(yīng)用軟件。
2.按軟件規(guī)范要求將應(yīng)用軟件資料歸檔保管,并負(fù)責(zé)提供應(yīng)用軟件的操作手冊(cè)、用戶手冊(cè)、技術(shù)手冊(cè)等有關(guān)文件資料。
3.協(xié)助儲(chǔ)蓄部門加快電算化的過程。對(duì)儲(chǔ)蓄人員進(jìn)行必要的技術(shù)培訓(xùn),在人機(jī)并行階段給予必要的技術(shù)支持;在應(yīng)用軟件交付使用后,應(yīng)根據(jù)儲(chǔ)蓄部門的要求負(fù)責(zé)對(duì)軟件進(jìn)行維護(hù)及優(yōu)化。
4.儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)發(fā)生變化時(shí),根據(jù)儲(chǔ)蓄部門提出的業(yè)務(wù)變化需求,及時(shí)做好應(yīng)用軟件程序調(diào)整修改工作;修改時(shí)應(yīng)作好有關(guān)記錄,記錄資料視同軟件檔案妥善保管。
二、崗位設(shè)置及職責(zé)分工
第三條 各級(jí)管理行處的計(jì)算機(jī)部門和儲(chǔ)蓄部門應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)的電算應(yīng)用管理工作。
(一)計(jì)算機(jī)部門應(yīng)設(shè)置專職或兼職儲(chǔ)蓄應(yīng)用系統(tǒng)軟件管理人員,負(fù)責(zé)提供技術(shù)方面的支持、指導(dǎo)及培訓(xùn)有關(guān)的管理人員和操作人員,負(fù)責(zé)機(jī)器設(shè)備管理及維護(hù),并協(xié)助儲(chǔ)蓄部門進(jìn)行日常管理。
(二)各級(jí)管理行處的儲(chǔ)蓄部門應(yīng)設(shè)置專職或兼職的計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理員,要選配熟悉機(jī)器設(shè)備性能、掌握應(yīng)用軟件操作規(guī)程、具備一定的計(jì)算機(jī)軟、硬件知識(shí)的人員擔(dān)任應(yīng)用管理員的工作。
計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理員的主要職責(zé):
1.負(fù)責(zé)檢查儲(chǔ)蓄所、儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督機(jī)構(gòu)執(zhí)行有關(guān)計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)規(guī)章制度情況。檢查各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作處理的合法性、正確性,督促做好機(jī)器設(shè)備的清潔、保養(yǎng)工作。
2.按授權(quán)權(quán)限進(jìn)行特殊業(yè)務(wù)處理。負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)增刪用戶,恢復(fù)和維護(hù)系統(tǒng)文件;對(duì)操作人員存取文件及數(shù)據(jù)處理權(quán)限,恢復(fù)和維護(hù)數(shù)據(jù)文件,操作員代碼設(shè)置進(jìn)行管理。
3.經(jīng)常了解掌握儲(chǔ)蓄所、儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督部門計(jì)算機(jī)運(yùn)行情況,幫助解決實(shí)際工作中遇到的問題。對(duì)解決不了的技術(shù)問題應(yīng)做好記錄,并與計(jì)算機(jī)部門聯(lián)系解決。對(duì)儲(chǔ)蓄核算業(yè)務(wù)操作中發(fā)生的差錯(cuò)事故,進(jìn)行歸納分析,找出原因,提出措施,及時(shí)反饋給有關(guān)人員。幫助操作人員不斷提高業(yè)務(wù)技術(shù)水平,杜絕事故,減少差錯(cuò)。
第四條 電算儲(chǔ)蓄所應(yīng)配備業(yè)務(wù)熟練、責(zé)任心強(qiáng)的人員。根據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)置所主任(主操作員)、接柜員(操作員)、出納員(復(fù)核員)崗位。所內(nèi)人員應(yīng)明確職責(zé),各盡職守,加強(qiáng)協(xié)作,共同完成各項(xiàng)工作任務(wù)。各崗位的主要職責(zé)是:
(一)所主任(主操作員)
1.掌握本所計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備狀況,了解應(yīng)用軟件運(yùn)行情況,進(jìn)行安全檢查。
2.負(fù)責(zé)組織本所應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行儲(chǔ)蓄會(huì)計(jì)核算工作,貫徹執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度,督促所內(nèi)人員按照操作規(guī)程處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)。
3.進(jìn)行應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件授權(quán)的較高級(jí)別的操作,審核各種業(yè)務(wù)生成的報(bào)表及通存通兌、錯(cuò)帳沖正等特殊業(yè)務(wù)的操作。
