1、 完善內部合同管理

合同管理不僅要保留合同原件，還要保留相關人員簽署的傳真、備忘錄、收據證明等。許多公司沒有合同管理。對于一些小合同，雖然原件在公司專人手中，但相關材料在執行過程中隨意散落在業務人員手中。如果業務人員離開，信息就不見了，沒有人知道合同的執行情況。一旦發生糾紛，沒有人能完全了解事情的來龍去脈，也沒有人手頭有完整的材料。在合同保管中應強調責任制。在合同執行階段，合同可由業務人員或業務部門經理保管，所有與合同執行有關的資料應在第一時間交由該人員保管。業務完成后，全部移交公司專職保管人員保管。我們建議在移交的材料中增加一份合同執行指令。具體代理人應說明合同的執行情況，并列出材料清單，可直接填寫。在實際工作中，我們發現，關系越好，錢可能越晚兌現。大部分錢不是對方沒有支付能力，而是不愿意支付。想想你公司里的現金有多活躍，它能產生利息，這比把錢還給別人要好。所以很多公司都是看哪個急，誰急誰先付。如果是因為面子，我們只能等到最后。萬一對方資金緊張，這個賬就會變成舊賬，所以要加強貨款的收繳。

收集還應側重于策略，這些策略是根據流程安排的。

第一步，業務人員直接負責收款。對業務員的處理與業務量有關，業務員負責收款。業務人員是公司最基層的員工，可以可憐地去對方那里，“兄弟，如果你不給我錢，我就失業了。”為了博取同情，小額賬戶可以這樣收繳。這一步的時間不應該太長。給我兩周時間。沒有效果。轉到下一步。第二步是檢查財務部門的賬目。財務部門有兩個目的：一是告知對方賬戶已劃入公司統一處理；二是與對方核對賬戶，確認欠款事實和金額。這是非常重要的。一旦與這張支票發生訴訟，雙方的法律關系就會非常簡單，沒有必要糾結雙方在履行合同過程中可能存在爭議的質量、數量等問題。此時，雙方并非陷入僵局，因此獲得這樣的核法案一般比較容易。當然，財務部門的目的不是查賬，而是收錢。財務部的人很少，所以自然沒有人專職打電話。你可以讓前臺或其他人以財務部的名義打電話。

在第三步中，如果上述措施無效，則意味著另一方可能希望違約。如果對方說，你等幾天，我們會拿到一筆錢，一到就給你。這樣，我們最多只能相信一次，沒有太多的希望。以上兩個步驟已經執行了三個月，但是仍然沒有效果，我們應該考慮把它們轉到公司法務部去處理。第三，果斷地采取法律措施許多公司擔心采取法律措施會損害他們友好的業務關系并失去客戶。這是中國的國情，確實需要考慮。但是，只要你想一想，任何企業都是以盈利為目的的。如果對方不付款，你想如何處理這種友好的業務關系？最好盡快采取法律手段收錢，而不是以后拖出去再上法庭。

采取法律措施也可以考慮中國的國情，而不是一開始就直接把對方告上法庭。你可以先跟對方打招呼，說要采取法律措施，然后置之不理，發律師函，最后起訴。這樣，對方就會陷入非人的境地，很難抱怨。

也就是說，把自己公司的收款業務外包給其他公司進行收款。你知道嗎