（2001年6月15日　農(nóng)發(fā)行字[2001]107號） 第一章　總則 　　第一條　為了加強中國農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行（以下簡稱農(nóng)發(fā)行）檔案的科學(xué)、規(guī)范管理，有效地保護和利用檔案，不斷提高檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，制定本制度。 　　第二條　本制度所稱的檔案，是指各級行在各項工作中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表和聲像等不同形式的歷史記錄。 　　第三條　農(nóng)發(fā)行的檔案管理工作接受國家檔案行政管理部門的依法監(jiān)督。檢查和指導(dǎo)。 　　第四條　農(nóng)發(fā)行的檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、移交、鑒定、銷毀等。 　　第五條　檔案管理工作必須嚴格執(zhí)行黨和國家的有關(guān)方針、政策與法律、法規(guī)。 　　第六條　各級行應(yīng)當高度重視檔案管理工作，建立本行檔案室，配備必要設(shè)施，實現(xiàn)檔案管理電子化。 　　第七條　本制度適用于農(nóng)發(fā)行各級行。 第二章　檔案管理體制 　　第八條　農(nóng)發(fā)行檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。各級行各職能部門形成的各種門類和各種載體檔案應(yīng)定期交本級行辦公室統(tǒng)一管理。 　　第九條　農(nóng)發(fā)行各級行辦公室是檔案管理工作的主管部門，其主要職責(zé)是： 　　（一）貫徹執(zhí)行國家檔案工作的法律、法現(xiàn)和規(guī)章制度，負責(zé)建立農(nóng)發(fā)行檔案工作規(guī)章制度； 　　（二）負責(zé)統(tǒng)一管理本級行的檔案，并積極利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)和各項業(yè)務(wù)工作服務(wù)； 　　（三）負責(zé)檔案的安全保管，并按照有關(guān)規(guī)定向國家檔案館移交檔案； 　　（四）對所轄行的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)； 　　（五）對本級行文書部門和業(yè)務(wù)部門的文件材料的形成、積累和歸檔工作進行指導(dǎo)； 　　（六）組織對本系統(tǒng)檔案干部培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流。 　　第十條　各級行專業(yè)部門負責(zé)本專業(yè)檔案的日常收集、整理工作，按規(guī)定定期向本級行辦公室統(tǒng)一移交有關(guān)檔案。 　　第十一條　總行及省級分行（省、自治區(qū)、直轄市分行，計劃單列市分行，下同）辦公室應(yīng)配備專職檔案工作人員。地（市）分行和縣（市）支行應(yīng)設(shè)立綜合檔案室，配備專職或兼職檔案管理人員。各級行應(yīng)保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定。檔案工作人員調(diào)離崗位時應(yīng)當辦理移交手續(xù)。 　　第十二條　各級行在檔案業(yè)務(wù)上接受上級行的監(jiān)督與指導(dǎo)，參加地方同級檔案行政管理部門組織的檔案執(zhí)法檢查、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)協(xié)作組活動。 　　第十三條　檔案工作人員應(yīng)忠于職守，遵守紀律，具備檔案專業(yè)知識，熟悉農(nóng)發(fā)行業(yè)務(wù)。檔案工作人員的崗位職責(zé)是： 　　（一）負責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計本行的檔案； 　　（二）統(tǒng)一管理本行各門類檔案，編制檢索工具，開展檔案編研，積極提供利用； 　　（三）參加檔案的鑒定、銷毀和移交工作； 　　（四）對文件材料的歸檔及所轄行的檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查； 　　（五）收集、整理、保管與本行檔案有關(guān)的資料，配合檔案提供利用； 　　（六）嚴格執(zhí)行黨和國家的保密規(guī)定，不斷完善檔案的保管條件，維護檔案的完整與安全。 第三章　文件材料的收集、歸檔 　　第十四條　對應(yīng)當歸檔的文件材料，必須按照規(guī)定，定期向本級行檔案室移交，集中管理。任何個人不得據(jù)為己有。凡是反映本行工作活動、具有查考利用價值的文件材料，均屬歸檔范圍（另文制定）。 　　第十五條　國家規(guī)定不得歸檔的文件材料，禁止擅自歸檔（另文制定）。 　　第十六條　各級行應(yīng)建立年度文件材料歸檔制度。文書處理部門或業(yè)務(wù)部門應(yīng)按時向檔案室移交歸檔范圍內(nèi)的文件材料（產(chǎn)生的電子文件資料和紙載體一同移交）。 　　