4.計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障,或遇停電等情況,在短時(shí)間內(nèi)不能恢復(fù)正常時(shí),有權(quán)決定使用備用機(jī)或起動(dòng)備用電源;特殊情況下為保證對(duì)外營(yíng)業(yè),可組織采取手工應(yīng)急措施,并及時(shí)向管轄行處報(bào)告情況。
5.檢查庫(kù)存現(xiàn)金、有價(jià)單證、重要空白憑證實(shí)物庫(kù)存情況,并與每日營(yíng)業(yè)日?qǐng)?bào)表核對(duì)相符。
6.負(fù)責(zé)登記計(jì)算機(jī)工作日志,總結(jié)本所使用計(jì)算機(jī)的經(jīng)驗(yàn)和發(fā)現(xiàn)的問題,及時(shí)向管理行處匯報(bào)情況,不斷提高管理水平。
(二)接柜員(操作員)
1.熟練掌握計(jì)算機(jī)操作要領(lǐng),準(zhǔn)確錄入數(shù)據(jù),在權(quán)限范圍內(nèi)嚴(yán)格按操作程序辦理各項(xiàng)儲(chǔ)蓄核算業(yè)務(wù)。
2.認(rèn)真審核憑條、存單(折)的真實(shí)性、合法性;審查各要素是否齊全正確,同屏幕顯示內(nèi)容核對(duì)相符。
3.負(fù)責(zé)接待儲(chǔ)戶,收款時(shí)初點(diǎn)現(xiàn)金,付款時(shí)復(fù)點(diǎn)現(xiàn)金。根據(jù)原始憑證和屏幕顯示內(nèi)容審核計(jì)算機(jī)打印的存單(折)等憑證內(nèi)容是否齊全、清晰、正確,負(fù)責(zé)驗(yàn)對(duì)儲(chǔ)戶身份證件、印鑒、密碼。
4.辦理日結(jié)工作,結(jié)平當(dāng)日經(jīng)辦的業(yè)務(wù)。打印各種憑證、報(bào)表、滿頁帳、銷戶帳等業(yè)務(wù)資料,進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,并保管日常留存儲(chǔ)蓄所的會(huì)計(jì)資料。
5.負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備的日常保養(yǎng)。在有關(guān)人員對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢查維護(hù),或?qū)C(jī)內(nèi)軟件進(jìn)行調(diào)整修改時(shí),負(fù)責(zé)監(jiān)督工作。負(fù)責(zé)營(yíng)業(yè)前開機(jī)準(zhǔn)備、營(yíng)業(yè)終了關(guān)機(jī)切斷電源工作。
(三)出納員(復(fù)核員)
1.辦理現(xiàn)金收付,負(fù)責(zé)保管及領(lǐng)交營(yíng)業(yè)用現(xiàn)金,登記“庫(kù)存現(xiàn)金登記簿”。
2.掌管業(yè)務(wù)公章和現(xiàn)金收付訖章,復(fù)核各種業(yè)務(wù)憑證。對(duì)儲(chǔ)戶填寫的存取款憑證上的要素與計(jì)算機(jī)打印輸出的記錄核對(duì)一致,核對(duì)余額是否正確。復(fù)審儲(chǔ)戶身份證件、印鑒是否有效,摘記是否齊全。
3.每日營(yíng)業(yè)終了盤點(diǎn)庫(kù)存現(xiàn)金,核打憑證張數(shù)、金額并與計(jì)算機(jī)打印的科目日結(jié)單(憑證整理單)核對(duì)相符;報(bào)庫(kù)存現(xiàn)金數(shù)與操作員對(duì)帳。
第五條 應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督的行處,儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置初審、明細(xì)監(jiān)督和綜合核算崗位。其主要職責(zé)是:
(一)初審崗位
1.簽收儲(chǔ)蓄所送來的業(yè)務(wù)資料,拆包核對(duì),審核所附憑證單(折)及附件的張數(shù)是否正確,各種憑證要素填列是否齊全正確,印章是否齊全。
2.審核存款掛失、存款提前支取及其他特殊業(yè)務(wù)處理手續(xù)是否按規(guī)定辦理。
(二)明細(xì)監(jiān)督崗位
1.熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件操作要領(lǐng),根據(jù)會(huì)計(jì)憑證,按操作規(guī)程進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入,并與屏幕顯示內(nèi)容核對(duì)一致,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向儲(chǔ)蓄所發(fā)出查詢。協(xié)助儲(chǔ)蓄所分析差錯(cuò)原因,督促其及時(shí)處理。
2.打印各種帳簿、報(bào)表資料,進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,按規(guī)定期限歸類整理,妥善保管。
3.負(fù)責(zé)當(dāng)班開關(guān)機(jī)工作和計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備日常保養(yǎng)。在有關(guān)人員對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢查維護(hù)或?qū)C(jī)內(nèi)軟件進(jìn)行調(diào)整修改時(shí),負(fù)責(zé)監(jiān)督工作。
4.負(fù)責(zé)登記當(dāng)班計(jì)算機(jī)工作日志,做好未上機(jī)業(yè)務(wù)帳簿的手工登記工作。
(三)綜合核算崗位
