關鍵詞高校財務;報銷審核;激勵機制;信息管理

高校財務報銷審核是高校中一項基礎性的工作。20世紀90年代以來,高等教育事業發展迅速、高校在校學生持續增多、事業經費逐年增長等這一系列的變化使得高校的經濟活動呈現多元化趨勢。高校財務的報銷審核工作也變得日趨重要,其工作水平的高低直接體現在高校貫徹執行黨和國家對財經法紀法規的執行力度,國家每一項經濟政策、法令、制度的頒布實施,都直接或間接地反映在日常的報銷審核中,因此,做好財務報銷審核是一項政策性很強的工作。

一、目前高校報銷審核存在主要問題及形成原因

(一)報銷審核工作人員的會計職業技能有待進一步提高

自“高校擴招”以來,我國高等教育已從“精英教育”過渡到“大眾教育”,高校發展戰略已從規模擴張為主的外延式發展轉變為優化結構、提高質量、提升層次為重點的內涵式發展,高等教育改革和發展實現了歷史性突破。隨之,高校財務管理的環境、工作內容、手段和方式方法等也在悄然發生變化,對高校財務報銷審核人員的從業素質提出了更高、更新的要求。會計職業技能是一切從事會計工作的人員必須具備的專業知識和經驗,以及運用這些知識和經驗處理會計具體問題的能力。如今教學經費從單一的財政撥款發展到多渠道多形式籌集資金的格局,收支的形式也從初始簡單的行政財務收支到目前相對復雜的以部門、以院系為單位的經費收支核算,經濟核算變化很大。但高等院校在財務管理和核算方面沒有跟上,忽視高素質財務報銷審核人員的配備,財務管理仍然停留在簡單的收支核算上,財務報銷審核人員素質參差不齊,不按正確的會計科目歸集核算,造成會計資料不能如實反映會計信息,主要表現在以下幾個方面:

1.會計理論水平欠缺。會計理論包含很多方面的內容,除了會計,相關的還有、稅收、金融、、法律等方面的知識。高校財務報銷審核人員知識面狹窄,會計理論單一化。

2.會計能力不強。高校財務報銷審核人員業務不專,對會計電算化的處理不夠嫻熟。

3.自動更新知識能力不夠。高校報銷審核受多方面的影響,思想比較被動,自覺學習專業技術知識、學習高校發展的新知識、學習與高校會計相關的經濟理論和法律知識、學習更新會計法律制度知識的能力明顯不足。

(二)報銷審核工作人員缺乏一定的工作熱情和工作積極性

第一,高校是人員密集、部門眾多、活動頻繁的組織機構,每天均有大量的財務往來,受理全校師生員工的報賬業務是高校財務管理的主要組成部分。每天要接觸大量的原始票據,要分類整理,嚴格把關,進行計算匯總再對應會計科目做憑證。這看似簡單的過程,有時候會很煩瑣,工作的繁雜以及機械地加減大大影響了的工作熱情。第二,財務報銷審核人員的工資利益存在著吃“大鍋飯”的現象,工作量的多少與自身的利益不掛鉤,長此以往,財務人員的工作積極性得不到提高。第三,報銷審核人員與師生員工溝通效率較低。由于教職員工的自身素質參差不齊,同時高校財務制度的不盡合理,審核人員執行起來沒有力度,雙方理解存在偏差,“可報可不報”“合理不合法”的局面甚多,大大降低了與師生員工的溝通效率,長此以往,報銷審核工作人員的心里嚴重壓抑,極易產生矛盾沖突。

