一、股東分紅文件需要掛紅頭嗎?

廣義的“紅頭文件”就是從字面理解的帶紅頭和紅色印章的，既包括行政機關(guān)直接針對特定公民和組織而制發(fā)的文件，也包括行政機關(guān)不直接針對特定公民和組織而制發(fā)的文件，以及行政機關(guān)內(nèi)部因明確一些工作事項而制發(fā)的文件。 狹義的“紅頭文件”是專指行政機關(guān)針對不特定的公民和組織而制發(fā)的文件，這類文件對公眾有約束力、涉及到他們的權(quán)利和義務(wù)，也就是法律用語所稱的行政法規(guī)、規(guī)章以外的其他具有普遍約束力的規(guī)范性文件。公眾所關(guān)心關(guān)注的，應(yīng)該是指狹義上的“紅頭文件”。

公司的通知，是否需要用紅頭文件，這主要與公司對這一通知內(nèi)容的重要程度以及是否需要將這通知內(nèi)容呈報上級的重要性來決定的。

如果說，該通知內(nèi)容事關(guān)公司人事、財政等大事的，且需要呈報上級領(lǐng)導(dǎo)或主管部門、需要存檔備查的，這個通知就必須要使用紅頭文件;如果僅僅是對公司下屬要召開什么業(yè)務(wù)性會議，就無需要紅頭文件，隨便發(fā)個“白頭通知”加蓋公章就行。

至于公司紅頭文件的格式，可以套用黨政機關(guān)公文處理規(guī)定的內(nèi)容，一般可以用以下幾個部分組成：

一是發(fā)文公司標志。由發(fā)文公司全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成;二是發(fā)文字號。由發(fā)文公司代字、年份、發(fā)文順序號組成;三是標題。由發(fā)文公司名稱、事由和文種組成;四是主送部門。公文的主要受理部門;五是正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容;六是附件說明。公文附件的順序號和名稱;七是發(fā)文公司署名;八是成文日期;九是印章。公文應(yīng)當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符;十是附件。公文正文的說明、補充或者參考資料;十一是抄送單位。除主送外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他部門(包括上級部門)十二是印發(fā)日期;十三是頁碼。公文頁數(shù)順序號。

首先紅頭文件民營公司雖然也可以用，但是不能夠隨意進行混淆使用，否則會對政府和其他部門的公信力產(chǎn)生非常嚴重的傷害。一般而言，民營公司都是不會采用紅頭文件的，而是下達命令似的其他相關(guān)文件來進行處理，以免和政府機關(guān)下達的公文進行混淆。

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企業(yè)文件管理制度

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