1.負(fù)責(zé)組織儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督電算工作。檢查各項(xiàng)規(guī)章制度在儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督工作中執(zhí)行情況,負(fù)責(zé)管理儲(chǔ)蓄核算應(yīng)用軟件中有關(guān)綜合核算資料的維護(hù)和調(diào)整,進(jìn)行與整個(gè)應(yīng)用軟件安全有關(guān)的操作。
2.總結(jié)計(jì)算機(jī)應(yīng)用中的經(jīng)驗(yàn)和問題,溝通儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督機(jī)構(gòu)與儲(chǔ)蓄所之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系。
3.負(fù)責(zé)全轄儲(chǔ)蓄核算資料檔案的歸類整理,并按規(guī)定妥善保管。
4.利用各種業(yè)務(wù)資料分析儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)的開展情況,向有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)提供儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)有關(guān)數(shù)據(jù)資料。
三、初始化數(shù)據(jù)過渡
第六條 初始化數(shù)據(jù)過渡是儲(chǔ)蓄核算業(yè)務(wù)應(yīng)用計(jì)算機(jī)核算的基礎(chǔ)工作。為保證上機(jī)工作順利進(jìn)行,儲(chǔ)蓄部門應(yīng)會(huì)同計(jì)算機(jī)部門在上機(jī)前做好以下準(zhǔn)備工作。
1.計(jì)算機(jī)部門應(yīng)用系統(tǒng)軟件管理人員,負(fù)責(zé)培訓(xùn)儲(chǔ)蓄部門操作人員,使其掌握計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備的性能,掌握應(yīng)用軟件操作方法和業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)流程。
2.儲(chǔ)蓄部門負(fù)責(zé)擬定上機(jī)規(guī)程,明確規(guī)定各類帳務(wù)的核對(duì)方法。
3.儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督部門與儲(chǔ)蓄所逐筆勾對(duì)全部帳目,通打分戶帳余額與營(yíng)業(yè)日?qǐng)?bào)表中該類帳戶余額核對(duì)相符,確保帳帳、帳實(shí)、帳表、帳款、前后臺(tái)帳務(wù)相符。
第七條 初始化數(shù)據(jù)過渡,應(yīng)根據(jù)《儲(chǔ)蓄會(huì)計(jì)核算制度》和應(yīng)用軟件的具體要求及有關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行。
第八條 應(yīng)用軟件初始化包括上機(jī)人員管理,儲(chǔ)蓄所名所號(hào)及網(wǎng)絡(luò)的定義,儲(chǔ)蓄科目、計(jì)息方式、政策及規(guī)定有關(guān)內(nèi)容的定義。初始化由儲(chǔ)蓄部門計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理人員(或儲(chǔ)蓄部門指定人員)負(fù)責(zé)組織,計(jì)算機(jī)部門應(yīng)用系統(tǒng)軟件管理人員協(xié)同提供技術(shù)和支持。初始化操作工作的基本要求是:
1.儲(chǔ)蓄所名稱必須按正式所(柜)的全部名稱輸入,不得簡(jiǎn)化。所號(hào)編碼,應(yīng)按照總行建電字(90)第30號(hào)文件提出的機(jī)構(gòu)名稱代碼編制原則及建總函字(91)第482號(hào)文件說明編制。通存通兌機(jī)構(gòu)除設(shè)置統(tǒng)一編碼外,還應(yīng)定義數(shù)據(jù)交換中心名稱及編碼。
2.為保證儲(chǔ)蓄電算化的安全運(yùn)行、明確責(zé)任,所有上機(jī)操作人員應(yīng)設(shè)置機(jī)內(nèi)姓名代碼和密碼,確定操作等級(jí)權(quán)限劃分,進(jìn)行嚴(yán)格的保密和權(quán)限控制。
3.計(jì)算機(jī)儲(chǔ)蓄核算業(yè)務(wù)必須使用總行統(tǒng)一規(guī)定的會(huì)計(jì)科目名稱及代號(hào),儲(chǔ)蓄存款類科目采用七位數(shù)字代碼組成:前三位為總行統(tǒng)一規(guī)定的科目代號(hào),后四位為各分行規(guī)定的二、三級(jí)科目代號(hào),全部七位代號(hào)為儲(chǔ)種代號(hào)。各分行儲(chǔ)蓄部門負(fù)責(zé)對(duì)所轄儲(chǔ)蓄所的二、三級(jí)科目的代號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一編制和管理。
計(jì)算機(jī)內(nèi)可對(duì)儲(chǔ)種設(shè)置統(tǒng)一的、對(duì)應(yīng)的儲(chǔ)種參數(shù)代碼。儲(chǔ)蓄存款分戶帳及儲(chǔ)戶存折(單)上的帳號(hào),可由兩位儲(chǔ)種參數(shù)代碼加六位帳號(hào)順序號(hào)和兩位校驗(yàn)位組成(儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督可不設(shè)置校驗(yàn)位)。其他帳簿必須使用總行統(tǒng)一規(guī)定的科目代號(hào)。
