常見的差錯查找方法有以下幾種。
1.差數法
差數法是按照錯賬的差數查找錯賬的方法。如會計憑證上記錄的是:
借:應交稅費——城市維護建設稅367.5
——個人所得稅500
其他應交款—教育費附加157.5
貸:銀行存款1025
若會計人員在記賬時漏記了城市維護建設稅367.5元,那么在進行應交稅費總賬和明細賬核對時,就會出現總賬借方余額比明細賬借方余額多367.5元的現象。對于類似差錯,應由會計人員通過回憶相關金額的記賬憑證進行查找。
2.尾數法
對于發生的角、分的差錯可以只查找小數部分,以提高查錯的效率。如只差0.06元,只需看一下尾數有“0.06”的金額,看是否已將其登記入賬。
3.除2法
當賬賬、賬證或賬實不符,且差數為偶數時,應首先檢查記賬方向是否發生錯誤。在記賬時,有時由于會計人員疏忽,錯將借方金額登記到貸方或將貸方金額登記到了借方,這必然會出現一方合計數增多,而另一方合計數減少的情況,其差額恰是記錯方向數字的1倍,且差數是偶數。對于這種錯誤的檢查,可用差錯數除以2,得出的商數就是賬中記賬方向的反方向數字,然后再到賬目中去尋找差錯的數字就有了一定的目標。如:
借:其他應收款——總務科500
貸:庫存現金500
登記明細賬時,錯把其他應收款登記入貸方,總賬與明細賬核對時,就會出現總賬借方余額大于明細賬借方余額1000元,將1000元除以2,正好是貸方記錯的500元。
4.除9法
除9法是指用對賬差額除以9來查找差錯的一種方法,主要適用于下列兩種錯誤的查找:
(1)數字錯位。在查找錯誤時,如果差錯的數額較大,就應該檢查一下是否在記賬時發生了數字錯位。在登記賬目時,會計人員有時會把位數看錯,把十位數看成百位數,百位數看成了千位數,把小數看大了;也可能把百位看成十位,千位看成百位數,把大數看小了。這種情況下,差錯數額一般比較大,可以用除9法進行檢查。如將70元看成了700元并登記入賬,此時在對賬時就會出現余額差700-70=630(元),用630元除以9,商為70元,70元就是應該記錄的正確的數額。又如收入現金800元,誤記為80元,對賬結果會出現800-80=720(元)差值,用720元除以9,商為80元,商數即為差錯數。
(2)相鄰數字顛倒錯誤的查找。在記賬時,有時易將相鄰的兩位數或三位數的數字登記顛倒了,如將86記成68,315記成了513,它們的差值分別是18和198,都可以被9整除,這樣知道錯誤問題之后,進一步判斷錯在哪一筆業務上就可以了。
如果用上述方法檢查均未發現錯誤,而對賬結果又確實不符,還可以采用順查、逆查、抽查等方法檢查是否有漏記和重記等現象。順查是指按賬務處理的順序,從憑證開始到賬簿記錄止從頭到尾進行普遍核對。逆查法是指與賬務處理順序相反,從尾到頭的檢查方法。抽查法是指抽取賬簿記錄中某些局部進行檢查的方法。
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