一、會計賬簿的啟用

會計賬簿是重要的經(jīng)濟檔案，登記賬簿應由專人負責為了保證賬簿記錄的合法性和賬簿資料的真實性，明確記賬責任，防止賬簿資料的丟失和其他舞弊行為的發(fā)生，單位旨先要加強對賬簿啟用環(huán)節(jié)的管理。在每次啟用新的賬簿時，應遵守以下規(guī)定：

1.填寫"賬簿啟用表"，寫明單位名稱、賬簿名稱、賬簿頁次、啟用日期、會計主管人員簽章等。

2.填寫賬簿扉頁上的"經(jīng)管人員一覽表"(活頁賬和卡片賬-般在裝訂成冊后填列)，填明記賬人員姓名、職務、接管日期、移交日期等有關事項，并簽名蓋章，以示負責。

3.訂本賬在啟用時應寫明頁數(shù)和編號;活頁賬啟用時，應編制賬戶目錄，并注明每個賬戶的編號、名稱和分頁號。為了便于查閱，也可在每一個賬戶所在位置的第一頁，貼上寫明賬戶名稱的口條紙卡。

新年度開始使用新賬簿時，除按規(guī)定辦理啟用手續(xù)外，還應把上年度各賬戶的"年末余額"轉(zhuǎn)記到新賬簿中該賬戶第一頁的第一行，并在摘要欄中注明"年初余額"字樣。

二、登記會計賬簿的規(guī)則和要求

賬簿啟用后，就可以用來記賬了。賬簿是企業(yè)的基本財務信息資料庫，又是編制會計報告的主要依據(jù)，因此賬簿的登記必須做到內(nèi)容完整、科目正確、摘要簡明清楚、數(shù)據(jù)明確真實、字跡工整易認，并且不錯記、不重記、不漏記。賬簿的連記必須嚴格遵守以下規(guī)則：

1.為了使賬簿記錄保持清潔和防止篡改，記賬時不得使用鉛筆和圓珠筆(復寫賬頁除外)，必須使用藍色或黑色墨水書寫。紅色墨水只用于劃線、改錯和沖賬以及表示余額為負時使用。

2.賬簿必須按照規(guī)定的頁次連續(xù)仔記。不得隔頁跳行。萬一發(fā)生隔頁跳行，也不得撕毀賬頁(特別是訂本賬)，而應在空白處用紅線對角劃掉，注明"作廢"字樣，并由記賬人員簽名蓋章，以示負責。

3.為了保證賬簿記錄的正確性和合法性，記賬前必須對會計憑證進行嚴格的審核，根據(jù)正確無誤的會計憑證登記賬簿。為了便于對憑證及賬簿進行查閱和相互核對，應將會計憑證的編號記在會計賬簿的"憑證字號"欄內(nèi)，同時在記賬憑證上注明過入賬簿的頁次(也可以用"√"號代替)，表示已經(jīng)登賬。

4.為了保持賬簿記錄的連續(xù)性和銜接性，同時減輕月末結(jié)賬的工作量，在每一張賬頁登記完畢時，應在賬頁的最末一行，加計出自本月1日開始到該筆為止的借、貸方發(fā)生額和余額，并在摘要欄注明"過次頁"，同時，在新開賬頁的第一行登記由上頁轉(zhuǎn)入的借、貸方發(fā)生額及余額，并在摘要欄內(nèi)注明"承前頁"的字樣。

5.登記賬簿應當及時、正確，一般應做到日清月結(jié)。日記賬應逐日逐筆進行登記，分類賬也要逐日或每隔若干天登記一次，不得拖延。文字和數(shù)字應緊挨底線書寫，不要寫滿，寫到中線附近為宜。

6.記賬后如發(fā)現(xiàn)有錯誤，應根據(jù)具體情況，按規(guī)定的方法進行更正。不得刮擦、挖補、涂改或用褪色藥水更改字跡。

三、更正錯賬的方法

應該盡量避免賬簿記錄中發(fā)生錯誤，但要完全避免發(fā)生錯誤是不可能的。賬簿記錄中發(fā)生的錯誤是多種多樣的。有的憑證沒有錯，登賬卻錯了;有的由于憑證錯誤而導致記賬錯誤;有的是科目記錯;有的是摘要或金額記錯;有的是記賬錯誤;有的是合計錯誤。賬簿記錄中的錯誤一經(jīng)發(fā)現(xiàn)后，應立即更正。賬簿記錄錯誤的更正是一件非常嚴肅的事情。為了明確責任，也為了防止出現(xiàn)舞弊行為，必須按照嚴格的程序和規(guī)定的方法來進行更正。由于錯誤發(fā)生的具體情況不同，更正的方法也不一樣。一般有以下幾種更正方法：