4.帳簿初始化。各種帳簿應(yīng)設(shè)置齊全,相互銜接。帳戶余額反映在正確方向,并定義帳戶類型,帳務(wù)處理相關(guān)的會(huì)計(jì)分錄,日終核算處理方式以及對(duì)應(yīng)的利率檔次、計(jì)息方式等內(nèi)容。各種帳簿根據(jù)需要以20~30筆為滿頁設(shè)置參數(shù)。
5.報(bào)表初始化設(shè)置應(yīng)分表內(nèi)資金來源科目、表內(nèi)資金運(yùn)用科目、表外科目及業(yè)務(wù)資料四部分。報(bào)表按科目代號(hào)順序排列,在一級(jí)科目下定義二級(jí)科目的隸屬關(guān)系;報(bào)表應(yīng)按日?qǐng)?bào)、旬報(bào)、月報(bào)、年報(bào)分別設(shè)置。
6.各儲(chǔ)種歷年的利率設(shè)置必須完整正確,并明確各儲(chǔ)種的計(jì)息方式。設(shè)置帳戶管理相關(guān)參數(shù),如掛失、凍結(jié)、控制、儲(chǔ)戶密碼管理等。儲(chǔ)戶密碼設(shè)置為六位數(shù)碼組成,由儲(chǔ)戶選擇是否使用。
第九條 數(shù)據(jù)過渡是將手工帳數(shù)據(jù)移植到計(jì)算機(jī)內(nèi)的工作。儲(chǔ)蓄所數(shù)據(jù)過渡工作由所主任負(fù)責(zé)組織具體操作;事后監(jiān)督數(shù)據(jù)過渡工作由綜合核算員負(fù)責(zé)組織具體操作,計(jì)算機(jī)部門應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)過渡工作提供必要的技術(shù)指導(dǎo),但不得上機(jī)操作處理業(yè)務(wù)。
第十條 進(jìn)行數(shù)據(jù)過渡的數(shù)據(jù)包括:
1.各儲(chǔ)種分戶帳(卡片帳、專用帳)上的主要數(shù)據(jù)。如:帳號(hào)、戶名、地址、開戶日期、存取款發(fā)生額、存款余額、利息余額、存款期限、印鑒卡編號(hào)和儲(chǔ)戶密碼等。
2.掛失、凍結(jié)及異地托收登記簿上的主要內(nèi)容。如:帳號(hào)、戶名、存款余額、掛失日期、掛失申請(qǐng)證明、存款凍結(jié)日期、凍結(jié)憑據(jù)、發(fā)出托收及托回款項(xiàng)處理等內(nèi)容。
3.其他帳簿報(bào)表的主要數(shù)據(jù)內(nèi)容。如:總帳、分戶日記帳、明細(xì)帳、重要空白憑證登記簿等上機(jī)帳簿的發(fā)生額和余額。
4.數(shù)據(jù)過渡期間發(fā)生的應(yīng)上機(jī)業(yè)務(wù),都應(yīng)進(jìn)行追帳,補(bǔ)齊帳務(wù)。
第十一條 數(shù)據(jù)過渡工作結(jié)束后,應(yīng)做好以下核對(duì)工作:
1.儲(chǔ)蓄所在分戶帳輸入完畢后,應(yīng)打印“分戶帳建帳清單”,同時(shí)備份全部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),在打印的分戶帳與手工帳逐戶勾對(duì)相符后,在清單上加蓋公章、名章,連同備份盤送儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督部門歸檔保管。在手工帳余額下注明輸入計(jì)算機(jī)日期,并加蓋輸入人、核對(duì)人名章,待人機(jī)并行結(jié)束后,由所主任蓋章、封帳,留儲(chǔ)蓄所備查。帳頁銷戶后,應(yīng)將銷戶帳頁上交儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督部門保管。
2.儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督部門數(shù)據(jù)過渡結(jié)束后,也應(yīng)打印“分戶帳建帳清單”,同時(shí)備份全部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),將打印的數(shù)據(jù)與手工副本帳逐戶勾對(duì)相符后,在手工副本帳余額下注明輸入計(jì)算機(jī)日期,并加蓋名章,在清單上加蓋公章、名章,連同備份盤歸檔保管。待人機(jī)并行結(jié)束后,由主管蓋章、封帳,留以備查。帳頁銷戶后,應(yīng)將銷戶帳頁歸檔保管。
第十二條 初始化數(shù)據(jù)過渡工作完成后,正式使用計(jì)算機(jī)記帳時(shí),不得隨意修改初始化數(shù)據(jù)過渡的內(nèi)容。如確須調(diào)整修改時(shí),應(yīng)經(jīng)管理行處儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)部門和計(jì)算機(jī)部門共同批準(zhǔn),修改應(yīng)留有記錄。
第十三條 儲(chǔ)蓄核算業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件應(yīng)用的初期,必須經(jīng)過人機(jī)并行階段,其時(shí)間一般不少于三個(gè)月。該應(yīng)用軟件推廣使用后,在取得經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,根據(jù)情況可適當(dāng)縮短人機(jī)并行時(shí)間,但不得少于一個(gè)月。
第十四條 儲(chǔ)蓄所、事后監(jiān)督部門在人機(jī)并行階段。如未發(fā)生重大差錯(cuò),可根據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)自行檢查,認(rèn)為可以脫離手工帳時(shí),應(yīng)寫出人機(jī)并行情況報(bào)告,同時(shí)提出脫離手工帳申請(qǐng),報(bào)管轄行處審查,經(jīng)地市級(jí)行驗(yàn)收批準(zhǔn)后,方能脫離手工帳,地市級(jí)行應(yīng)對(duì)機(jī)器設(shè)備、應(yīng)用軟件運(yùn)行情況、業(yè)務(wù)處理過程及電算化核算的組織管理制度進(jìn)行實(shí)地審驗(yàn),確認(rèn)符合要求,方可批準(zhǔn)脫離手工帳,脫離手工帳前應(yīng)對(duì)機(jī)內(nèi)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,備份資料由儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督部門歸檔保管。
