什么樣的憑證才合法有效按照現(xiàn)行會計制度的規(guī)定，以原始憑證為例，合法、有效的憑證必須符合以下條件：

(一)內容完整。包括憑證的名稱、填制日期、填制憑證單位名稱或填制人姓名、經(jīng)辦人員簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟業(yè)務內容、數(shù)量、單價和金額等。

(二)章印齊全。從外單位或個人取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章、填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位領導或其指定的人員簽名、蓋章。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。

(三)填寫規(guī)范。凡填有大、小寫金額的原始憑證，大寫與小寫金額必須相符。購買實物的原始憑證，必須有驗收證明。支付款項的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明。

(四)用途明確。一式幾聯(lián)的原始憑證，應當注明各聯(lián)的用途，只能以一聯(lián)作為報銷憑證。一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù)，必須用雙面復寫紙(發(fā)票和收據(jù)本身具備復寫紙功能的除外)套寫，并連續(xù)編號。作廢時應當加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得撕毀。

(五)手續(xù)完備。發(fā)生銷貨退回的，除填制退貨發(fā)票外，還必須有退貨驗收證明;退款時，必須取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證，不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。職工因公外出借款憑據(jù)必須附在記賬憑證之后，收回借款時，應當另開收據(jù)或者退還借據(jù)副本，不得退還借款原據(jù)。

(六)業(yè)務真實。上述各項要求均必須建立在經(jīng)濟業(yè)務真實發(fā)生的基礎之上。

在會計核算方面，《會計法》第十四條明確規(guī)定，會計機構、會計人員必須按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定對原始憑證進行審核，對不真實、不合法的原始憑證有權不予接受，并向單位負責人報告;對記載不準確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定更正、補充。

在稅收征管方面，《稅收征管法》第十九條規(guī)定，納稅人、扣繳義務人按照有關法律、行政法規(guī)和國務院財政、稅務主管部門的規(guī)定設置賬簿，根據(jù)合法、有效的憑證記賬，進行核算。《發(fā)票管理辦法》第二十一條要求，所有單位和從事生產、經(jīng)營活動的個人在購買商品、接受服務以及從事其他經(jīng)營活動支付款項，應當向收款方取得發(fā)票。對不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務報銷憑證，任何單位和個人有權拒收。由此可見，合法且有效的憑證是會計核算的基本要求。

合法有效的憑證分類合法、有效的憑證大致分為：票、表、證、單、書、據(jù)等。

1.票，如發(fā)票，是經(jīng)濟生活中最重要、出現(xiàn)頻率最高的原始憑證。發(fā)票主要是指單位和個人在商品購銷活動中，提供或者接受勞務服務及其他經(jīng)營活動中，購銷雙方證明其經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生及收付款項的書面憑證，是核算財務收支的法定憑證，是會計核算的原始憑據(jù)，還是相關部門進行審核、檢查的重要依據(jù)。大致可分為：

(1)專用發(fā)票。增值稅專用發(fā)票是增值稅制度改革的產物，僅限于增值稅一般納稅人領購或稅務機關代開使用。目前我國已經(jīng)初步形成了增值稅專用發(fā)票鏈條。

(2)普通發(fā)票。普通發(fā)票主要分為貨物銷售普通發(fā)票、增值稅應稅勞務普通發(fā)票、營業(yè)稅應稅勞務發(fā)票等。不同的票種供不同的納稅人領購使用。

增值稅納稅人使用的普通發(fā)票主要有：工業(yè)企業(yè)產品銷售發(fā)票，材料銷售發(fā)票，加工產品、修理修配發(fā)票，商業(yè)零售、商業(yè)批發(fā)發(fā)票，農林牧水產品收購發(fā)票，廢舊物資收購發(fā)票，自來水公司水銷售專用發(fā)票以及臨時經(jīng)營發(fā)票等。

營業(yè)稅納稅人使用的普通發(fā)票主要有：公路、內河貨物運輸發(fā)票，水路貨運結算發(fā)票，建筑業(yè)發(fā)票，餐飲業(yè)發(fā)票，服務業(yè)發(fā)票，國際貨物運輸代理發(fā)票，報關代理業(yè)專用發(fā)票，不動產銷售專用發(fā)票，醫(yī)療機構統(tǒng)一發(fā)票，租賃業(yè)發(fā)票，臨時經(jīng)營發(fā)票等。

(3)專業(yè)發(fā)票。專業(yè)發(fā)票主要是指金融、保險企業(yè)的存貸、匯兌、轉賬憑證，保險憑證;郵政、電信企業(yè)的郵票、郵單、話務、電報收據(jù);鐵路、民航企業(yè)和交通部門、公路等部門使用的發(fā)票等。專業(yè)發(fā)票具有專業(yè)性、特殊性，一般是壟斷行業(yè)使用的，有的雖經(jīng)有關部門監(jiān)制但并沒有加蓋監(jiān)制章，有的并不監(jiān)制，在日常經(jīng)濟生活中要加以注意。

2.表，如《工資發(fā)放表》。《企業(yè)所得稅法》在工資核算方面，強調的是實際發(fā)生。因此，對《工資發(fā)放表》的真實性審核應著重在收款人簽字或銀行支付款項證明及勞動合同的確認上。另外，《差旅費報銷表》也是較為常見的以表作為報銷憑證的。其中，除車船、飛機等交通工具費用及住宿費需附發(fā)票外，出差補助、誤餐補助、里程補助等是按照一定的定額標準由出差人員計算填報，只要是真實發(fā)生的、合規(guī)的就是合法的，可以作為費用支出憑證。

3.證，如售付匯憑證、稅收證明等。對支付給我國境外的單位或個人的非購貨款，可以按納稅人所在地主管稅務機關開具的售付匯憑證為合法有效憑證。單位和個人從中國境外取得的與納稅有關的發(fā)票或者憑證，稅務機關可以要求其提供境外公證機構或者注冊會計師的確認證明，經(jīng)審核確認，可作為合法的記賬憑證。企業(yè)發(fā)生的財產非常損失或評估損失，可以稅務機關確認后出具的稅收證明作為合法、有效的憑證。

4.單，如行程單、簽收單等。航空運輸電子客票暫使用《航空運輸電子客票行程單》作為旅客購買電子客票的付款憑證或報銷憑證。行程單納入稅務機關發(fā)票管理，由國家稅務總局監(jiān)制，但行程單暫不套印發(fā)票監(jiān)制章。對支付給我國境外的單位或個人的購貨款，一般是以支付購貨款單位或個人的簽收單為合法有效憑證。

5.書，如各種繳款書。主要有稅收繳款書、社會保險費專用繳款書、非稅收入一般繳款書等，是稅收、社會保險費、非稅收入支出的重要憑據(jù)。

6.據(jù)，如財政收據(jù)。財政收據(jù)是發(fā)票以外使用量較大的一種合法憑證，由財政部門監(jiān)制，供行政事業(yè)單位及代收費單位收取各項規(guī)費時使用。如教育部門收取的教育勞務費、房地產開發(fā)企業(yè)代收費用等均開具行政事業(yè)性收據(jù)作為合法憑證。其他如房地產開發(fā)預收款憑據(jù)，是由地稅局監(jiān)制，供房地產開發(fā)企業(yè)在收取開發(fā)產品預售收入(包括定金)開具正式發(fā)票前使用，其管理與房地產開發(fā)銷售發(fā)票一樣，必須按照《發(fā)票管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。

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