（保發（１９９６）２３３號　１９９６年１０月２３日） 　　機關各部門、各附屬機構，中保財產保險有限公司、中保人壽保險有限公司、中保再保險有限公司：現將《中國人民保險（集團）公司公文處理辦法》印發給你們，望遵照執行。 附：　　　　　中國人民保險（集團）公司公文處理辦法 第一章　總則 　　第一條　為使中國人民保險（集團）公司（以下簡稱“中保集團”）系統的公文處理工作規范化、制度化、科學化，根據國務院辦公廳１９９３年１１月２１日修訂的《國家行政機關公文處理辦法》（國辦發〔１９９３〕８１號），結合全系統的實際情況，制定本辦法。 　　第二條　中保集團的公文是在經營管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的公務文書，是傳達、貫徹黨和國家的方針、政策，頒布規章制度，施行行政措施，請示和答復問題，聯系商洽工作，開展業務，制定計劃，報告情況，總結經驗，記載活動的重要工具，是各級機構進行正常工作和活動的有效手段。 　　第三條　各級公司的辦公室是公文處理的管理機構，主管本單位的公文處理工作。 　　第四條　辦公室和各部門應根據工作需要配備專職或兼職人員負責公文處理工作。專職或兼職人員要樹立為機關服務、為基層服務、為業務發展服務的思想，具有較好的文字水平和一定的專業知識，以認真負責的工作的態度，一絲不茍的工作作風和堅持原則、嚴守紀律的組織觀念，努力做好公文處理工作。 　　第五條　各級公司要端正對公文處理工作的認識，努力提高公文處理工作的效率和質量。 　　第六條　公文處理工作應貫徹“黨政分開”的原則。凡屬業務性和行政性工作不要以黨組（委）名義行文；凡黨內事務不以行政公文形式行文。 　　第七條　公文處理要做到及時、準確、安全、保密。公文由文秘人員統一收發，傳遞，催辦、打印、用印、立卷、歸檔和銷毀。 　　第八條　中保集團系統的公文處理辦法由集團公司統一制定。子公司可根據中保集團的公文處理辦法，并結合自身的實際情況制定實施細則。駐外機構的公文處理辦法暫按現行辦法執行。 第二章　公文主要種類 　　第九條　中保集團公文種類主要有： 　　（一）命令（令） 　　適用于依照有關法律規定發布行政或業務的規章制度；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機構不適當的決定。 　　（二）決定 　　適用于對重要事項或者重大行動做出安排。 　　（三）指示 　　適用于對下級機構布置工作，闡明工作活動的指導原則。 　　（四）通知 　　適用于批轉下級機構的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機構辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免和聘用干部。 　　（五）公告、通告 　　“公告”適用于向國內外宣告重要事項或者法定事項。 　　“通告”適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。 　　（六）通報 　　適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。 　　（七）報告 　　運用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。 　　（八）請示 　　適用于向上級機構請求指示、批準。 　　（九）批復 　　適用于答復下級機構請示事項。 　　（十）函 　　適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門請求批準等。 　　（十一）會議紀要 　　適用于記載和傳達會議情況和議定事項。 第三章　公文格式 　　第十條　中保集團的公文一般由發文單位、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送單位、印發單位和時間等部分組成。 　　（一）發文單位應當寫全稱或者規范化簡稱；聯合行文，主辦單位應當排列在前。 　　（二）秘密公文應當由辦文單位根據秘密程度分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”，并按規定限定秘密期限，“絕密”、“機密”公文應當標明份數序號。 　　（三）緊急文件應根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”；緊急電報應當分別標明“特急”、“加急”、“平急”。 　　（四）發文字號，包括單位代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦單位發文字號。公司發文由辦公室統一編號、用印，部門發文由本部門綜合處或文書工作人員統一編號、用印。 　　（五）中保集團上報黨中央、國務院的公文，應在首頁注明簽發人姓名；子公司上報集團公司的重要公文也應注明簽發人姓名。 　　（六）公文標題，應當準確簡要地概括公文的主要內容，包括公文主題和文種。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。 　　（七）公文如有附件，應當在正文之后，成文時間之前注明附件順序和名稱。如果公文本身是專門頒發或轉發某一文件的，則文末不必再寫“附件”。 　　（八）公文除會議紀要外，應當加蓋印章。聯合上報的非法規性文件，由主辦單位加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文單位都應當加蓋印章。 　　