四、儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)電算化的會(huì)計(jì)憑證與帳簿
第十五條 為適應(yīng)計(jì)算機(jī)打印的特殊需要,電算儲(chǔ)蓄所使用的儲(chǔ)蓄會(huì)計(jì)憑證格式應(yīng)根據(jù)計(jì)算機(jī)打印需要進(jìn)行設(shè)計(jì),但其各種憑證要素應(yīng)遵循《儲(chǔ)蓄會(huì)計(jì)核算制度》的要求。
上機(jī)業(yè)務(wù)所需憑證格式,由各省級(jí)分行根據(jù)本行情況自定。
第十六條 電算儲(chǔ)蓄所及儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立“計(jì)算機(jī)工作日志”,用以記載當(dāng)班操作人員姓名、開關(guān)機(jī)時(shí)間、機(jī)器設(shè)備運(yùn)行情況、應(yīng)用軟件運(yùn)行情況、特殊業(yè)務(wù)的操作、帳務(wù)沖正情況、機(jī)器設(shè)備維護(hù)情況、應(yīng)用軟件維護(hù)人員的姓名、維護(hù)維修時(shí)間和內(nèi)容以及對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)有關(guān)數(shù)據(jù)文件備份、保管、上交、調(diào)用情況等(工作日志的具體格式由各行根據(jù)需要自定)。
第十七條 電算儲(chǔ)蓄所使用的帳簿、報(bào)表可分為計(jì)算機(jī)打印和手工登記兩類。
(一)計(jì)算機(jī)打印的帳簿、報(bào)表
1.總帳:按一級(jí)科目設(shè)置,儲(chǔ)蓄存款類可按二級(jí)科目登記。月末或滿頁打印,專夾保管,年末按科目及月份順序裝訂成冊(cè)。
2.分戶日記帳:按二級(jí)科目設(shè)置分檔次登記,滿頁或月末打印,專夾保管,年末按種類、月份順序裝訂成冊(cè)。
3.分戶帳
(1)卡片帳:以開戶登記簿和銷戶登記簿代替,除開戶(銷戶)日期、帳號(hào)、戶名外,增設(shè)開戶(銷戶)金額欄,滿頁和銷戶時(shí)輸出打印,年末按時(shí)間順序裝訂成冊(cè)。
(2)專用帳:按照手工帳格式設(shè)置,逐筆登記。滿頁和銷戶時(shí)輸出打印,專夾保管,月末按銷戶帳號(hào)順序裝訂成冊(cè)。
(3)明細(xì)帳:包括內(nèi)部往來、營(yíng)業(yè)收支、營(yíng)業(yè)外收支、暫收暫付、應(yīng)付定期存款利息等科目的明細(xì)帳。在年內(nèi)滿頁打印,分類保管;年末輸出打印未滿帳頁,隨滿頁帳一并裝訂成冊(cè)。
4.登記簿
(1)開戶登記簿、銷戶登記簿:分儲(chǔ)種按時(shí)間順序登記,滿頁或定期輸出打印,專夾保管,年末按時(shí)間順序整理裝訂成冊(cè)。
(2)掛失登記簿、異地托收登記簿、重要空白憑證登記簿、有價(jià)單證登記簿等根據(jù)需要打印或滿頁打印,專夾保管,年末分類裝訂成冊(cè)。
5.報(bào)表
計(jì)算機(jī)輸出的報(bào)表有營(yíng)業(yè)日?qǐng)?bào)表、營(yíng)業(yè)旬報(bào)表、營(yíng)業(yè)月報(bào)表、營(yíng)業(yè)年報(bào)表等,均應(yīng)按規(guī)定格式和期限輸出打印。
(二)手工登記的帳簿
未上機(jī)業(yè)務(wù)需要手工處理時(shí),應(yīng)按《儲(chǔ)蓄會(huì)計(jì)核算制度》規(guī)定設(shè)置有關(guān)帳簿記載。手工登記帳簿有:計(jì)算機(jī)工作日志、庫(kù)存現(xiàn)金登記簿、交接登記簿、差錯(cuò)登記簿、查庫(kù)登記簿、印章保管登記簿以及代保管有價(jià)單證登記簿;辦理通存通兌等特殊業(yè)務(wù)需要手工登記的登記簿。
五、帳務(wù)核算的基本規(guī)定
第十八條 儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)應(yīng)用計(jì)算機(jī)的帳務(wù)組織分為明細(xì)核算和綜合核算兩個(gè)系統(tǒng)。所有上機(jī)業(yè)務(wù)均由計(jì)算機(jī)根據(jù)同一憑證,按雙線核算原則進(jìn)行處理。
第十九條 儲(chǔ)蓄會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)應(yīng)用計(jì)算機(jī)必須堅(jiān)持以下原則:
1.操作定型,處理規(guī)范,人員固定,責(zé)任分明。上機(jī)操作人員必須在計(jì)算機(jī)內(nèi)注冊(cè)登記代碼和密碼,非注冊(cè)人員嚴(yán)禁上機(jī)操作。當(dāng)班操作員或復(fù)核員離機(jī)時(shí)應(yīng)將應(yīng)用系統(tǒng)退至輸入運(yùn)行口令前的狀態(tài),代崗人員使用時(shí),應(yīng)進(jìn)行密碼注冊(cè),然后進(jìn)入操作系統(tǒng),不得在未退出應(yīng)用系統(tǒng)前由他人代為操作。
2.雙人臨柜,錢帳分管,章證分管。操作員不得保管現(xiàn)金和業(yè)務(wù)公章,出納員不得上機(jī)操作,也不得保管需要加蓋公章的有價(jià)單證和重要空白憑證。
