在日常會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中，很多會(huì)計(jì)人熱衷于電算化軟件中的“反審核、反記賬、反結(jié)賬”功能，給學(xué)校的財(cái)務(wù)管理工作留下很大的隱患，其后果不堪設(shè)想。

其實(shí)，在手工賬中常用的紅字更正、補(bǔ)充更正法和劃線更正法3種錯(cuò)賬更正法，除在電算化環(huán)境下不需要用劃線更正法來改變賬簿記錄外，其他兩種方法還可繼續(xù)在電算化后的錯(cuò)賬更正中使用，操作程序也不復(fù)雜。

紅字更正法

在電算化中，紅字用負(fù)數(shù)表示，因此，紅字更正法也可稱為負(fù)數(shù)更正法。在電算化中，紅字更正法適用范圍與手工會(huì)計(jì)環(huán)境一樣，主要更正以下兩類錯(cuò)誤：一是登賬后，發(fā)現(xiàn)記賬憑證應(yīng)借、應(yīng)貸科目或方向錯(cuò)誤。二是登賬后，發(fā)現(xiàn)記賬憑證中應(yīng)借、應(yīng)貸科目正確，只是應(yīng)填金額小于所填金額。

記賬憑證應(yīng)借、應(yīng)貸科目或方向錯(cuò)誤的更正。更正時(shí)，首先用紅字編制一張同錯(cuò)誤的記賬憑證一樣的記賬憑證，并在摘要欄中注明“沖銷某月某日某號(hào)憑證錯(cuò)誤記錄”，并錄入機(jī)內(nèi)，這樣原有的錯(cuò)誤記錄均被沖銷。同時(shí)，填制一張正確的記賬憑證，在摘要欄中注明“更正某月某日某號(hào)憑證錯(cuò)誤記錄”，并錄入機(jī)內(nèi)。

例1：2014年10月，王會(huì)計(jì)發(fā)現(xiàn)自己在9月份把街道補(bǔ)助給A學(xué)校的人員經(jīng)費(fèi)50000元誤記入事業(yè)收入科目中，10月份更正如下：

編制紅字記賬憑證，并在摘要欄中注明“沖銷2014年9月某日某號(hào)憑證錯(cuò)誤記錄”：

借：銀行存款50000

貸：事業(yè)收入50000

編制正確的記賬憑證，并在摘要欄中注明“更正2014年9月某日某號(hào)憑證錯(cuò)誤記錄”：

借：銀行存款50000

貸：其他收入——街道補(bǔ)助50000

對(duì)于應(yīng)借、應(yīng)貸科目正確，但應(yīng)填金額小于所填金額的更正，更正時(shí)，只需用紅字填制一張與原記賬憑證科目及方向相同、金額為兩者差額的記賬憑證，同時(shí)在摘要欄中注明“沖銷某月某日某號(hào)憑證多記金額”，并錄入機(jī)內(nèi)，達(dá)到?jīng)_減多記金額的目的。

例2：2014年10月，王會(huì)計(jì)發(fā)現(xiàn)自己在9月份把街道補(bǔ)助給A學(xué)校的人員經(jīng)費(fèi)5000元記成了50000元。10月份更正如下：

編制紅字記賬憑證，并在摘要欄中注明“沖銷2014年9月某日某號(hào)憑證錯(cuò)誤記錄”：

借：銀行存款45000

貸：其他收入——街道補(bǔ)助45000

補(bǔ)充更正法

在電算化下，補(bǔ)充更正法的適用范圍與手工會(huì)計(jì)環(huán)境一樣，即記賬憑證金額小于應(yīng)記金額(原始憑證所記金額)，而記賬憑證的應(yīng)借、應(yīng)貸方向和會(huì)計(jì)科目都正確。更正時(shí)，只需填制一張應(yīng)借、應(yīng)貸方向和會(huì)計(jì)科目與原記賬憑證相同，金額為正確金額與錯(cuò)誤金額之間差額的記賬憑證，并錄入機(jī)內(nèi)，達(dá)到補(bǔ)記少記金額的目的。

例3：2014年10月，王會(huì)計(jì)發(fā)現(xiàn)自己在9月份把街道補(bǔ)助給A學(xué)校的人員經(jīng)費(fèi)50000元，記成了5000元。10月份更正如下：

編制記賬憑證，在摘要欄中注明“更正2014年9月某日某號(hào)憑證錯(cuò)誤記錄”：

借：銀行存款45000

貸：其他收入——街道補(bǔ)助45000

兩點(diǎn)提醒

一、錯(cuò)賬更正方法既要規(guī)范，又要簡(jiǎn)單方便。如對(duì)當(dāng)期憑證錄入過程中就發(fā)現(xiàn)的憑證錄入錯(cuò)誤，可采用刪除錯(cuò)誤文字重新編輯文字的方法。如發(fā)現(xiàn)當(dāng)期尚未記賬的憑證錯(cuò)誤可直接采用刪除錯(cuò)誤憑證重新錄入正確憑證的方法。這樣既簡(jiǎn)單方便，又能提高工作效率。

二、錯(cuò)賬更正一定要留下修改的痕跡。從會(huì)計(jì)制度對(duì)已記賬的憑證不允許直接修改或刪除的要求，或從錯(cuò)賬更正的幾種方法的名稱中，都可以看出不管是手工會(huì)計(jì)，還是電算化會(huì)計(jì)，對(duì)出錯(cuò)的修改均強(qiáng)調(diào)留有痕跡。

因此，對(duì)已登賬的記賬憑證錯(cuò)誤不能采用逆向操作直接刪除錯(cuò)誤憑證同時(shí)重新錄入正確憑證的方法，而應(yīng)根據(jù)其不同的錯(cuò)誤情況采取相應(yīng)的更正方法，同時(shí)在原錯(cuò)誤記賬憑證的摘要欄注明更正記賬憑證的日期和編號(hào)，以便對(duì)照查找。

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