(一)劃線更正法

劃線更正法，就是把賬簿記錄中錯誤的文字或數(shù)字用紅線全部劃去，然后再在上面用藍字寫上正確的文字或數(shù)字，再由記賬人員在更正處蓋章，以示負責。這種方法就稱為劃線更正法，也叫紅線更正法。用這種方法，劃線時，對于注銷的數(shù)字，應全部一并劃去，而不應只劃去其中錯誤的部分。劃線后，原字跡應能夠清晰可辨，以便事后查考。

劃線更正法適用于記賬憑證沒有錯誤，只是賬簿記錄有錯的情況。例如：某單位會計人員劉-珠，把1234.56誤寫為1243.56，應把1243.56用紅線劃去，然后在上面寫上正確的1234.56，再在更正的地方蓋上劉-珠的印章。

(二)紅字更正法

所謂紅字更正法，就是用紅字編制一張記賬憑證，以沖銷原來錯誤的憑證記錄，因而叫紅字更正法，又叫赤字沖賬法或紅筆訂正法。

這種方法適用于記賬憑證有錯誤，且由于記賬憑證有錯誤而導致賬簿記錄也有錯誤的情況。紅字更正法一般可用于以下兩種情況：

1.記賬憑證的會計分錄做錯科目，導致賬簿記錄中記錯賬戶。這時，應用紅字編制一張內(nèi)容與原記賬憑證完全一樣的憑證，沖銷原有錯誤記錄。然后再用藍字編制一張正確的記賬憑證，重新登記入賬。

例6-1：某工廠從外地購進一批原材料1000元，記賬憑證誤記為：

借：包裝物1000

貸：銀行存款1000

發(fā)現(xiàn)這個錯誤后，應用紅字編制一張內(nèi)容一樣的記賬憑證，在摘要欄內(nèi)注明"更××號錯誤憑證"字樣，據(jù)以入賬，以沖銷原錯誤記錄。然后再用藍字編制一張正確的憑證，據(jù)以入賬。會計分錄為：

借：原材料1000

貸：銀行存款1000

2.記賬憑證上所作會計分錄中使用的會計科目，以及登賬時所記的賬戶都沒有錯，但金額卻都記錯了，并且被錯記的金額大于正確的金額。這時，也可以與前例一樣，用紅字編制一張內(nèi)容與原記賬憑證完全一樣的憑證，沖銷原有錯誤記錄。然后再用藍字編制一張正確的記賬憑證，重新登記入賬。但這種情況由于科目完全正確，只是數(shù)字記大了。更正方法可以簡化：編制一張會計科目完全一樣，但金額用紅字填寫、且數(shù)字為超過正確數(shù)的差額的記賬憑證，然后據(jù)以入賬，這樣就把錯誤的數(shù)字調(diào)整為正確的數(shù)字了。

例6-2：某工廠以銀行存款歸還購料欠款10000元，誤作下列分錄：

借：應付賬款100000

貸：銀行存款100000

這張憑證已經(jīng)入賬。隨后發(fā)現(xiàn)這筆分錄會計科目完全正確，但金額應是10000元，錯記為100000元，多記了90000元。發(fā)現(xiàn)這個錯誤后，應將多記的金額用紅字作如下分錄：

借：應付賬款90000

貸：銀行存款90000

(三)補充登記法

根據(jù)會計憑證登賬后，如發(fā)現(xiàn)會計分錄其他部分沒有錯，只是金額錯了，且所記金額少于應記金額，屬于這種情況，就可以采用補充登記法來更正(如所記金額大于應記金額，則應用紅字更正法)。補充登記法的具體作法是：按少記的金額編制一張其科目與原記賬憑證一樣的記賬憑證，并在摘要欄內(nèi)注明"更正×號憑證"字樣。然后據(jù)以入賬，就在賬簿上補記了少記的金額，把錯誤記錄更正了過來。

例6-3：某工廠從外地購進一批原材料1000元，貨款未付。會計分錄誤記為：

借：原材料100

貸：應付賬款100

這筆分錄所記的科目及方向都沒有錯，只是1000元誤記為100元。發(fā)現(xiàn)這個錯誤后，應用藍字編制一張金額為900元的記賬憑證，在摘要欄內(nèi)應注明"更正××號錯誤憑證"字樣：

借：原材料900

貸：銀行存款900

然后據(jù)以入賬，這樣在賬簿上補記了少記的金額，就把錯誤記錄更正了過來。

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