3.準(zhǔn)確輸入,正確輸出。存款業(yè)務(wù)先收款后輸入,取款業(yè)務(wù)先輸入后付款;轉(zhuǎn)帳業(yè)務(wù)先輸入付款帳戶,后輸入收款帳戶。各種上機(jī)業(yè)務(wù)要當(dāng)時(shí)輸入即時(shí)處理。
4.當(dāng)日結(jié)帳,軋對(duì)平衡,做到帳帳、帳款、帳實(shí)、帳表四相符。操作員必須打印流水帳、營(yíng)業(yè)日?qǐng)?bào)表,并將全部數(shù)據(jù)拷貝到磁盤(帶),妥善保管。
5.每筆業(yè)務(wù)必須依據(jù)審核正確后的有效憑證輸入,并在憑證上加蓋名章,操作員不得將未經(jīng)審核的憑證上機(jī)處理。憑證輸入計(jì)算機(jī)后要認(rèn)真審核屏幕顯示內(nèi)容及打印內(nèi)容,保證打印內(nèi)容同屏幕顯示內(nèi)容的一致性。
6.公章、名章必須按規(guī)定范圍使用,妥善保管,做到章在人在,離柜收妥。
7.交接班時(shí),必須進(jìn)行隨機(jī)軋帳,核點(diǎn)庫(kù)存現(xiàn)金,打印“交接班軋帳單”,并由雙方蓋章。
第二十條 結(jié)計(jì)利息
1.儲(chǔ)戶取息時(shí),由計(jì)算機(jī)打印輸出利息清單兩聯(lián),一聯(lián)做記帳憑證,一聯(lián)交儲(chǔ)戶收?qǐng)?zhí)。
2.每年6月30日為活期儲(chǔ)蓄存款年度結(jié)息日。待營(yíng)業(yè)終了結(jié)平帳務(wù),由計(jì)算機(jī)通打分戶帳余額,總分核對(duì)相符后進(jìn)行結(jié)息。7月1日將利息轉(zhuǎn)入分戶帳本金中,并打印“活期儲(chǔ)蓄年度結(jié)轉(zhuǎn)利息清單”。
3.每年2、5、8、11月末后5日內(nèi),由計(jì)算機(jī)計(jì)算預(yù)提應(yīng)付定期存款利息,根據(jù)計(jì)算結(jié)果,填制轉(zhuǎn)帳憑證進(jìn)行帳務(wù)處理。
4.應(yīng)用系統(tǒng)軟件中設(shè)置的各儲(chǔ)種利率不得擅自修改,國(guó)家進(jìn)行利率調(diào)整時(shí),由計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)軟件管理人員按照文件規(guī)定統(tǒng)一進(jìn)行調(diào)整。
第二十一條 錯(cuò)帳沖正
1.由于操作員失誤等人為因素造成的,在當(dāng)日發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)帳,可用錯(cuò)帳沖正功能隨即銷除錯(cuò)帳,重新輸入正確數(shù)據(jù)。
2.開戶時(shí)存單(折)打印不清楚、歪斜、重疊時(shí),應(yīng)將原存單(折)作廢,重新打印。發(fā)現(xiàn)未出門的存單(折)打印差錯(cuò),先更正機(jī)內(nèi)錯(cuò)帳,并用紅線劃銷存單(折)上的錯(cuò)誤數(shù)據(jù),然后由操作員和復(fù)核員分別在紅線左右兩端蓋章證明,再于下一行打印正確數(shù)據(jù)或手工填寫。
3.發(fā)現(xiàn)已出門的存單(折)差錯(cuò),應(yīng)立即通知存款人來所更正;如無法通知存款人或當(dāng)日無法更正差錯(cuò)時(shí),則應(yīng)對(duì)該帳戶進(jìn)行登記,并暫停使用,待存款人再次來存取款時(shí),先更正存單(折),再恢復(fù)帳戶使用。
4.隔日發(fā)現(xiàn)錯(cuò)帳,應(yīng)按照《儲(chǔ)蓄會(huì)計(jì)核算制度》要求,由操作員填制紅字錯(cuò)帳沖正憑證,注明差錯(cuò)情況,經(jīng)所主任批準(zhǔn)簽章,方可據(jù)以沖正。
5.跨年度錯(cuò)帳沖正應(yīng)編制藍(lán)字反方向憑證,經(jīng)管理行處核對(duì)原始憑證、帳簿,確認(rèn)錯(cuò)誤屬實(shí),并簽章后,才能據(jù)以沖正。
6.凡發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)內(nèi)帳務(wù)不清,數(shù)據(jù)庫(kù)混亂,或程序、計(jì)算機(jī)故障造成錯(cuò)帳,應(yīng)立即報(bào)告管理行外,由計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理員進(jìn)行帳務(wù)更正,或請(qǐng)計(jì)算機(jī)部門應(yīng)用系統(tǒng)軟件管理員幫助解決。
7.各種錯(cuò)帳沖正,要將錯(cuò)帳日期、金額、原因和更正情況,在“計(jì)算機(jī)工作日志”上進(jìn)行登記,以備查考。
六、通存通兌
第二十二條 實(shí)行計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)的儲(chǔ)蓄所均可代理他所辦理通存通兌業(yè)務(wù)。目前通存通兌業(yè)務(wù)范圍包括:
1.活期儲(chǔ)蓄存款、取款,代發(fā)工資,零存整取儲(chǔ)蓄存款續(xù)存,存本取息儲(chǔ)蓄存款的取息業(yè)務(wù)(不含銷戶和憑印鑒支取的儲(chǔ)蓄存款)。
2.活期、零存整取儲(chǔ)蓄存款的補(bǔ)登存折、查詢業(yè)務(wù)。
3.口頭掛失、臨時(shí)止付(有效期5天以內(nèi),正式手續(xù)需到原開戶儲(chǔ)蓄所辦理)業(yè)務(wù)。
第二十三條 通存通兌的帳務(wù)處理分通存、通兌和資金清算三部分。應(yīng)在“應(yīng)付及暫收款”科目下設(shè)置“通存通兌暫收款”帳戶,專用于通存通兌時(shí)儲(chǔ)蓄所代收和被代付的儲(chǔ)蓄存款的核算。在“應(yīng)收及暫付款”科目下設(shè)置“通存通兌暫付款”帳戶專用于通存通兌時(shí)儲(chǔ)蓄所代付和被代收業(yè)務(wù)的帳務(wù)核算。儲(chǔ)蓄所之間的資金清算通過管轄行以“內(nèi)部往來”科目核算。
