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勞動合同檔案管理包括哪些內容?

來源: 律霸小編整理 · 2025-12-24 · 1144人看過

一、勞動合同檔案管理包括哪些內容?

1、勞動合同人事檔案的管理和利用

勞動合同人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理,并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管,并按有關部門的規定收取管理費。對人事檔案應建立登記和統計制度,建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案,做到檔號與檔案名冊編號一致,發現問題及時解決。嚴格執行保密制度,確保檔案的絕對安全和準確無誤。

2、勞動合同檔案的轉遞

勞動合同人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送,不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,一般介紹不予辦理。

如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案,必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室,由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出后,逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回,以防丟失。

二、勞動合同檔案管理員的職責包括哪些?

1、根據有關規定及公司實際情況,確定檔案保管期限,每年年終據此進行整理、剔除。

2、經確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

3、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。

4、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動手續。

5、保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

綜上所述,勞動合同一式兩份,企業持有一份,專人將合同檔案保管好,以便以后查閱。對于檔案的管理要實行嚴格制度,不得隨意調取,如果涉及到職工離職檔案要調出的,需要接受到征調函才能辦理。現在一些地方還規定勞動合同簽署后,企業要帶上原件到勞動局備案。


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王寶良律師,畢業于浙江大學法學院。現執業于浙江鑫目律師事務所。在從事律師工作之前,曾在保險公司從事保險理賠工作多年,并從事公司的法務工作。在保險合同糾紛、道路交通事故侵權責任糾紛、勞動爭議案件,公司法律顧問,合同審查等方面積累了豐富的實踐經驗。進入律所后,獨立或參與辦理了多起民商事合同糾紛案件、工傷案件及刑事案件。王寶良律師一直秉承“客戶滿意度**”的服務理念,用更專業的法律知識,更飽滿的工作熱情,更熱情的服務態度,爭取為當事人提供更好的法律服務

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