第十七條　檔案室收集和接收的歸檔文件材料應(yīng)符合下列要求： 　　（一）文件材料應(yīng)齊全完整； 　　（二）印件及定稿應(yīng)分別標記頁碼； 　　（三）批量接收整理完畢的專門檔案（會計、基建、稽核、監(jiān)察、技術(shù)資料等）應(yīng)有完整的移交目錄； 　　（四）照片、磁帶、光盤、實物等向檔案室歸檔移交時，應(yīng)附文字說明，注明時間、地點、人物（或內(nèi)容）、制作者； 　　（五）各級行領(lǐng)導(dǎo)和公文經(jīng)辦人員擬制、修改和簽批公文，書寫所用紙張及字跡材料必須符合歸檔要求。 　　檔案室接收歸檔文件材料及檔案應(yīng)當履行簽字手續(xù)。 第四章　檔案的整理、保管和利用 　　第十八條　各級行的檔案應(yīng)當按照其內(nèi)容和載體的不同進行分類，一般按照年度——保管期限——機構(gòu)（或問題）分類。特殊門類檔案，按國家有關(guān)部門相應(yīng)的檔案管理辦法執(zhí)行。分類應(yīng)當保持前后一致，具有穩(wěn)定性。 　　第十九條　對本級行經(jīng)營活動中形成的應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)先由文書部門或業(yè)務(wù)部門按要求進行初級整理，在此基礎(chǔ)上由檔案管理人員加工整理和保管。 　　第二十條　各級行應(yīng)按照總行制定的保管期限表準確劃分文件材料的保管期限。 　　第二十一條　各級行檔案部門應(yīng)當建立健全檔案資料的統(tǒng)計制度。對檔案的收進、移出、庫存、利用、銷毀等情況進行登記和統(tǒng)計，并按照規(guī)定向上級行和同級檔案行政管理部門報送檔案基本情況統(tǒng)計表。 　　第二十二條　各級行的檔案室屬機要部門，應(yīng)當安排必需的檔案專用庫房和框架。庫房應(yīng)當堅固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施。各級檔案部門應(yīng)當對庫房進行定期或不定期的檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。建立檔案庫房管理制度，落實管理責(zé)任，防止失竊、失密現(xiàn)象發(fā)生。 　　第二十三條　各級行應(yīng)當建立全宗卷，以積累本單位的歸檔說明、分類方案、交接憑證、鑒定報告、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等。 　　第二十四條　應(yīng)當建立檔案借閱管理制度，嚴格借閱手續(xù)，明確檔案借閱審批權(quán)限。檔案人員應(yīng)當切實履行責(zé)任，按規(guī)定借出、催退、注銷，確保安全保管，有效利用。 第五章　檔案的鑒定、銷毀和移交 　　第二十五條　各級行對已到保管期限的檔案應(yīng)再次鑒定其是否具有保存價值。仍具保存價值的檔案應(yīng)延期，無保存價值的檔案應(yīng)按檔案銷毀辦法進行銷毀。 　　第二十六條　各級行在銷毀確無保存價值的檔案時，應(yīng)當寫出銷毀檔案報告，說明銷毀理由、原保管期限、數(shù)量和簡要內(nèi)容，連同編寫的銷毀清冊一起送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可銷毀，并在原歸檔目錄上注銷。在銷毀檔案時，應(yīng)當指定兩人監(jiān)銷，并由監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字。 　　第二十七條　總行、省級分行應(yīng)當將永久保存的檔案在本行保存20年后，地（市）分行、縣（市）支行應(yīng)當將永久保存的檔案在本行保存10年后，按國家規(guī)定，連同歸檔目錄和有關(guān)的檢索工具、參考資料，一并向國家檔案館移交。 　　第二十八條　農(nóng)發(fā)行機構(gòu)撤銷、合并或有重大變化時，必須將全部檔案進行認真整理，請示上級行和國家檔案行政管理部門后，妥善辦理移交或代管手續(xù)，不得散失。 第六章　罰則 　　第二十九條　農(nóng)發(fā)行各門類檔案受《檔案法》的保護，各級行和員工都享有《檔案法》規(guī)定的權(quán)利和義務(wù)。凡不履行有關(guān)法律責(zé)任或違反法規(guī)的，按《檔案法》的規(guī)定，予以追究。 　　第三十條　違反《檔案法》及有下列行為之一且情節(jié)嚴重的，對直接負責(zé)的主管人員或其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分； 　　（一）將公務(wù)活動中形成的應(yīng)當歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕交檔案管理部門、檔案工作人員歸檔的； 　　（二）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的； 　　（三）檔案工作人員、對檔案工作負有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。 第七章　附則 　　第三十一條　本制度由農(nóng)發(fā)行總行負責(zé)解釋、修訂。 　　第三十二條　本制度自2001年7月1日起施行。