第二十四條 各儲(chǔ)蓄所發(fā)生的代收、代付業(yè)務(wù)均通過專用科目處理,軋差反映余額。每日營(yíng)業(yè)終了憑“資金清算單”代各自通存、通兌往來專用科目憑證,通存通兌的代收、代付憑證由代理行留存,原開戶所憑代理收、付清單軋入有關(guān)科目。
第二十五條 各省級(jí)分行和計(jì)劃單列市分行應(yīng)根據(jù)本行業(yè)務(wù)實(shí)際情況,規(guī)定本地通存通兌的帳務(wù)核算辦法,設(shè)置通存通兌專用明細(xì)科目、帳戶,用以核算代收、代付資金的清算。確保通存通兌業(yè)務(wù)正常開展。
七、儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督
第二十六條 儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督人員應(yīng)嚴(yán)格按照應(yīng)用軟件操作要求進(jìn)行操作,監(jiān)督內(nèi)容除《儲(chǔ)蓄會(huì)計(jì)核算制度》規(guī)定要求外,還應(yīng)監(jiān)督電算儲(chǔ)蓄所初始化的數(shù)據(jù)過渡工作。
第二十七條 應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行事后監(jiān)督的機(jī)構(gòu),應(yīng)設(shè)置在直接管轄儲(chǔ)蓄所的行處。在儲(chǔ)蓄所多而集中的中等城市行,可采用多用戶系統(tǒng)集中監(jiān)督儲(chǔ)蓄所業(yè)務(wù)。
第二十八條 為適應(yīng)儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督電算化的需要,電算化儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督應(yīng)按下列規(guī)定設(shè)置帳務(wù)。
1.綜合核算的帳簿、報(bào)表,由計(jì)算機(jī)自動(dòng)登記全轄匯總,按期輸出打印。
2.明細(xì)監(jiān)督帳簿,在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行事后監(jiān)督后,所有副本分戶帳全部存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)內(nèi),可根據(jù)監(jiān)督需要屏幕查詢或輸出打印。
3.應(yīng)設(shè)置手工登記的登記簿:
差錯(cuò)登記簿、會(huì)計(jì)印章使用保管登記簿、記帳憑證、帳簿、報(bào)表保管登記簿、交接登記簿、計(jì)算機(jī)工作日志等。
第二十九條 電算儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督機(jī)構(gòu)對(duì)電算儲(chǔ)蓄所和手工儲(chǔ)蓄所明細(xì)監(jiān)督要區(qū)別對(duì)待。
對(duì)電算儲(chǔ)蓄所要加強(qiáng)對(duì)憑證的審查,根據(jù)儲(chǔ)蓄所送來的原始憑證,從計(jì)算機(jī)內(nèi)調(diào)出副本帳戶逐戶進(jìn)行監(jiān)督。
對(duì)手工儲(chǔ)蓄所監(jiān)督,不但要對(duì)憑證嚴(yán)格審查,還要審核余額、利息計(jì)算等項(xiàng)的正確性。
第三十條 為發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì),儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督機(jī)構(gòu)可代手工儲(chǔ)蓄所進(jìn)行活期儲(chǔ)蓄年度結(jié)息和計(jì)算預(yù)提應(yīng)付定期存款利息等工作。結(jié)息前必須同手工儲(chǔ)蓄所進(jìn)行帳務(wù)核對(duì),確保相符。
第三十一條 儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督計(jì)算機(jī)內(nèi)的數(shù)據(jù)文件應(yīng)按日、旬、月、年和結(jié)息日備份磁盤,妥善保管。
八、安全與保密
第三十二條 儲(chǔ)蓄所和儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督機(jī)構(gòu)安放計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備的場(chǎng)所,應(yīng)符合防塵、防火、防潮、防磁、防高溫等要求,操作員應(yīng)按制度規(guī)定做好設(shè)備安全運(yùn)行工作。
機(jī)器設(shè)備的日常管理由儲(chǔ)蓄部門負(fù)責(zé),計(jì)算機(jī)部門負(fù)責(zé)維護(hù)維修及檢查工作。
第三十三條 認(rèn)真做好預(yù)防計(jì)算機(jī)病毒感染的工作。業(yè)務(wù)用計(jì)算機(jī)不準(zhǔn)做任何與儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)無關(guān)的測(cè)試,不準(zhǔn)擅自使用外來的磁盤,不準(zhǔn)操作運(yùn)行與儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)無關(guān)的軟件。
必須嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)算機(jī)部門有關(guān)防止計(jì)算機(jī)病毒感染的規(guī)定。