（九）成文時間，以領導人簽發的日期為準；聯合行文，以最后簽發單位領導人的簽發日期為準，特殊情況以印發日期為準，電報，以發出日期為準。 　　（十）文件應根據文件內容標注主題詞。 　　（十一）文字從左至右橫寫、橫排。少數民族文字按其習慣書寫、排版。在民族自治地方，可并用漢字和通用的少數民族文字。 　　第十一條　公文用紙一般采用國際標準Ａ４型（長２９７毫米、寬２１０毫米），也可用１６開型作為過渡（長２６０毫米、寬１８４毫米）。左側裝訂。 　　第十二條　主題詞、抄送單份、印發單位和時間打印在公文最后一頁底端。 第四章　行文規則 　　第十三條　各級公司可以根據各自的隸屬關系和職權范圍行文，可以與當地政府的有關部門互相行文。 　　第十四條　同級機構可聯合發文。上級公司的部門可以和下級公司聯合行文。 　　第十五條　根據國務院的有關規定，中保集團在中央、國務院和各部委及直屬機構開立公文戶頭，子公司一般不直接對中央、國務院行文。 　　第十六條　以中保集團名義上報下發的文件應由中保集團總經理或授權的副總經理簽發。 　　第十七條　原則上實行逐級行文，但根據職責和工作需要，集團公司及其各部門可與子公司所轄分公司相互行文，并同時抄送有關子公司。 　　第十八條　集團公司、子公司的各部門均可對下行文。機關各處室不得對下行文。要建立核稿制度，并按公文的簽發權限簽發文件。 　　第十九條　子公司下發的重要文件應抄報中保集團。 　　第二十條　子公司各部門可就本部門職責范圍內的工作向集團有關部門行文，何不能直接對集團公司報送文件。 　　第二十一條　“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機構。除特殊情況外，“請示”不得直接送個人。“報告”中不得夾帶請示事項。 　　第二十二條　下級機構向上級機構報送請示時，涉及幾個部門的，應當寫明主送單位和抄送單位，由主送單位負責答復。上級機構在批復下級機構的請示時，必要時應當抄送其他上級機構。 　　第二十三條　經批準在報刊上全文刊發的行政法規和規章，應當視為正式公文依照執行，可不再行文。同時，由發文單位印制少量文本，供存檔備查。 第五章　公文辦理 　　第二十四條　公文處理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。 　　第二十五條　公司收到的文件（署名部門的除外）統一由辦公室辦理。需要辦理的公文，辦公室應當及時提出擬辦意見送有關領導批示，或送有關部門辦理。緊急公文，應當提出辦理時限。 　　第二十六條　承辦單位應當抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本單位職責范圍或者不適宜由本單位辦理的，應當迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。 　　第二十七條　凡涉及其他部門的問題，主辦單位應主動與有關部門協商、會簽。上報的公文，如經協商，有關方面意見仍不一致時，要如實反映情況，并附上不同意見。 　　第二十八條　公文催辦、查辦應做到： 　　（一）送領導人批示或者交有關部門辦理的公文，由辦公室負責催辦、查辦。力求做到不積壓、不誤傳，防止漏辦和延誤。 　　（二）承辦人員對承辦的文件必須認真抓緊處理。特急件應隨到隨辦。對不能及時處理或答復的文電，應先以電報、便函或聯系單答復對方；需延時處理的應經有關領導批準，不得無故拖延。 　　（三）對重要文件，應當及時了解和反饋執行情況。 　　第二十九條　草擬公文應當做到： 　　（一）符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。 　　（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。 　　（三）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。不要寫“去年”、“上月”、“昨天”，或不寫年只寫月、日。年份要完整表述，如“１９９６”不能寫成“９６”。 　　（四）結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“１”，第四層為“（１）”。 　　（五）必須使用國家法定計量單位。 　　（六）用詞用字準確、規范。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。 　　（七）草擬公文，要按規定填寫發文專用紙，審批公文，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應當視為同意。 　　（八）草擬電報應堅持“一事一電”、“明來明復”、“密來密復”的原則，要注明發往地點、接收單位，文末要寫明落款和日期，外文字母要大寫。 　　（九）草擬、修改、審批和簽發公文，一律用鋼筆或毛筆，禁止用鉛筆或圓珠筆等容易褪色、涂改的書寫工具。書寫要工整易認。不得在文稿裝訂線外書寫。 　　第三十條　公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。 　　第三十一條　關于報送文件的要求如下： 　　（一）明確公司和部門的工作職責，凡屬職責范圍內的事情，一律自行解決，不必向上級公司請示；凡可自行下達或與有關部門聯合下達的文件，不要報請上級公司批轉。 　　（二）以公司部門名義召開會議所形成的文件，上級公司一般不予批轉，其中如有請示內容，應單獨辦理。 　　（三）中保集團報送文件的具體要求如下： 　　１．