單位扣留員工檔案是否合理

單位扣留員工檔案不合理。根據勞動合同法的規定，用人單位違反本法規定，扣押勞動者居民身份證等證件的，由勞動行政部門責令限期退還勞動者本人，并依照有關法律規定給予處罰。

用人單位違反本法規定，以擔保或者其他名義向勞動者收取財物的，由勞動行政部門責令限期退還勞動者本人，并以每人五百元以上二千元以下的標準處以罰款;給勞動者造成損害的，應當承擔賠償責任。

勞動者依法解除或者終止勞動合同，用人單位扣押勞動者檔案或者其他物品的，依照前款規定處罰。

【案情】

周某大學畢業后，通過應聘到了天津一家企業工作，并簽訂了十年的勞動合同。在合同中對周某的崗位、工資、合同解除條件、違約金賠償等均有明確約定，并協助周某落戶天津，檔案轉到公司所在地。2013年，周某去北京學習期間受到其它公司老總賞識，并已高薪聘請。周某回天津后就向公司遞交了辭職報告后離開該公司。此后，雙方勞動關系已實際解除，但未辦理有關周某檔案轉移手續，后周某要求該公司辦理檔案轉移手續不成，遂向勞動爭議仲裁委員會申請仲裁。該仲裁委做出仲裁裁決，裁決該公司為周某辦妥人事檔案轉移工作等。該公司向法院起訴，要求支持該公司不予辦理檔案轉移手續。該公司稱：周某在合同期內辭職，未提前三十日以書面形式通知我公司，辭職后又不按合同約定交納違約金，故我公司不予辦理檔案轉移手續。周某工資收入不低于本市最低工資標準，周某單方解除勞動合同手續不合法，違反合同約定，應支付違約金40000元。請求支持我公司不予辦理檔案轉移手續。周某稱：該公司的訴訟請求違反勞動法律、法規，周某的作為合法、合情、合理，要求駁回該公司的訴訟請求。該案最主要的爭議焦點是該公司是否能以勞動者違約或欠違約金為由不為勞動者辦理檔案轉移手續。

【分歧】

本案在審理中，有以下二種不同的意見。

第一種意見認為，該公司不為周某辦理檔案轉移手續違反法律規定，應判決該公司無條件為周某辦理檔案轉移手續。

第二種意見認為，要具體查清周某在合同期內辭職，是否提前三十日以書面形式通知了該公司，是否構成違約解除勞動合同，如果構成違約是否已按合同約定交納違約金40000元等，由這幾方面來綜合判斷該公司是否應立即辦理檔案轉移手續。

【評析】

筆者認同第一種觀點，該公司扣留員工檔案的做法是錯誤的。

周某向該公司提交辭職報告后，于當日下午離開該公司，雙方勞動合同已實際解除。在雙方實際解除勞動合同后，原用人單位不能隨意扣住員工檔案，應按有關規定及時轉遞。該公司應按《企業職工檔案管理工作規定》為周某辦理檔案轉移手續。該公司以周某單方解除勞動合同手續不合法及周某應承擔違約金等為由要求支持其不予辦理周某檔案轉移手續的觀點無法律依據。該公司提出的與周某間的勞動爭議，可通過勞動爭議的一般解決途徑處理，而不能拒絕為周某辦理檔案轉移手續。

《企業職工檔案管理工作的規定》第十八條規定，企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。第十九條規定，轉遞檔案，可通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶;對轉出的檔案，必須按統一規定的“企業職工檔案轉遞通知單”的項目登記，并密封包裝;對轉出的材料，不得扣留或分批轉出;接收單位收到檔案經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章，并將回執立即退回，逾期一個月轉出單位未收到回執應及時詢問，以防丟失。《關于固定工簽訂勞動合同有關問題的函》也明確，用人單位與職工解除勞動關系后，應及時將職工檔案轉到職工新的接收單位;無接收單位的，應轉到職工本人戶口所在地。

實踐中,用人單位在解除或終止與職工的勞動關系后，以種種理由扣留職工檔案的現象較普遍。應該說，許多用人單位也有自身的苦衷，有的員工給用人單位造成損失而被辭退或者開除的，但員工本人不賠償損失，用人單位只好把檔案扣著;有的員工在離開時不退住房、不交納違約金;有的員工和單位簽訂了在職培訓協議，但提前離職，卻不愿意向單位退培訓費等。有的單位想約束員工，就把檔案扣留著。只有員工繳納了違約金，單位才把檔案關系轉走。但根據我國法律規定，不管勞動者以哪種方式離開用人單位，用人單位均應及時將其個人檔案轉出，用人單位以雙方爭議未解決為由扣押個人檔案的做法是錯誤的。用人單位通過扣留檔案的手段來制裁職工，這是一種違法行為，企業無權以任何理由扣留已離職的員工的檔案。