(三)高校財務報銷制度有待進一步完善

高校財務管理觀念相對落后,對財務規章制度的執行有的甚至還停留在計劃經濟體制模式上。實際工作中,宏觀的會計法規、會計制度帶有一定的指令性、強制性,而高校會計制度及相關的財務報銷制度的修訂則顯得相對滯后,這樣勢必會影響到財務報銷審核工作的執行。國家先后制定了《會計法》、《高等學校財務會計制度》、《會計基礎工作規范》等法律法規,為會計工作的規范化提出了要求。但由于有的法律法規是指導性的,比較籠統;有的法律法規由于制定的時間較早,出現了現有法律法規難以約束和規范的許多新情況和新問題,各高校為了解決這些問題,就結合自己實際制定了一些規章制度。有的規章制度合理不合法,有的沒有具體的標準和要求。因此,報銷審核人員很難把握原始憑證真實性、合理性,某些規章制度也只是流于形式,使得高校財務的內部控制制度不盡完善和健全。另外,財務報銷審核工作的重點還基本停留在算賬、報賬等方面,過多地強調服務職能,而忽視了內部管理職能,例如對科研經費支出的監督,很大程度上還停留在“賬上”,沒有落到實處,重核算、輕管理、忽視落實。

(四)財務信息管理不夠完善

21世紀是網絡信息時代,信息技術已成為促進經濟發展和社會進步的主導技術,高校對財務信息的要求也越來越高。在目前高校的財務信息化管理過程中,面臨著很多挑戰,同時還存在一些問題。首先,數據缺乏共享,部門與部門之間出現信息孤島。財務部門獨立于其他業務部門,如科研管理部門的科研項目管理系統與財務部門的財務信息管理系統相互獨立,教師在辦理科研經費的立項和進賬時必須在兩個部門辦理手續,信息資源不能得到共享。同時,信息傳遞的時效性差,成本較高,業務流程與管理流程之間不能緊密合作,導致財務信息的實時性、相關性、有用性受到極大影響,無法滿足師生員工的需要。其次,財務軟件功能存在不足。財務軟件是高校網絡財務發展的基礎和前提,現行的財務軟件如復旦天翼、用友財務軟件、金碟等財務軟件都是以SQLserver作為開發工具,SQLserver數據庫具有穩定性,但缺少靈活性和針對性,不能直接生成高校決策群需要的財務信息數據,需要對財務軟件導出的數據進行加工才能完成財務信息的分析和預測,降低了信息反饋的時效性,離高校財務信息化的實際需要相差甚遠。

二、優化高校報銷審核管理的相關對策建議

(一)盡快適應高校快速發展,努力提高會計職業技能

知識經濟時代要求會計人員是具有多元知識結構和創新思維的復合型會計人才,要有過硬的專業本領。首先,高校報銷審核人員要緊跟時代發展的步伐,要有危機感和緊迫感,要有不斷提高專業技能的意識和愿望,主動求知求學,用科學的會計理論,高超的會計操作技能武裝自己。其次,要不斷提高自身業務素質和道德修養、熟悉和掌握新的會計法規法律制度、熟悉高校內部運行機制、熟悉校內各級領導人的經濟責任、掌握高校內部預算和會計科目的設置等等,以適應高校會計發展的需要,適應高等教育事業的需要。最后,要充分發揮會計的核算和監督職能。報銷審核人員要把事前、事中、事后監督有機地結合起來,把監督職能落在實處。高校財務核心部門也應組織財務人員建立定期學習制度,探討工作中遇到的問題,交流工作經驗。財務報銷人員不斷加強自我建設,不斷學習新的財經法規及先進的財務管理理念,熟悉并熟練掌握國家的財務法律法規、各項規章制度,努力提高會計職業技能。只有這樣,才能在財務報銷審核中,按照國家法律法規辦事,按照會計準則辦事,保證會計基礎工作規范化。