請示：中保集團向黨中央、國務院的請示報送１５份，接見外賓的請示報送５份。子公司向集團公司的請示報送３份，凡需集團公司有關部門批復或答復的，送有關部門辦理；凡需集團公司批復或答復的，送集團公司辦公室辦理。 　　２．報告：中保集團向黨中央、國務院的報告報送１５份；子公司向集團公司的報告報送３份（總結性的和綜合性的工作報告送集團公司辦公室；單項報告送有關部門，重要的、涉及面大的同時抄送集團公司辦公室）。 　　３．簡報類：中保集團報送黨中央、國務院３０份；抄送有關部門１至２份；子公司報送集團公司５份（統一送集團公司辦公室）。 　　４．條款、規章：中保集團報送國務院２５份（規章）；子公司報送集團公司５份（送有關部門的由有關業務部門分送辦公室２份）。 　　５．子公司抄送集團公司的文件，抄送辦公室２份，由辦公室分送有關部門１份。 　　第三十二條　公文應該由本單位領導簽發。 　　（一）以中保集團名義發出的文件由總經理或副總經理簽發。報送黨中央、國務院以及發往系統的涉及全局性工作的文件由黨組書記、總經理簽發。 　　（二）公司黨組文件，由黨組書記、副書記或分管該項工作的黨組成員簽發，黨組重要文件由書記簽發。 　　（三）各部門的文件由部門總經理或副總經理簽發，其中重要文件由總經理簽發。 　　（四）擬稿人不能簽發自己起草的文件。 　　第三十三條　公文送領導人簽發之前，應當由辦公室進行審核。以部門名義發文也應建立核稿制度。審核的重點是： 　　（一）是否需要行文，以及用哪級機構名義行文。 　　（二）是否符合黨和國家的法律、法令、方針、政策和有關規定，同當前工作中心和其他有關文件有無矛盾、脫節，同公司已發布的文件有無矛盾和重復。 　　（三）解決問題的意見、辦法、措施是否可行，涉及其他部門的問題，是否與有關部門、地區協商、會簽。 　　（四）文字表達、文種使用、公文格式應符合本辦法的有關規定，內容雜亂，文字過長的應進行加工修改；涂改勾劃較亂的，應由經辦人員清稿后再送領導審批。 　　第三十四條　上級單位的秘密公文，除絕密和注明不準翻印的以外，經下一級機構負責人或辦公室主任批準，可以翻印，翻印時，應當注明翻印的單位、時間、份數和印發范圍。密碼電報不得翻印、復制。 　　第三十五條　秘密公文收發和處理要做到： 　　（一）秘密文件按照保密要求傳遞、收發和處理，絕密文件必須由機要室統一收發和處理。 　　（二）傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保秘密安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密公文不得利用計算機、傳真機傳輸。 　　（三）轉發秘密文件應注明相應的密級和期限，不得以文件形式回復或轉發密碼電報。 　　（四）嚴格管理密碼電報，不準擅自抄錄、復制。確因工作需要，經批準可將重點抄錄在秘密記錄本上，使用完畢立即上交。 　　第三十六條　印章使用應遵守以下規定： 　　（一）印章要確定專職部門和專職人員管理，使用印章要嚴格執行審批和登記制度。公司印章，必須由正、副總經理或辦公室主任簽字后方可使用；公司黨組印章，必須由黨組（委）成員簽字后方可使用。例行報表加蓋主管業務部門公章。 　　（二）公文蓋章時必須檢查原稿是否經過領導核簽，聯合發文的文頭上，簽發人署名是否標明等。印章要蓋得清晰端正，嚴防錯蓋、漏蓋，嚴禁在空白介紹信、空白獎狀及空白紙上蓋章。 　　第三十七條　打印、校對應做到： 　　（一）繕印的文件，必須符合公文規定格式，排列整齊，清晰美觀，份數準確。 　　（二）繕印文件，一般應根據先急后平，先公文后資料的原則予以安排。如緩急程度相等，應按照先上報后下發，先公司發文后部門發文的順序安排繕印。 　　（三）校對要準確無誤，一般文件校對１至２次；重要文件應校對３次；上報文件和重要報表應由經辦人親自校對。校對中發現原稿有問題時，應及時同有關人員聯系，未經簽發人同意不得隨意改動（不涉及內容的技術性問題除外）。 　　第三十八條　公文傳遞要準確、迅速、安全、保密，并要有嚴格縝密的登記手續。發出的公文要根據內容需要注明密級和緩急程度，帶密級的文件通過機要通信傳遞，絕密件要在封皮上加蓋密封戳。 第六章　公文立卷、歸檔和銷毀 　　第三十九條　各級公司應根據《中華人民共和國檔案法》和《中國人民保險公司檔案管理辦法》的規定，建立、健全立卷歸檔制度。各部門的綜合部門負責做好并督促本部門各處、室的立卷歸檔工作。 　　第四十條　為確保檔案資料的齊全、完整，應將處理完畢的公文（包括公文定稿、正本和有關材料）及時收集、整理、分類、立卷。 　　第四十一條　公文立卷，應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理，要正確反映公司主要政務、業務狀況，有利于保管和利用。 　　第四十二條　聯合辦理的公文，主辦單位將定稿和正本立卷歸檔，其他單位只保存正本。 　　第四十三條　案卷應準確確定保管期限，按照《中國人民保險公司檔案管理辦法》第三章第十五條規定，定期向檔案部門移交，個人不得保存應當歸檔的公文。 　　第四十四條　沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和主管領導人批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由兩人監銷，保證不丟失、不漏銷。 第七章　附則 　　第四十五條　本辦法自１９９６年１１月１日起施行，過去有關公文處理的規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。本辦法由中保集團辦公室負責解釋。