(1)備查賬應根據統一會計制度的規定和企業管理的需要設置。并不是每個企業都要設置備查賬簿,而應根據管理的需要來決定,但是對于會計制度規定必須設置備查簿的科目,如“應收票據”、“應付票據”等,必須按照會計制度的規定設置備查賬簿。
(2)備查賬的格式由企業自行確定。備查賬沒有固定的格式,與其他賬簿之間也不存在嚴密的勾稽關系,其格式可由企業根據內部管理的需要自行確定。
(3)備查賬的外表形式一般采用活頁式。為使用方便備查賬一般采用活頁式賬簿。與明細賬一樣,為保證賬簿的安全、完整,使用時應順序編號并裝訂成冊,注意妥善保管,以防賬頁丟失。
以建立“應收/應付票據備查簿”為例來說明備查賬的建賬方法:
企業設置“應收票據備查簿”時,應該逐筆登記每一張應收票據的種類、號數和出票日期、票面金額、交易合同號和付款人、承兌人、背書人的姓名或單位名稱、到期日期和利率、貼現日期、貼現率和貼現凈額,以及收款日期和收回金額等資料,應收票據到期結清票款后,應在備查簿內逐筆注銷。
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