(二)建立相應的內部激勵機制,不斷提升報銷審核人員的工作積極性

針對報銷審核工作人員工作缺乏激情,缺乏積極性,筆者認為應建立相關的內部激勵機制。首先,引進智能叫號系統,準確直觀考核報銷審核人員的業務量。排隊叫號系統可以改善財務報銷大廳報銷人員無序等弊端,同時審核人員按號的次數以及每筆報銷業務的計算可以通過智能叫號系統進行統計,較為公平合理地考核報銷審核人員的工作量,每月進行公示。對一些有關利益方面的分配應參考平時的工作量,進行綜合考核,做到有獎有懲,充分調動會計人員的愛崗積極性。其次,高校激勵機制的內容和措施應著重觀念的轉變,激勵機制必須明確與經濟事項有關人員的職責和考核目標。相關的激勵措施應按照不同的崗位和風險責任來確定。對完成考核目標、業績突出的審核人員應給與不同形式的獎勵,同時應大力宣傳,強化榜樣作用。最后,高校財務應把外界監督與內部規范相結合起來,制定相關崗位的具體崗位職責,建立監督信箱,對廣大教職員工反映投訴的問題能及時處理,同時作為年終考評的依據。同時,高校報銷審核人員應樹立強烈的服務意識,擺正自己的工作位置。領導應更多地深入群眾,了解財務報銷審核存在的問題,給予適當的關懷和鼓勵,采取多引導,少約束,分工合理,彼此達成信任,創造良好的工作氛圍,激發報銷審核的工作積極性。

(三)建立內部會計管理體系,健全內部財務規章制度

財務規章制度的建立和完善是加強會計基礎工作的制度保證,因此首先要健全高校的各項內部財務規章制度。如會計人員的崗位責任制度、內部牽制制度、程序制度、財務收支審批制度、經費支出管理制度、資金審批管理制度、票據管理制度、國庫集中支付管理制度、預決算管理制度、稽核制度、財務分析制度等。高校要采取多種措施,各個部門相互配合,定期對各項內部財務管理制度的落實情況進行檢查,發現問題,及時整改,保證各項內部財務規章制度得到貫徹落實,只有各項內部財務規章制度全面貫徹落實才能實現會計基礎工作規范化,切實提高高校財務管理水平。其次,高校還可以通過國家的財經法規、政策和制度,建立和健全一套適合學校具體情況的定額標準,如人員經費支出定額、公用經費支出定額、水電費、通訊費等單項或綜合定額,制定相應的管理制度,并形成相互牽制、相互制約,建立科學完善、與時俱進的財務管理制度,使報銷審核人員做到報銷的每一筆都有據可尋。最后,建立有效的約束機制和監督機制,把財務監督與內部審計和民主監督有機結合起來,保證學校各項經濟活動正常、有序、規范運行。同時制定出最佳的財務計劃、加強會計核算和成本費用控制,實現最合理的資本結構,有效地利用學校各種資金,努力提高經濟效益,使高校財務報銷審核逐步由“核算型”向“管理型”過渡。

(四)建立完善的財務信息化管理體制

首先,借助高校“數字校園”平臺,實現高校財務信息資源的整合,改善財務部門的管理職能和提高財務管理效率。解決信息孤島問題,加快高校財務管理信息化建設,提升高校財務管理水平,使財務信息的相互共享交換成為可能。提高財務部門與業務部門的協同。其次,為了適應高校的快速發展,應及時對財務軟件進行更新升級。要選拔復合型的專業人才充實到財務部門,引進或培養兼具會計專業知識和網絡專業知識的多樣化人才,加快信息網絡高校平臺的建設,及時提供財務信息的查詢:開通課題經費的查詢、網上現金的預約、學生學費欠費的自助查詢、教職工公積金查詢,盡可能提高信息共享程度,突破時間和空間的限制。同時構建一個廣大師生員工交流的財務平臺,及時回復大家提出的問題。在快速發展的信息時代,應盡快推廣“無現金結算”、“報賬通”、“校園一卡通”,使報銷人員不出學校報銷大廳就能辦理現金的收支結算業務,大大提高財務工作效率。

三、結束語

高校財務報銷審核在不斷提高會計人員自身的業務能力的同時還要強化全局意識、創新意識,要有良好的道德風尚及優良的人際關系,堅持原則與靈活變通,將財經法規融入到業務辦理中,游刃有余地解決高校實際財務工作中碰到的問題,切實做好高校財務報銷審核工作,為構建和諧校園作出自己的貢獻。

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