第三十四條 初始化數(shù)據(jù)過渡工作完成后,在脫離手工帳正式使用計(jì)算機(jī)核算之前,應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,備份資料由儲(chǔ)蓄部門妥善保管,并對(duì)機(jī)內(nèi)初始化數(shù)據(jù)過渡模塊,嚴(yán)格按應(yīng)用軟件“用戶手冊(cè)”的要求設(shè)置口令,防止他人非法進(jìn)入修改。
第三十五條 各種儲(chǔ)蓄應(yīng)用系統(tǒng)軟件應(yīng)根據(jù)不同情況分別設(shè)置各操作員代碼、密碼,并規(guī)定其操作級(jí)別。各類操作員代碼,由管轄行處儲(chǔ)蓄部門統(tǒng)一設(shè)置并進(jìn)行備案,一經(jīng)確定不得隨意修改。各操作員密碼,由本人控制,每半年最少更換一次,發(fā)現(xiàn)失密隨時(shí)更換。各操作員不得使用與授權(quán)工作范圍無關(guān)的功能,嚴(yán)禁使用他人代碼、密碼進(jìn)入應(yīng)用系統(tǒng)。
第三十六條 儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督操作員和儲(chǔ)蓄所操作員之間,嚴(yán)禁相互頂班替崗。軟件編制人員及應(yīng)用系統(tǒng)軟件管理員,因工作需要進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)調(diào)整時(shí),本機(jī)操作員應(yīng)在工作完畢后,將工作時(shí)間、內(nèi)容、使用有關(guān)的文件及處理結(jié)果在計(jì)算機(jī)工作日志中詳細(xì)記載,并由雙方簽字確認(rèn)。任何人員未經(jīng)儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)管理部門批準(zhǔn),不得隨意打開數(shù)據(jù)庫(kù)修改數(shù)據(jù)文件。
第三十七條 儲(chǔ)蓄核算業(yè)務(wù)應(yīng)用計(jì)算機(jī)后,儲(chǔ)戶一般可不再預(yù)留印鑒,改為憑密碼支取。儲(chǔ)戶要求更換或補(bǔ)留密碼的,必須填寫“申請(qǐng)書”。儲(chǔ)蓄員摘記儲(chǔ)戶身份證件,由操作員辦理加密或更換手續(xù),在存折(單)上注明“憑密碼支取”字樣,出納員對(duì)存折(單)和申請(qǐng)書進(jìn)行復(fù)核。儲(chǔ)戶因記錯(cuò)或遺忘密碼時(shí),可憑存折(單)及本人身份證件向儲(chǔ)蓄所辦理查詢,辦理查詢按存折(單)掛失手續(xù)辦理。
九、儲(chǔ)蓄電算會(huì)計(jì)檔案的保管
第三十八條 應(yīng)用計(jì)算機(jī)核算形成的各種會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表及有關(guān)數(shù)據(jù)文件備份磁盤(帶)等磁記錄,均屬于儲(chǔ)蓄會(huì)計(jì)電算的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)按照建設(shè)銀行會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定立檔保管。
1.凡經(jīng)計(jì)算機(jī)打印輸出的帳簿、報(bào)表、憑證均應(yīng)注明輸出打印日期,并加蓋操作員、復(fù)核員名章,按規(guī)定裝訂成冊(cè),由儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督部門保管一年后移交檔案部門保管。計(jì)算機(jī)打印的流水帳是帳務(wù)核對(duì)和事后查詢的重要依據(jù),必須列為重要檔案資料妥善保管;保管期限暫定15年。通存通兌等特殊業(yè)務(wù)明細(xì)表,應(yīng)單獨(dú)立卷永久保管。
2.各種備份的磁盤應(yīng)妥善保管,日備份的數(shù)據(jù)文件,保管期為10天左右,月、年以及結(jié)息日備份磁盤保管期限最低不得少于2年。
第三十九條 按規(guī)定備份的各種磁盤(帶)應(yīng)異地存放,入鐵皮柜保管。注意避免高溫、潮濕、強(qiáng)磁等干擾破壞。保管備份的儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)磁盤(帶)一律不準(zhǔn)外借和向外復(fù)制。內(nèi)部人員需要查閱時(shí),應(yīng)經(jīng)儲(chǔ)蓄部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并由儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督人員監(jiān)督查閱。外部有關(guān)單位須要查詢個(gè)人存款等情況,必須持有司法機(jī)關(guān)正式函件證明,經(jīng)縣級(jí)支行以上負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),由儲(chǔ)蓄事后監(jiān)督人員操作,向其提供所需的打印資料,并將查閱情況做好記錄。
十、附 則
第四十條 本管理辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行。各行在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)報(bào)上級(jí)行。各省、自治區(qū)、直轄市分行和計(jì)劃單列市分行依據(jù)本辦法、結(jié)合本行實(shí)際情況,制定實(shí)施細(xì)則,并報(bào)總行備案。
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