《行政處罰法》第三十三條規(guī)定違法事實確鑿并有法定依據(jù),對公民處以五十元以下、對法人或者其他組織處以一千元以下罰款或者警告的行政處罰的,可以當(dāng)場作出行政處罰決定。這就是實施行政處罰簡易程序的主要依據(jù)。當(dāng)場檔案行政處罰是在檔案行政執(zhí)法人員發(fā)現(xiàn)檔案違法行為后當(dāng)即給予的檔案行政處罰。這是簡易檔案行政處罰程序與一般檔案行政處罰程序最明顯的區(qū)別。當(dāng)場給予檔案行政處罰不必經(jīng)過較復(fù)雜的調(diào)查、取證等程序,只要當(dāng)場發(fā)現(xiàn)檔案違法行為并且檔案違法事實確鑿,檔案法律、法規(guī)或者合法的規(guī)章明確規(guī)定對檔案違法行為給予警告或者少量罰款的,檔案行政執(zhí)法人員就可以當(dāng)場給予檔案行政處罰,并同時責(zé)令檔案違法當(dāng)事人改正檔案違法行為。因此,簡易檔案行政處罰程序充分保障了檔案行政管理的及時、有效,并能及時有效地維護檔案行政管理秩序和公共利益。結(jié)合檔案行政處罰實踐,適用檔案行政處罰簡易程序的一般要滿足三個條件:

一是要有法定依據(jù),也就是說檔案行政執(zhí)法人員在作出當(dāng)場檔案行政處罰時,一定要根據(jù)檔案法律、檔案行政法規(guī)、地方性檔案法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定,如果檔案法律、檔案行政法規(guī)、地方性檔案法規(guī)和規(guī)章沒有作出明確規(guī)定的,對檔案違法當(dāng)事人不能給予檔案行政處罰。檔案行政執(zhí)法人員對檔案違法當(dāng)事人的當(dāng)場檔案行政處罰要根據(jù)《行政處罰法》規(guī)定的當(dāng)場處罰的種類和罰款幅度作出決定,不能隨意進行檔案行政處罰。

二是案情簡單、違法事實清楚、證據(jù)確鑿,無須進一步調(diào)查取證。也就是說,對那些輕微檔案違法案件,檔案行政執(zhí)法人員當(dāng)場看到或者很容易查明檔案違法案件事實,如檔案違法當(dāng)事人隨意損毀、丟失檔案,或擅自提供、抄錄檔案等檔案違法行為,可由檔案行政執(zhí)法人員當(dāng)場給予檔案行政處罰。

三是只能處以一定罰款和警告的檔案行政處罰,即對公民只能處以五十元以下或者警告的檔案行政處罰,對法人或者其他組織只能處以一千元以下罰款或者警告的檔案行政處罰。這就是說,即使檔案行政執(zhí)法人員認(rèn)為檔案違法事實確鑿并有法定依據(jù),但要對公民給予五十元以上或者對法人給予一千元以上罰款的檔案行政處罰,也不能當(dāng)場作出檔案行政處罰,要按照《行政處罰法》所規(guī)定的一般程序進行。

總而言之,檔案行政處罰簡易程序僅適用于檔案違法案情簡單、事實清楚,后果輕微、影響較小的,當(dāng)場發(fā)現(xiàn)的,被檔案行政處罰無異議的檔案行政處罰案件。