一、進行報表定義時，必須做好如下工作

要有一張空表的格式，即這張表的表頭是什么樣，表的欄目有多少，欄目的名稱是什么，有多少行，表尾有什么，我們可以在屏幕上畫一張空白的表格，并將其保存在一個文件里。我們稱這個文件為報表格式文件。二是要知道這張表的每欄數據是怎么來的，可以有兩個來源：其一是從帳目中取得某個科目的余額或發生額或年初數，我們稱之為“取數公式”;其二是從前期的報表或其他報表或本表中經過加減乘除等計算而來，我們稱之為“計算公式”.把兩個公式分別存在兩個文件中，一個叫“取數公式文件”,一個叫“計算公式文件”.最后，還要對各欄目橫平豎直檢查勾稽關系進行描述，將其存在一個文件中，稱之為“校驗公式文件”.因此，要建立一張報表，就要有報表格式、取數公式、計算公式和校驗公式這樣四個文件。因為這些文件都是描述某張報表的，故而統稱為“描述文件”.

一張報表就要有四個文件來描述它，如果要出多種報表，就要有許多描述文件。那么，到底哪四個文件是用來描述同一個文件的?為了使這些描述文件與實際打印的報表建立起聯系，就要建立一個表格信息文件，即讓操作者告訴計算機打印哪張報表，使用哪些描述文件，這就要建立一個管理文件，我們稱之“表格管理文件”，這樣進行報表定義時，就需要建立“報表格式”、“取數公式”、“計算公式”、“校驗公式”、“表格管理”等五個文件。

二、進行會計報表定義時還應注意如下兩個問題

第一，為了取數方便，應在設置會計科目時，根據需要，多設明細科目。因為有些會計報表欄目中的數值，是根據一個或幾個一級會計科目的余額相加而形成的，例如：資產負債表中“貨幣資金”項目，是根據“現金”、銀行存款“、”其他貨幣資“科目的期末余額合計填列的。有的會計報表欄目中的數據要進行分析才能填列，例如：現金流量表中的”固定資折舊“項目，反映企業年度內累計提取的折舊，本項目應根據”累計折舊“科目的貸方發生額中屬于本期提取的計入成本費用的折舊數分析填列。如果是手工記帳，編制報表時可以把帳簿中的”累計折舊“帳翻出來一頁一頁地看，通過查看摘要內容，將本年度購買的舊的機械設備等固定資產中所含的折舊結轉數剔除，填列到現金流量表即可，而使用計算機時情況就不同了，公式很難根據摘要來設定;從”累計折舊“的貸方發生額中，又很難進行邏輯判斷，哪些是本年計提的計入成本費用的折舊，哪些是增加設備轉入的折舊。這樣就需要增設三個二級科目：”計入成本費用的折舊“、”非經營性計提的折舊“、”其他折舊結轉“,在編制現金流量表時，對于”固定資產折舊“欄就可以根據”計入成本費用的折舊“數來填列。

第二，應細致認真地描述公式。運算符號除了主要的+、-、×、÷、=等以外，還有(大于)、≠(不等于)、≥(大于或等于)、≤(小于或等于)等邏輯運算符，在定義時不應出現錯誤。同時也要注意取數的借方貸方。例如：資產負債表中”資產總額“的年初數等于”負債及所有者權益“的年初數;”資產總計“的年初數等于”負債及所有者權益“的年初數;”資產總計“的期末數應等于”負債及所有者權益“的期末數

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